Metodę kompletacji zamówień należy dobrać do profilu zamówień, rodzaju asortymentu, układu magazynu, terminów wysyłek i dostępnych zasobów. Przy niewielkiej liczbie zróżnicowanych zleceń zwykle wystarcza kompletacja pojedyncza. Wiele małych zamówień zawierających podobne produkty może przemawiać za kompletacją grupową, a duża powierzchnia magazynu lub sztywne godziny wysyłek mogą uzasadniać podział na strefy albo fale. Ostateczny wybór warto sprawdzić w krótkim teście na rzeczywistych zamówieniach.
Od czego zacząć wybór metody kompletacji
Nie należy rozpoczynać od pytania, która metoda jest najszybsza. Najpierw trzeba określić, jakie zamówienia rzeczywiście przechodzą przez magazyn i gdzie obecnie tracony jest czas. Ta sama metoda może dobrze działać przy tysiącu prostych zamówień jednoelementowych, a słabo przy znacznie mniejszej liczbie zleceń zawierających po kilkanaście różnych produktów.
Przed zmianą sposobu zbierania warto opisać cały proces kompletacji zamówień, od udostępnienia zlecenia magazynierowi do przekazania skompletowanych produktów do kontroli lub pakowania. Pozwala to odróżnić problem samego pobierania towarów od opóźnień powstających na późniejszych etapach.
Najważniejsze kryteria wyboru metody kompletacji można sprowadzić do pięciu pytań:
- Ile zamówień wpływa w ciągu dnia i jak rozkładają się one w czasie?
- Ile pozycji i sztuk zawiera typowe zamówienie?
- Jak często te same produkty występują w wielu zleceniach?
- Jak rozmieszczony jest asortyment i jak daleko muszą przemieszczać się pracownicy?
- Do jakiej godziny zamówienia muszą zostać skompletowane i przekazane dalej?
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają porównać metody kompletacji bez opierania decyzji na ogólnych założeniach.
Jak profil zamówień wpływa na wybór metody
Liczba zamówień nie wystarcza
Zależność między metodą kompletacji a liczbą zamówień jest istotna, ale sam dzienny wolumen nie daje pełnego obrazu. Znaczenie ma również to, czy zamówienia napływają równomiernie, czy kumulują się w określonych godzinach.
Magazyn obsługujący 500 zamówień rozłożonych na całą zmianę ma inne potrzeby niż magazyn, w którym większość zleceń trzeba przygotować w ciągu dwóch godzin przed przyjazdem przewoźnika. W drugim przypadku ważniejsze staje się jednoczesne uruchamianie większej liczby zadań i koordynowanie kompletacji z pakowaniem oraz wysyłką.
Należy też oddzielić zwykły dzień pracy od okresów szczytowych. Metoda zapewniająca odpowiednią przepustowość przez większą część roku może przestać działać podczas sezonowego wzrostu sprzedaży.
Liczba pozycji w zamówieniu zmienia sposób pracy
Kompletacja dla małych zamówień wygląda inaczej niż obsługa zleceń wielopozycyjnych. Jeżeli większość klientów kupuje jeden lub dwa produkty, pracownik realizujący każde zamówienie osobno może wielokrotnie odwiedzać te same lokalizacje. Zgrupowanie kilku zleceń ogranicza wtedy liczbę przejść.
Przy zamówieniach zawierających wiele różnych pozycji korzyść z grupowania może być mniejsza. Wzrasta liczba pobieranych produktów, pojemników i czynności potrzebnych do przypisania towaru do właściwego odbiorcy. Metoda musi więc ograniczać dystans, ale jednocześnie nie może tworzyć trudnego do opanowania etapu sortowania.
Warto analizować nie tylko średnią, lecz także medianę i udział poszczególnych typów zamówień. Pojedyncze bardzo duże zlecenia mogą zawyżać średnią, mimo że większość pracy dotyczy małych paczek.
Powtarzalność produktów decyduje o opłacalności grupowania
Kompletacja grupowa daje największą korzyść wtedy, gdy te same SKU występują w wielu zamówieniach. Pracownik może pobrać większą liczbę sztuk podczas jednej wizyty w lokalizacji, zamiast wracać do niej dla każdego zlecenia.
