Aby przygotować instrukcję obiegu dokumentów księgowych, najpierw trzeba rozpoznać rzeczywistą drogę dokumentów w firmie, a następnie opisać dla każdej ich grupy punkt wpływu, kolejne czynności, odpowiedzialne role, terminy, sposób potwierdzania wykonania oraz postępowanie w wyjątkowych sytuacjach. Gotowy dokument powinien określać również zakres stosowania, zasady zastępstw, sposób zatwierdzania i terminy aktualizacji. Nie należy zaczynać od kopiowania przypadkowego wzoru, ponieważ instrukcja będzie użyteczna tylko wtedy, gdy odpowiada faktycznej organizacji pracy.
Zacznij od rozpoznania rzeczywistego obiegu dokumentów
Instrukcja nie służy do projektowania procesu od zera. Ma jasno opisywać uzgodniony sposób postępowania, dlatego przed rozpoczęciem pisania trzeba sprawdzić, jak dokumenty rzeczywiście przemieszczają się między pracownikami, działami, systemami i księgowością.
W pierwszej kolejności należy sporządzić listę dokumentów występujących w firmie. Mogą to być między innymi faktury zakupowe i sprzedażowe, korekty, wyciągi bankowe, raporty kasowe, delegacje, dokumenty magazynowe, dowody wewnętrzne oraz rozliczenia pracownicze. Nie każda grupa musi przechodzić identyczną ścieżkę.
Następnie trzeba ustalić:
- gdzie dokument wpływa do firmy lub jest wystawiany,
- kto jako pierwszy przejmuje za niego odpowiedzialność,
- gdzie rejestruje się datę wpływu,
- kto uzupełnia wymagane informacje,
- kto wykonuje kontrolę i akceptację,
- w jakim terminie dokument trafia do księgowości,
- gdzie można sprawdzić jego aktualny status,
- co dzieje się po zaksięgowaniu.
Przed redagowaniem instrukcji warto więc najpierw zaplanować obieg dokumentów i zweryfikować go z osobami uczestniczącymi w procesie. Sam schemat przygotowany przez księgowość może nie uwzględniać dokumentów przesyłanych na prywatne skrzynki służbowe, faktur pozostawianych na biurkach czy nieformalnych uzgodnień stosowanych przez poszczególne działy.
Określ zakres instrukcji obiegu dokumentów księgowych
Zakres instrukcji powinien jednoznacznie odpowiadać na pytania: kogo obowiązuje dokument, jakich operacji dotyczy i które obszary są regulowane w innych procedurach.
Należy wskazać, czy instrukcja obejmuje całą firmę, wybrane oddziały, określone spółki albo konkretny dział. Trzeba również uwzględnić sposób prowadzenia księgowości. Inaczej będzie wyglądał proces w przedsiębiorstwie posiadającym wewnętrzny dział finansowo-księgowy, a inaczej w firmie przekazującej dokumentację do zewnętrznego biura rachunkowego.
Zakres powinien obejmować wykorzystywane kanały wpływu, takie jak system elektronicznego obiegu, KSeF, dedykowana skrzynka e-mail, sekretariat, aplikacja pracownicza albo tradycyjna przesyłka papierowa. Jeżeli firma stosuje obieg hybrydowy, instrukcja musi wyjaśniać, która wersja dokumentu jest przekazywana dalej i gdzie sprawdza się jego status.
Nie trzeba przenosić do instrukcji wszystkich zasad rachunkowości, bezpieczeństwa informacji czy archiwizacji. Jeżeli dane zagadnienie jest już uregulowane w innym dokumencie, wystarczy wskazać właściwą procedurę. Powielanie tych samych zasad w kilku miejscach zwiększa ryzyko powstania sprzecznych wersji.
Co zawiera instrukcja obiegu dokumentów?
