Każda, szanująca się firma posiada swój dział księgowości. Tak naprawdę nie powinno to nikogo dziwić. Księgowość jest jedną z najszerszych dziedzin, która związana jest z finansami. Spełnia ona jednak jedną z najważniejszych funkcji jeśli chodzi o organizację przedsiębiorstwa. To właśnie od pracy zatrudnionych księgowych zależy poprawność wykonywanych rozliczeń, a także odprowadzanie odpowiednich składek.
Niemniej jednak im większe jest przedsiębiorstwo, tym przed księgowymi stoi o wiele trudniejsze zadanie. Tak naprawdę często nawet można spotkać się z tym, że natłok obowiązków, a także dynamicznie zmieniające się regulacje chociażby w prawie podatkowym sprawiają, że księgowi potrzebują wsparcia. Z pomocą przychodzą programy OCR, o których mowa w poniższym artykule.
Optymalizacja pracy w księgowości – dlaczego jest potrzebna?
Wystarczy jedynie uwzględnić fakt, że absolutnie wszystkie rozliczenia, a już w szczególności faktury, muszą zostać wystawione w odpowiednim czasie. Ani kontrahenci, ani tym bardziej urzędy skarbowe nie cierpią zwłoki. Zastępy księgowych w biurach rachunkowych czy firmowych działach księgowości z pewnością dwoją się i troją, by móc uzyskać jak najlepsze rezultaty swojej pracy i wywiązać się z ciążących na nich obowiązków. Niemniej jednak w wielu przypadkach staje się to absolutnie niemożliwe. Nic więc dziwnego, że pracodawcy starają się podjąć wszelkie, możliwe kroki celem ułatwienia im wykonywanych zadań, a także znacznego zoptymalizowania procesów księgowych w swojej firmie. Można powiedzieć, że na szczęście żyjemy w świecie nowych technologii i nowych możliwości. Wobec tego pracodawcy powinni się zdecydować na to, by do swojej firmy wprowadzić program do fakturowania. Jego pomoc dla księgowych z całą pewnością będzie nieoceniona, a wszystkie rozliczenia z tego typu programem z pewnością zostaną wykonane na czas.
Obieg dokumentów w księgowości
Jednym z wyzwań, które stoi przed współczesną księgowością jest z pewnością maksymalne usprawnienie obiegu dokumentów. Tak naprawdę dawniej taki obieg był maksymalnie opóźniony i spowolniony. Na szczęście obecnie możemy posiłkować się nowoczesnymi programami i technologiami, dzięki którym jednocześnie taki obieg dokumentów można znacznie przyspieszyć. Oczywiście mowa tu o całkowicie elektronicznym obiegu dokumentów w firmie. Na czym on polega?
Otóż wszystko odbywa się w ramach prostego programu o odpowiednio dobranej funkcjonalności. W ten sposób można w nim tworzyć katalogi, archiwa i konkretne foldery faktur, które znacznie ułatwiają ich odczyty, wysyłanie czy też edytowanie. Z pewnością jest to nie tylko sposób na to, by całkowicie zautomatyzować obieg dokumentów w firmie, ale również sposób na to, by uzyskać do nich znacznie łatwiejszy dostęp. Co więcej programy do faktur i do optymalizacji księgowości mogą cechować się odpowiednią funkcjonalnością, która może nawet zostać idealnie dobrana do potrzeb oraz do wymagań firmy. W ten sposób przedsiębiorstwo będzie mogło się cieszyć całkowicie spersonalizowanym rozwiązaniem, które będzie szyte na przysłowiową miarę. Dodatkowo nie da się zapomnieć o tym, że jeśli posiadamy własny dział księgowy w firmie, to nasi pracownicy bez wątpienia nam podziękują za wdrożenie tego typu optymalizacji.
Na czym polega odczytywanie papierowych faktur?
Odczytywanie papierowych faktur to nic innego jak przeskanowanie ich i wysłanie bezpośrednio do programu do optymalizacji księgowości. Wówczas możliwe będzie oglądanie ich z poziomu komputera lub aplikacji mobilnej zainstalowanej na naszym telefonie. Jest to oczywiście niebywałe udogodnienie gdyż program ten będzie mógł samodzielnie również taką fakturę rozliczyć i co najważniejsze umieści on ją w archiwum. Wobec tego powoli będzie można odchodzić od konieczności składowania papierowych faktur, gdyż każdą z nich znajdziemy bezpośrednio w danym programie do odczytywania faktur.
Jaki program do odczytywania faktur wybrać?
Jeśli przedsiębiorcy zdecydują się na to, by ułatwić życie i obowiązki swoim księgowym, to z pewnością będą się oni także zastanawiać odnośnie tego, jaki program do odczytywania faktur warto wybrać. Tak naprawdę przez większość księgowych polecany jest program do odczytywania faktur, który można znaleźć pod tym adresem: https://www.saldeosmart.pl/ocr-program-do-odczytywania-faktur-i-dokumentow. Jest to program o wyjątkowo rozbudowanej funkcjonalności, który oferuje jednocześnie przyjemny interfejs i prostotę obsługi. Księgowi z pewnością nie będą musieli poświęcać zbyt wiele czasu, by opanować podstawowe funkcjonalności tego programu i rozpocząć z nim pracę.