Jeżeli każde zamówienie zawiera niemal całkowicie inny zestaw produktów, połączenie ich w jedną partię nie musi znacząco skracać trasy. Może natomiast zwiększyć liczbę pojemników, utrudnić kontrolę i wydłużyć rozdzielanie towarów.
Dlatego przed wyborem warto sprawdzić, jaka część zamówień ma wspólne produkty lub przynajmniej wspólne lokalizacje magazynowe.
Metoda kompletacji a rodzaj asortymentu
Rodzaj asortymentu może ograniczyć wybór nawet wtedy, gdy profil zamówień przemawia za grupowaniem. Małe i podobne produkty łatwiej umieszczać w oddzielnych przegrodach, natomiast towary ciężkie, kruche albo wielkogabarytowe wymagają innej organizacji.
Znaczenie mają przede wszystkim:
- wymiary i masa produktów,
- podatność na uszkodzenia,
- sposób transportowania towaru po magazynie,
- możliwość umieszczenia kilku zamówień na jednym wózku,
- wymagania dotyczące partii, dat ważności lub numerów seryjnych,
- różnice między pobieraniem pojedynczych sztuk, kartonów i palet.
Jeżeli produkty są ciężkie lub zajmują dużo miejsca, liczba zamówień realizowanych podczas jednego przejścia będzie ograniczona pojemnością środka transportu. W przypadku podobnych wizualnie wariantów dodatkowym wyzwaniem jest utrzymanie poprawnego przypisania produktu do zamówienia.
Metoda kompletacji powinna więc odpowiadać nie tylko liczbie zleceń, lecz także fizycznym właściwościom pobieranych towarów.
Kiedy sprawdzają się poszczególne metody kompletacji
Kompletacja pojedyncza
W kompletacji pojedynczej pracownik realizuje jedno zamówienie od początku do końca. Jest to rozwiązanie proste organizacyjnie, ponieważ pobierane produkty od razu należą do konkretnego zlecenia.
Metoda sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:
- liczba zamówień jest niewielka lub nieregularna,
- zlecenia mocno różnią się między sobą,
- produkty rzadko powtarzają się w wielu zamówieniach,
- dodatkowe sortowanie byłoby nieopłacalne,
- magazyn obsługuje zamówienia nietypowe, pilne albo wymagające indywidualnej kontroli.
Głównym ograniczeniem jest dystans. Jeżeli wiele osób zamawia te same produkty, pracownik może wielokrotnie pokonywać podobną trasę.
Kompletacja pojedyncza nie jest jednak metodą przeznaczoną wyłącznie dla małych magazynów. Większa firma może stosować ją tylko dla określonej grupy zleceń, a pozostałe kierować do innych strumieni.
Kompletacja grupowa
W kompletacji grupowej kilka zamówień jest obsługiwanych podczas jednego przejścia po magazynie. Metoda jest przydatna, gdy wiele małych zleceń zawiera te same produkty lub wymaga odwiedzenia podobnych lokalizacji.
Towary mogą zostać pobrane zbiorczo i rozdzielone później albo od razu trafiać do pojemników przypisanych do poszczególnych zamówień. Szczegółowe porównanie kompletacji pojedynczej i grupowej powinno uwzględniać nie tylko skrócenie trasy, ale też czas sortowania oraz ryzyko pomyłki przy rozdzielaniu produktów.
Metoda grupowa będzie słabszym wyborem, gdy zamówienia są duże, produkty zajmują dużo miejsca albo każdy klient wybiera zupełnie inny zestaw SKU. W takiej sytuacji jeden wózek szybko osiąga ograniczenie pojemności, a grupowanie nie przynosi istotnego skrócenia drogi.
Kompletacja strefowa
W kompletacji strefowej magazyn dzieli się na obszary, za które odpowiadają określeni pracownicy. Operator pobiera wyłącznie towary znajdujące się w jego strefie, a części zamówienia są następnie przekazywane dalej lub łączone przed pakowaniem.