Dobrze przygotowana instrukcja składa się z części ogólnej oraz szczegółowego opisu postępowania z poszczególnymi grupami dokumentów. Część ogólna ustala wspólne zasady, natomiast część szczegółowa pokazuje konkretną drogę dokumentu.
Metryka i status instrukcji
Na początku dokumentu należy podać jego nazwę, numer wersji, datę zatwierdzenia i datę wejścia w życie. Warto wskazać także właściciela instrukcji, czyli rolę odpowiedzialną za sprawdzanie jej aktualności, oraz osobę lub organ zatwierdzający zmiany.
Przydatna jest historia zmian zawierająca numer wersji, datę, zakres modyfikacji i informację o zatwierdzeniu. Dzięki temu pracownik może ustalić, czy korzysta z aktualnego dokumentu.
Cel i zakres stosowania
W tej części należy krótko wyjaśnić, po co instrukcja została przygotowana. Celem może być zapewnienie terminowego przekazywania dokumentów, jasnego podziału obowiązków, możliwości ustalenia statusu sprawy oraz ograniczenia przypadków zagubienia lub wielokrotnego przetwarzania tego samego dokumentu.
Trzeba również wskazać osoby objęte procedurą oraz wymienić podstawowe grupy dokumentów. Zamiast ogólnego zapisu, że instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników, lepiej określić role, których dotyczą poszczególne obowiązki.
Definicje stosowanych pojęć
Słownik powinien obejmować tylko terminy, które mogą być różnie rozumiane. W zależności od organizacji mogą to być między innymi:
- data wpływu,
- właściciel dokumentu,
- kontrola merytoryczna,
- kontrola formalna i rachunkowa,
- akceptacja kosztu,
- status dokumentu,
- system obiegu,
- przekazanie do księgowości.
Definicje powinny odpowiadać praktyce firmy. Jeżeli data wpływu oznacza moment pobrania faktury z określonego systemu, trzeba zapisać to wprost.
Role pracowników w instrukcji obiegu
Obowiązki najlepiej przypisywać do stanowisk lub funkcji, a nie do imion i nazwisk. Zmiana pracownika nie będzie wówczas wymagała każdorazowego aktualizowania całego dokumentu.
Dla każdej roli trzeba wskazać:
- jakie dokumenty obsługuje,
- jakie czynności wykonuje,
- w jakim terminie,
- komu przekazuje dokument,
- w jaki sposób potwierdza wykonanie zadania,
- kto zastępuje ją podczas nieobecności.
Instrukcja może wyznaczać podstawowe role, ale bardziej szczegółowy podział odpowiedzialności warto przedstawić w osobnej macierzy. Pozwala ona między innymi rozdzielić osobę dostarczającą dokument, właściciela kosztu, osobę zatwierdzającą i księgowość.
Etapy obiegu dokumentu
Opis etapów obiegu w instrukcji powinien pokazywać pełną drogę dokumentu od jego wpływu lub wystawienia do zakończenia procesu. Typowy przebieg może obejmować:
- odebranie dokumentu,
- zarejestrowanie daty wpływu,
- przypisanie do odpowiedniej osoby lub jednostki,
- uzupełnienie opisu i danych pomocniczych,
- kontrolę merytoryczną,
- kontrolę formalną i rachunkową,
- akceptację,
- przekazanie do księgowania,
- przekazanie do płatności, jeżeli jest wymagane,
- zakończenie obiegu i przechowanie dokumentu.
Nie każdy dokument musi przechodzić wszystkie wymienione etapy. Instrukcja powinna wskazywać różnice, zamiast tworzyć jedną sztuczną ścieżkę dla każdej sytuacji.
Terminy wykonania czynności
Terminy muszą być możliwe do sprawdzenia. Sformułowania takie jak „niezwłocznie”, „możliwie szybko” lub „w odpowiednim czasie” nie pozwalają ocenić, czy pracownik wykonał zadanie prawidłowo.
