Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów księgowych należy rozpocząć od opisania obecnego procesu, a nie od zakupu programu. Firma powinna ustalić, jakie dokumenty obejmie nowy obieg, skąd będą wpływały, kto ma je opisywać i akceptować oraz kiedy zostaną przekazane do księgowania. Następnie można wybrać i skonfigurować system, nadać uprawnienia, przeprowadzić migrację, pilotaż i testy, a dopiero później uruchomić rozwiązanie dla wszystkich użytkowników.
Od czego zacząć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?
Pierwszym krokiem jest określenie problemu, który ma zostać rozwiązany. Samo zastąpienie papierowych segregatorów plikami PDF nie oznacza jeszcze uporządkowania procesu. Potrzebny jest jeden sposób rejestrowania dokumentów, przypisywania ich do odpowiednich osób, kontrolowania statusu i przekazywania do księgowości.
Cel wdrożenia powinien być konkretny. Może nim być skrócenie czasu akceptacji faktur, ograniczenie dokumentów przekazywanych przez prywatne skrzynki e-mail, zmniejszenie liczby brakujących opisów albo uzyskanie informacji o tym, na jakim etapie znajduje się dany dokument.
Na początku trzeba również ustalić zakres projektu. W wielu firmach bezpieczniej jest objąć pierwszym etapem faktury kosztowe niż próbować jednocześnie przenieść do systemu wszystkie umowy, delegacje, zamówienia, dokumenty magazynowe i rozliczenia pracownicze. Węższy zakres ułatwia testowanie i pozwala szybciej poprawić błędy konfiguracyjne.
Warto także rozróżnić pełny elektroniczny obieg dokumentów od prostego przesyłania skanów. W uporządkowanym procesie dokument otrzymuje status, właściciela zadania, historię wykonanych czynności i jednoznaczny następny krok.
Zmapuj obecny obieg dokumentów przed wyborem systemu
Mapowanie procesu przed wdrożeniem EOD powinno pokazać rzeczywistą drogę dokumentu, a nie tylko procedurę zapisaną w regulaminie. Pracownicy mogą w praktyce przekazywać faktury innymi kanałami, pomijać formalne etapy albo uzgadniać akceptację poza oficjalnym obiegiem.
Przed konfiguracją programu warto rozpocząć od dokładnego mapowania obiegu dokumentów, ponieważ narzędzie powinno obsługiwać jasno opisany proces, a nie utrwalać dotychczasowy chaos.
Sprawdź, skąd wpływają dokumenty
Dokumenty księgowe mogą trafiać do firmy z wielu źródeł. Należą do nich między innymi:
- KSeF,
- firmowe skrzynki e-mail,
- dokumenty papierowe,
- portale kontrahentów,
- systemy sprzedażowe i zakupowe,
- dokumenty przekazywane przez pracowników.
Każdy kanał powinien mieć określone miejsce w nowym procesie. Trzeba zdecydować, czy dokumenty będą automatycznie pobierane do systemu, przesyłane na specjalny adres, skanowane w wyznaczonym punkcie czy dodawane ręcznie przez odpowiedzialnego pracownika.
Nie należy zakładać, że jeden kanał obejmie wszystkie dokumenty wykorzystywane przez księgowość. Nawet gdy faktury są pobierane z KSeF, w firmie nadal mogą występować inne dowody księgowe, potwierdzenia, rozliczenia i załączniki wymagające osobnej obsługi.
Zapisz drogę dokumentu od wpływu do księgowania
Dla każdego typu dokumentu trzeba wskazać kolejne czynności. Typowy proces może obejmować:
- zarejestrowanie wpływu,
- sprawdzenie podstawowych danych,
- przypisanie dokumentu do działu lub projektu,
- uzupełnienie opisu merytorycznego,
- akceptację kosztu,
- kontrolę księgową,
- przekazanie do księgowania,
- przygotowanie płatności,
- zakończenie obiegu.
Nie każdy dokument musi przechodzić identyczną ścieżkę. Faktura za stałą usługę może wymagać prostszego procesu niż dokument dotyczący większego zakupu inwestycyjnego. Różnice powinny jednak wynikać z ustalonych zasad, a nie z przypadkowych decyzji użytkowników.