Takie rozwiązanie może być uzasadnione, gdy:
- magazyn zajmuje dużą powierzchnię,
- asortyment można logicznie podzielić,
- jedno zamówienie obejmuje produkty z odległych obszarów,
- kilku pracowników powinno pracować równolegle,
- część produktów wymaga specjalnych warunków obsługi.
Największym wyzwaniem jest synchronizacja. Jeżeli jedna strefa pracuje wolniej od pozostałych, gotowe części zamówienia czekają na brakujące produkty. Przed wyborem tej metody trzeba więc ocenić nie tylko długość tras, lecz także sposób przekazywania i konsolidowania zamówień.
Kompletacja falowa
Kompletacja falowa polega na uruchamianiu grup zleceń w określonych przedziałach czasu. Zamówienia mogą być łączone według godziny odbioru, przewoźnika, priorytetu, kierunku wysyłki lub dostępnych zasobów.
Metoda jest przydatna przede wszystkim w operacjach, w których kompletacja dla dużych zamówień lub dużej liczby zleceń musi być skoordynowana z dalszymi etapami. Pozwala ograniczyć sytuacje, w których gotowe produkty zbyt długo czekają na pakowanie albo pilne zamówienia są blokowane przez zadania o niższym priorytecie.
Warunkiem jest jednak dobre dopasowanie wielkości fali do możliwości pracowników, stanowisk pakowania i wysyłki. Zbyt duża grupa zleceń może stworzyć kolejkę, zamiast zwiększyć przepustowość.
Porównanie metod kompletacji
Tabela pomaga wstępnie zawęzić wybór, ale nie zastępuje analizy rzeczywistych danych z magazynu.
| Metoda | Kiedy zwykle pasuje | Główna korzyść | Najważniejsze ograniczenie |
|---|---|---|---|
| Kompletacja pojedyncza | Mniejszy lub nieregularny wolumen, zróżnicowane zamówienia | Prosta organizacja i łatwe przypisanie produktów | Duży dystans przypadający na jedno zamówienie |
| Kompletacja grupowa | Wiele małych zamówień z powtarzającymi się SKU | Mniej przejść do tych samych lokalizacji | Konieczność sortowania lub pracy z wieloma pojemnikami |
| Kompletacja strefowa | Duży magazyn i asortyment rozłożony w odrębnych obszarach | Równoległa praca i mniej przemieszczania między strefami | Potrzeba synchronizacji i konsolidacji |
| Kompletacja falowa | Duży wolumen, priorytety i określone okna wysyłkowe | Koordynacja kompletacji z pakowaniem i wysyłką | Ryzyko przeciążenia procesu przez źle dobraną falę |
Porównanie metod kompletacji powinno prowadzić do wybrania dwóch lub trzech realnych wariantów. Nie warto podejmować decyzji wyłącznie na podstawie tabeli, ponieważ nie pokazuje ona różnic w układzie magazynu, pojemności wózków ani możliwościach systemu informatycznego.
Metoda, model przepływu i technologia to różne decyzje
Sposób organizacji zamówień nie jest tym samym co model przemieszczania towaru ani technologia prowadzenia pracownika.
W modelu person to goods operator idzie do lokalizacji produktu. W modelu goods to person pojemnik lub towar jest dostarczany do stanowiska kompletacyjnego. Każdy z tych modeli może współpracować z różnymi sposobami grupowania zleceń.
Osobną warstwę stanowią narzędzia takie jak papierowa lista, terminal mobilny, skaner, komunikaty głosowe lub sygnalizacja świetlna. Mogą one ograniczać błędy i usprawniać potwierdzanie pobrań, ale nie rozstrzygają, czy magazyn powinien stosować kompletację pojedynczą, grupową, strefową czy falową.
Najpierw należy ustalić logikę procesu, a dopiero później wybrać technologię, która pomoże ją realizować.
