Adresowanie koperty może wielu z nas przysporzyć znaczne trudności. Szczególnie dziś, gdy coraz częściej porzuca się tradycyjną korespondencję na rzecz tej mailowej. Nie ma nic dziwnego w tym, że społeczeństwo rezygnuje ze starych form, ponieważ wysłanie e-maila czy klasyczna komunikacja, za pomocą wiadomości SMS jest szybszą formą komunikacji niż tradycyjny list. Zdarzają się sytuacje, gdy wysłanie listu jest koniecznością. Warto wówczas zapoznać się z zasadami adresowania kopert, tak aby list trafił do właściwego adresata. Dowiedz się, na czym polega adresowanie kopert!
Adresowanie koperty – układ
Prawidłowe oznaczenie koperty, uwzględnia garść niezbędnych informacji, bez których zaadresowanie koperty nie będzie możliwe. Każdy element informacji adresowej musi być zawarty w miejscu wskazanym na kopercie. Informacje o odbiorcy muszą znajdować się dokładnie miejscu wyznaczonym odgórnie, tak aby nikt nie miał wątpliwości kto jest adresatem a kto nadawcą.
Osoba wysyłająca listy powinna skrupulatnie zapoznać się z prawidłowym schematem adresowania:
- w lewym górnym rogu znajdują się dane adresowe nadawcy;
- w prawym dolnym rogu należy wpisać adres zamieszkania adresata;
- w prawym górnym rogu trzeba nakleić znaczek pocztowy
- w lewym dolnym roku znajduje się strefa kodowa, która wypełniania jest przez pracownika poczty.
Adresowanie koperty – adres i zwroty grzecznościowe
Kluczem do osiągnięcia perfekcji w sztuce adresowania kopert jest prawidłowe zapisywanie adresów nadawcy i odbiorcy. Należy uważać, aby niczego nie pominąć przy podpisywaniu kopert. Dane adresowe powinny być dokładnie przepisane (miasto wraz z kodem pocztowym). Prawidłowe podpisywanie kopert jest ważne z tego powodu, że na świecie istnieje kilka miast o tej samej nazwie, mimo że mogą być położone daleko od siebie.
Kolejnym krokiem, prowadzącym do prawidłowego podpisywania kopert, jest poznanie podstawowych zasad korespondencji. Większość z nich zależy po prostu od kultury osobistej i dobrych manier. Wysyłając korespondencję, należy przede wszystkim uszanować odbiorcę. Możesz to zrobić również używając poprawnych zwrotów, na przykład: „Szanowna Pani/Panie„.
Adresowanie koperty – korespondencja firmowa
Jak radzić sobie z listem, który wysyłamy do firmy? Adresowanie koperty dla przesyłek firmowych wymaga dodania nazwy firmy obok danych adresata. Pismo musi być skierowane do konkretnej osoby – pracownika konkretnej instytucji. W sytuacji, gdy w firmie pracuje wielu pracowników, lepiej napisać na kopercie nie tylko dane adresata, nazwę firmy, ale i nazwę działu w której pracuje adresat przesyłki. W korespondencji firmowej, gdy mamy do czynienia z wysyłką do konkretnej instytucji, można pominąć zwrot „Szanowna Pani/Panie”.
Adresowanie koperty – dopisek na kopercie
Koperta z dopiskiem powinna być zaadresowana w taki sam sposób jak zwykły list. Ale czym jest wspomniany dopisek? Jak sama nazwa wskazuje, jest dodatkiem do zawartości. Przykładowo, jeśli wiemy, że firma lub osoba, do której wysyłamy list, otrzymuje duże ilości listów, a my przywiązujemy wagę do szybkiej odpowiedzi, warto skorzystać z tego typu rozwiązania. Dopisek powinien być umieszczony pod danymi adresata, do którego kierujemy list.
Adresowanie koperty – podsumowanie
Adresowanie koperty jest prostym zadaniem, ale jeśli nie robisz tego często, możesz zapomnieć, w których rubrykach wpisać dane nadawcy i adresata.
Adres zwrotny – czyli Twój adres – jest ważny, jeśli list nie został dostarczony do odbiorcy (adresata). Wypełniając ten formularz, Poczta Polska będzie mogła zwrócić Ci przesyłkę. Adres nadawcy powinien być wpisany w lewym górnym rogu koperty.
Wysyłając list za granicę, w ostatniej linijce należy wpisać wielkimi literami nazwę kraju, z którego się go wysyła. W przypadku Polski, najlepiej napisać to w języku angielskim (POLAND) lub francuskim (POLOGNE).
Adres odbiorcy (adresata) jest niezbędny, aby poczta mogła dostarczyć nasz list. Wpisz adres adresata w prawym dolnym rogu koperty. Jeśli wysyłasz list za granicę, w ostatniej linijce wpisz wielkimi literami nazwę kraju, do którego wysyłasz list. Ostatnim krokiem jest zakup znaczka pocztowego, który trzeba nakleić w prawym górnym rogu.
Gotową kopertę należy umieścić w skrzynce pocztowej. Jeśli nie jesteś pewien, którego znaczka użyć, zawsze możesz udać się na pocztę z zaadresowaną kopertą. Pracownik Poczty Polskiej pomoże Ci kupić odpowiedni znaczek i przyjmie przesyłkę. Jeśli nie chcesz wysyłać listu w tradycyjny sposób – kupując koperty, znaczki, adresując go ręcznie i wrzucając do skrzynki na listy – możesz wysłać go bez wychodzenia z domu. Poczta Polska oferuje usługę wysyłania tradycyjnych, drukowanych listów. Adresowanie koperty tak naprawdę nie jest trudne. Wymaga jedynie zapoznania się z kilkoma zasadami adresowania. Nieprawidłowe zaadresowanie może w konsekwencji doprowadzić do zagubienia listu. Spontaniczne pisanie i wysyłanie listów w celu komunikowania się z innymi jest w dzisiejszych czasach czynnością ginącą.
Dziś ograniczamy korzystanie z poczty do korespondencji urzędowej, wysyłania pocztówek z wakacji czy czynności, które można uznać za formalne (np. wysyłanie dokumentów, wniosków czy wezwań). Mimo wszystko zawsze warto znać zasady adresowania koperty.