Znajdź wyjątki i nieformalne obejścia
Podczas analizy należy sprawdzić, co dzieje się z dokumentem zawierającym błąd, wymagającym korekty albo przypisanym do nieobecnej osoby. Trzeba również uwzględnić faktury dostarczone po terminie, duplikaty oraz dokumenty przesłane bezpośrednio do księgowości z pominięciem standardowej drogi.
To właśnie wyjątki najczęściej ujawniają słabe punkty procesu. Jeżeli nie zostaną uwzględnione podczas wdrożenia, pracownicy zaczną rozwiązywać je przez e-mail, komunikator lub papierowe notatki, a część obiegu ponownie znajdzie się poza systemem.
Zaprojektuj docelowy sposób pracy
Opisanie stanu obecnego nie oznacza, że trzeba go bez zmian przenieść do środowiska cyfrowego. Wdrożenie jest okazją do usunięcia zbędnych etapów, połączenia powtarzających się czynności i ograniczenia liczby osób uczestniczących w prostych sprawach.
Dla każdego rodzaju dokumentu należy ustalić:
- jakie dane muszą zostać uzupełnione,
- kto otrzymuje pierwsze zadanie,
- kiedy dokument może przejść dalej,
- w jakich sytuacjach zostaje zwrócony,
- kto przejmuje zadanie podczas nieobecności,
- jaki status kończy proces.
Statusy powinny być zrozumiałe dla użytkowników. Nazwy takie jak „do opisu”, „do akceptacji”, „zwrócony do poprawy”, „gotowy do księgowania” czy „zakończony” dają więcej informacji niż ogólne oznaczenia techniczne.
Trzeba także ograniczyć liczbę ręcznych decyzji. Jeżeli system może przypisywać dokument do właściwego działu na podstawie określonego pola, kontrahenta lub rodzaju kosztu, nie ma potrzeby każdorazowego wybierania odbiorcy przez pracownika księgowości.
Określ wymagania wobec systemu
Program powinien zostać dobrany do zaprojektowanego procesu. Najpierw należy sporządzić listę potrzeb, a dopiero potem oceniać dostępne rozwiązania. Dzięki temu prezentacja efektownych funkcji nie przesłoni braków istotnych dla codziennej pracy.
System powinien umożliwiać co najmniej rejestrowanie dokumentów, przypisywanie zadań, kontrolowanie wymaganych pól, nadawanie statusów, zapisywanie historii czynności i wyszukiwanie dokumentów. Przydatne są także powiadomienia o oczekujących zadaniach, mechanizmy zastępstw oraz możliwość zwrócenia dokumentu do wcześniejszego etapu.
Warto sprawdzić, czy system potrafi rozpoznawać duplikaty, blokować przejście dalej przy braku wymaganych danych i pokazywać, od kiedy dokument oczekuje na reakcję. Sam odczyt danych z faktury nie wystarczy, jeżeli późniejszy proces nadal wymaga ręcznego ustalania jej statusu.
Zaplanuj integracje
Elektroniczny obieg dokumentów księgowych zwykle współpracuje z kilkoma narzędziami. Najczęściej są to system finansowo-księgowy, ERP, KSeF, poczta elektroniczna, system zakupowy i bankowość elektroniczna.
Przy każdej integracji trzeba ustalić:
- jakie dane są przekazywane,
- w którym kierunku odbywa się wymiana,
- kiedy następuje synchronizacja,
- co dzieje się w przypadku błędu,
- jak sprawdzić, czy dokument został przekazany poprawnie.
Informacja, że program ma integrację z systemem księgowym, jest zbyt ogólna. Należy sprawdzić, czy przekazuje tylko obraz dokumentu, czy również dane kontrahenta, kwoty, terminy, opis kosztu i informacje potrzebne do dekretacji.
KSeF może być jednym ze źródeł faktur, ale nie zastępuje wewnętrznego procesu. Pobrany dokument nadal może wymagać przypisania do jednostki, opisu celu wydatku, akceptacji oraz kontroli przed zaksięgowaniem.