Lepszy zapis może brzmieć: „Pracownik przekazuje opisany dokument do osoby akceptującej najpóźniej do końca następnego dnia roboczego od jego otrzymania”.
Termin można określić liczbą dni roboczych, konkretnym dniem miesiąca, momentem poprzedzającym płatność albo datą zamknięcia okresu księgowego. Powinien być realistyczny i uwzględniać czas potrzebny na wyjaśnienie braków.
Potwierdzenie wykonania etapu
Instrukcja powinna wskazywać, skąd wiadomo, że dana czynność została wykonana. Potwierdzeniem może być zmiana statusu w systemie, wpis w rejestrze, podpis, oznaczenie daty, zatwierdzenie elektroniczne albo przesłanie dokumentu do wskazanej kolejki.
Dzięki temu proces można odtworzyć bez opierania się wyłącznie na pamięci pracowników. Łatwiej też ustalić, na którym etapie zatrzymał się konkretny dokument.
Zastosuj jeden sposób opisywania każdej grupy dokumentów
Szczegółowa część instrukcji będzie czytelniejsza, jeżeli wszystkie dokumenty zostaną opisane według tego samego schematu. Zamiast wielostronicowych, swobodnych opisów warto zastosować matrycę procesu.
| Pole | Co należy określić |
|---|---|
| Rodzaj dokumentu | Nazwę i zakres danej grupy dokumentów |
| Punkt wpływu | Miejsce lub system, w którym dokument pojawia się po raz pierwszy |
| Odpowiedzialna rola | Funkcję przejmującą dokument na danym etapie |
| Czynność | Konkretne działanie wykonywane przez pracownika |
| Termin | Czas na zakończenie czynności |
| Potwierdzenie | Status, wpis, podpis albo inny ślad wykonania |
| Następny etap | Osobę, dział lub system, do którego trafia dokument |
| Wyjątek | Sposób działania w przypadku błędu, braku lub nieobecności |
Dla każdej grupy dokumentów trzeba ustalić, skąd pochodzi, kto ją odbiera, jak rejestrowany jest wpływ, kto dokonuje opisu i kontroli oraz dokąd dokument trafia po zakończeniu danego etapu. Należy także wskazać, co zrobić, gdy brakuje wymaganych informacji lub nie można ustalić osoby odpowiedzialnej.
Opisz sposób postępowania z błędami i wyjątkami
Instrukcja działająca wyłącznie w standardowych warunkach szybko przestanie być użyteczna. Powinna zawierać zasady postępowania w sytuacjach, które regularnie powodują zatrzymanie dokumentu.
Trzeba określić, co dzieje się, gdy:
- osoba akceptująca jest nieobecna,
- dokument wpłynął po wyznaczonym terminie,
- brakuje danych potrzebnych do rozliczenia,
- nie można ustalić właściciela kosztu,
- ten sam dokument trafił do firmy kilkoma kanałami,
- dokument zawiera błąd wymagający wyjaśnienia,
- system obiegu jest czasowo niedostępny,
- termin płatności jest krótszy niż standardowa ścieżka akceptacji.
W każdym przypadku powinno być wiadomo, kto podejmuje dalsze działanie, gdzie zapisuje przyczynę zatrzymania i jaki status otrzymuje dokument. Samo stwierdzenie, że sprawę należy wyjaśnić, nie wystarcza.
Pisz instrukcję językiem konkretnych czynności
Instrukcja powinna być zrozumiała bez dodatkowego tłumaczenia przez autora. Najlepiej stosować krótkie zdania w stronie czynnej, które wskazują wykonawcę, działanie, termin i oczekiwany rezultat.
Nieprecyzyjny zapis:
Fakturę należy szybko przekazać do księgowości.
Zapis operacyjny:
Pracownik odpowiedzialny za zakup przekazuje opisaną fakturę do księgowości do końca następnego dnia roboczego od jej otrzymania.