Jak sprawdzić wybraną metodę przed wdrożeniem
Podziel zamówienia na grupy
Jeden magazyn nie musi obsługiwać wszystkich zleceń w identyczny sposób. Przed testem warto wyodrębnić przynajmniej zamówienia jednoelementowe, małe zlecenia z powtarzalnymi produktami, zamówienia wielopozycyjne oraz przypadki nietypowe lub pilne.
Taki podział pozwala sprawdzić, czy dana metoda jest odpowiednia dla całego magazynu, czy tylko dla jednego segmentu. Może się okazać, że grupowanie daje bardzo dobry wynik dla prostych zamówień, ale pogarsza obsługę zleceń dużych i niestandardowych.
Porównaj co najmniej dwa warianty
Wybraną metodę warto przetestować na rzeczywistych zamówieniach zamiast wdrażać ją od razu w całym magazynie. Porównywane grupy powinny mieć podobną liczbę zleceń, pozycji i sztuk, aby różnica w wyniku nie wynikała wyłącznie z łatwiejszego zestawu produktów.
Test powinien objąć zarówno zwykłe obciążenie, jak i okres większego napływu zamówień. Metoda oceniona tylko w spokojnej części dnia może nie ujawnić problemów z pojemnością wózków, sortowaniem lub kolejkami przed pakowaniem.
Mierz wynik całego przepływu
Skrócenie samego pobierania produktów nie oznacza jeszcze, że metoda jest lepsza. Kompletacja grupowa może zmniejszyć dystans operatora, ale jednocześnie wydłużyć rozdzielanie produktów. Podział strefowy może przyspieszyć pracę w alejkach, lecz stworzyć oczekiwanie na brakującą część zamówienia.
Podczas testu warto porównać:
- czas od uruchomienia zlecenia do zakończenia kompletacji,
- liczbę pozycji lub sztuk pobranych w godzinę,
- dystans pokonywany przez operatora,
- liczbę pomyłek,
- czas sortowania i konsolidacji,
- kolejki przed pakowaniem,
- udział zamówień gotowych przed planowaną wysyłką,
- koszt obsługi jednego zamówienia.
Decyzja powinna wynikać z wyniku całego procesu, a nie z jednego wybranego wskaźnika.
Czy można łączyć kilka metod kompletacji
W jednym magazynie można stosować różne metody dla odmiennych typów zamówień. Jest to często bardziej racjonalne niż narzucanie jednego sposobu pracy wszystkim zleceniom.
Zamówienia jednoelementowe mogą być kierowane do prostego strumienia pojedynczego. Małe zlecenia zawierające popularne produkty można grupować. Zamówienia obejmujące wiele oddalonych obszarów mogą przechodzić przez strefy, a zlecenia związane z konkretną godziną odbioru mogą być uruchamiane falami.
Warunkiem jest wprowadzenie jasnych reguł przypisywania. Pracownik lub system musi jednoznacznie rozpoznawać, do którego strumienia należy dane zamówienie. Bez takich zasad łączenie metod zwiększy złożoność zamiast poprawić przepływ.
Najczęstsze błędy przy wyborze metody
Pierwszym błędem jest wybór wyłącznie na podstawie liczby zamówień. Pominięcie liczby pozycji, powtarzalności SKU i rozkładu zleceń w ciągu dnia może prowadzić do metody niedopasowanej do faktycznego obciążenia.
Drugim problemem jest wdrażanie narzędzia przed zaprojektowaniem procesu. Nowy skaner, terminal lub system głosowy nie usunie zbędnych przejść ani nie rozwiąże problemu źle dobranego sposobu grupowania zamówień.
Błędem jest również ocenianie tylko etapu pobierania. Metoda, która skraca trasę, ale wydłuża sortowanie, tworzy kolejki przy pakowaniu albo zwiększa liczbę pomyłek, nie poprawia wyniku całego magazynu.
Nie należy też kopiować rozwiązania z innej firmy bez uwzględnienia różnic w asortymencie, układzie obiektu i harmonogramie wysyłek. Najlepsza metoda kompletacji nie musi być najbardziej rozbudowana. Powinna zapewniać najlepszy wynik dla konkretnego profilu zamówień i całego przepływu od zlecenia do przekazania skompletowanych produktów dalej.