Skonfiguruj role i uprawnienia w systemie
Uprawnienia w systemie obiegu dokumentów powinny odpowiadać rzeczywistym obowiązkom. Pracownik opisujący koszt nie musi mieć dostępu do wszystkich faktur firmy, a osoba akceptująca wydatek nie zawsze powinna mieć możliwość zmieniania danych źródłowych dokumentu.
W praktyce należy rozdzielić przynajmniej role zwykłych użytkowników, osób akceptujących, księgowości i administratorów. Dostęp administracyjny powinien być ograniczony do osób, które rzeczywiście konfigurują system lub zarządzają kontami.
Trzeba sprawdzić nie tylko możliwość otwarcia dokumentu, ale również zakres dostępnych działań. Użytkownik może mieć prawo do podglądu, uzupełnienia opisu, zatwierdzenia, odrzucenia, eksportu albo zmiany ścieżki. Każde z tych uprawnień powinno wynikać z jego roli.
System powinien zapisywać historię operacji, w tym informacje o zmianie danych, przekazaniu dokumentu, akceptacji i cofnięciu zadania. Pozwala to odtworzyć przebieg procesu oraz ustalić, gdzie dokument zatrzymał się podczas obiegu.
Przed uruchomieniem trzeba również określić sposób odbierania dostępu osobom zmieniającym stanowisko lub kończącym współpracę. Należy uwzględnić zasady zastępstw, ochronę kont technicznych i procedurę działania w razie niedostępności systemu.
Zaplanuj migrację z papierowego obiegu dokumentów
Migracja z papierowego obiegu dokumentów nie musi oznaczać skanowania całego dotychczasowego archiwum. Najpierw należy zdecydować, które materiały rzeczywiście są potrzebne w nowym systemie.
Najprostszy wariant polega na rozpoczęciu elektronicznego obiegu od określonego dnia i wprowadzaniu do niego wyłącznie nowych dokumentów. Starsze materiały pozostają w dotychczasowym archiwum, natomiast dokumenty będące nadal w trakcie akceptacji mogą zostać przeniesione do systemu ręcznie.
W bardziej rozbudowanym wariancie można przenieść wybrane dane historyczne, jeżeli są potrzebne do wyszukiwania, raportowania lub obsługi trwających spraw. Zakres migracji powinien być jednak uzasadniony potrzebą biznesową. Masowe przenoszenie materiałów, z których nikt nie będzie korzystał, zwiększa koszt i ryzyko błędów.
Wyznacz moment przejścia na nowy obieg
Firma powinna ustalić datę uruchomienia i jednoznacznie określić, które dokumenty od tego momentu muszą trafiać do systemu. Trzeba też opisać sposób postępowania z dokumentami otrzymanymi wcześniej oraz z fakturami omyłkowo przesłanymi starym kanałem.
Okres przejściowy może być potrzebny, ale nie powinien prowadzić do utrzymywania dwóch równorzędnych procesów bez terminu zakończenia. Gdy ten sam dokument jest przekazywany papierowo, e-mailem i przez system, rośnie ryzyko duplikatów, pominięcia zadania oraz niejasności dotyczących jego aktualnego statusu.
Przeprowadź pilotaż elektronicznego obiegu faktur
Pilotaż elektronicznego obiegu faktur powinien objąć ograniczoną, ale reprezentatywną część działalności. Może to być jeden dział, wybrany rodzaj dokumentów albo grupa użytkowników realizujących pełny proces od wpływu do przekazania do księgowości.
Do pilotażu nie należy wybierać wyłącznie najprostszych dokumentów. System trzeba sprawdzić również w sytuacjach, w których faktura zawiera niepełne dane, zostaje przypisana do niewłaściwej osoby, wymaga poprawy albo trafia do akceptującego przebywającego na urlopie.
Przed rozpoczęciem pilotażu powinny być gotowe konta użytkowników, uprawnienia, przykładowe dokumenty i scenariusze testowe. Należy także wskazać osobę zbierającą uwagi oraz ustalić sposób zgłaszania problemów.