Należy unikać zwrotów takich jak „odpowiednia osoba”, „w razie potrzeby”, „standardową drogą” czy „po dokonaniu stosownych czynności”. Jeżeli pracownik musi sam ustalać znaczenie polecenia, instrukcja nie porządkuje procesu.
W całym dokumencie trzeba stosować te same nazwy ról, statusów i systemów. Jeżeli w jednym rozdziale występuje „właściciel kosztu”, nie należy nazywać tej samej funkcji w innym miejscu „osobą merytoryczną”, o ile nie wyjaśniono różnicy.
Sprawdź instrukcję na rzeczywistych przypadkach
Przed zatwierdzeniem warto przeprowadzić próbny obieg kilku dokumentów. Test powinien objąć nie tylko poprawną fakturę, ale również dokument niekompletny, duplikat, przypadek nieobecności osoby zatwierdzającej oraz dokument otrzymany niewłaściwym kanałem.
Na każdym etapie trzeba sprawdzić:
- czy wiadomo, kto przejmuje dokument,
- czy czynność została opisana jednoznacznie,
- czy wyznaczony termin jest wykonalny,
- czy można potwierdzić wykonanie działania,
- czy instrukcja wskazuje kolejnego uczestnika procesu,
- czy istnieje sposób obsługi wyjątku.
Testowanie pozwala wykryć powtarzające się kontrole, niepotrzebne przekazania i etapy, które nie mają wyraźnego właściciela. Usunięcie takich problemów pomaga usprawnić pracę księgowości i skrócić czas oczekiwania na dokumenty bez rezygnowania z potrzebnej kontroli.
Zatwierdź instrukcję i udostępnij jedną obowiązującą wersję
Wersję roboczą należy skonsultować z księgowością, osobami opisującymi dokumenty, pracownikami zatwierdzającymi koszty oraz administratorem używanego systemu. Każda z tych osób może wykryć etap, którego autor dokumentu nie uwzględnił.
Po konsultacjach instrukcja powinna zostać formalnie zatwierdzona przez osobę lub organ uprawniony w danej organizacji. Trzeba określić datę wejścia w życie oraz sposób wycofania wcześniejszych wersji.
Pracownicy powinni mieć dostęp do jednego aktualnego egzemplarza, przechowywanego w ustalonym miejscu. Jeżeli kopie są przesyłane pocztą elektroniczną lub drukowane, należy ograniczyć ryzyko korzystania z nieaktualnych wersji.
Samo opublikowanie dokumentu nie oznacza jeszcze jego wdrożenia. Osoby uczestniczące w obiegu muszą znać swoje obowiązki, terminy, zasady zastępstw oraz sposób zgłaszania błędów. Przy bardziej rozbudowanym procesie potrzebne może być krótkie szkolenie lub instruktaż stanowiskowy.
Ustal zasady aktualizacji instrukcji obiegu dokumentów
Aktualizacja instrukcji obiegu dokumentów nie powinna zależeć wyłącznie od przypadkowego zauważenia nieaktualnego zapisu. W dokumencie warto określić jego właściciela i częstotliwość przeglądu, na przykład raz w roku.
Dodatkowa aktualizacja może być potrzebna po:
- zmianie struktury organizacyjnej,
- zmianie zakresu obowiązków pracowników,
- rozpoczęciu współpracy z biurem rachunkowym,
- wdrożeniu nowego systemu,
- zmianie kanałów otrzymywania dokumentów,
- modyfikacji zasad zatwierdzania wydatków,
- zmianie zakresu uprawnień,
- wystąpieniu powtarzających się opóźnień lub braków,
- zmianie regulacji wpływających na dany proces.
Każda modyfikacja powinna prowadzić do nadania nowego numeru wersji, uzupełnienia historii zmian i wskazania daty rozpoczęcia stosowania nowych zasad. Należy również poinformować pracowników, których obowiązki zostały zmienione, oraz usunąć lub wyraźnie oznaczyć nieaktualne kopie instrukcji.