W trakcie pilotażu warto obserwować nie tylko działanie programu, ale też zachowanie użytkowników. Jeżeli pracownicy omijają określony etap albo nadal przesyłają dokumenty e-mailem, przyczyną może być niewygodna konfiguracja, niezrozumiała nazwa statusu lub brak jasnej odpowiedzialności.
Przetestuj cały przebieg dokumentu
Testowanie cyfrowego obiegu dokumentów powinno obejmować kompletną drogę dokumentu, a nie pojedyncze przyciski i formularze. Test rozpoczyna się od wpływu faktury, a kończy dopiero po poprawnym przekazaniu danych do księgowania lub innego ustalonego etapu końcowego.
Należy sprawdzić między innymi:
- prawidłowy dokument przechodzący całą ścieżkę,
- brak wymaganego opisu lub załącznika,
- zwrot dokumentu do poprawy,
- błędne przypisanie użytkownika,
- nieobecność osoby odpowiedzialnej,
- ponowne przesłanie tego samego dokumentu,
- przerwanie działania integracji,
- ponowienie przesyłania danych po błędzie.
Każdy scenariusz powinien mieć oczekiwany rezultat. Przykładowo dokument bez wymaganego opisu nie powinien przejść do akceptacji, a zadanie osoby nieobecnej powinno zostać przekazane zgodnie z zasadą zastępstwa.
Przed uruchomieniem produkcyjnym trzeba potwierdzić, że użytkownicy widzą właściwy zakres danych, historia operacji jest kompletna, wymagane pola są kontrolowane, a informacje trafiają do systemu księgowego w oczekiwanym formacie.
Warto również przetestować procedurę awaryjną. Firma powinna wiedzieć, jak rejestrować dokumenty podczas czasowej niedostępności systemu i w jaki sposób wprowadzić je później bez tworzenia duplikatów.
Uruchom system etapami
Po zakończeniu pilotażu można rozszerzać system na kolejne działy, dokumenty lub jednostki organizacyjne. Stopniowe uruchomienie pozwala poprawiać ustawienia, zanim problem obejmie całą firmę.
Użytkownicy powinni otrzymać szkolenie dopasowane do ich zadań. Osoba opisująca faktury potrzebuje innych informacji niż pracownik księgowości lub administrator. Najbardziej użyteczne są krótkie ćwiczenia przeprowadzane na dokumentach podobnych do tych, z którymi użytkownicy spotykają się w codziennej pracy.
Trzeba jasno wskazać, od kiedy nowy proces jest obowiązkowy, które stare kanały przestają być używane i gdzie należy zgłaszać problemy. Bez takiego komunikatu część pracowników może nadal przesyłać dokumenty według wcześniejszych zasad.
Po ustabilizowaniu procesu jego reguły powinny zostać zapisane w instrukcji obiegu dokumentów, aby sposób pracy nie zależał wyłącznie od wiedzy osób uczestniczących we wdrożeniu. Dokument powinien być aktualizowany po zmianach organizacyjnych, integracjach i modyfikacjach ścieżek.
Kiedy wdrożenie można uznać za zakończone?
Wdrożenie jest operacyjnie zakończone, gdy dokumenty z ustalonego zakresu mają jednoznaczny kanał wpływu, użytkownicy znają swoje zadania, działają wymagane integracje, a uprawnienia zostały sprawdzone na rzeczywistych scenariuszach.
Przed zamknięciem projektu należy potwierdzić, że:
- obsłużono zwykłe i wyjątkowe przypadki,
- określono zasady zastępstw,
- użytkownicy wiedzą, gdzie zgłaszać problemy,
- stary sposób przekazywania dokumentów został wyłączony lub ograniczony,
- procedura awaryjna została przetestowana,
- wskazano osobę odpowiedzialną za późniejsze zmiany w systemie.
Najważniejszym rezultatem wdrożenia nie jest samo uruchomienie programu. Proces działa prawidłowo dopiero wtedy, gdy każdy dokument ma określony status, odpowiedzialną osobę i jednoznaczny następny krok.
