Aby zaplanować obieg dokumentów księgowych, najpierw odtwórz ich rzeczywistą drogę w firmie, a następnie określ jeden punkt rejestracji, kolejne etapy, osoby odpowiedzialne, statusy i terminy. Uwzględnij również dokumenty niekompletne, duplikaty, nieobecności pracowników oraz inne sytuacje, w których standardowy proces zostaje przerwany. Dopiero na podstawie takiej mapy wybierz formę obiegu i narzędzia potrzebne do jego obsługi.
Określ, jakie dokumenty obejmie planowany obieg
Planowania nie trzeba zaczynać od wszystkich dokumentów księgowych używanych w firmie. Przy dużej liczbie wyjątków i różnych rodzajach dokumentacji próba zaprojektowania jednego rozbudowanego procesu może utrudnić zauważenie najważniejszych problemów.
Najlepiej wybrać jeden powtarzalny rodzaj dokumentu, na przykład faktury kosztowe, i prześledzić jego drogę od wpływu do zaksięgowania. Jeżeli w firmie największym problemem są rozliczenia pracowników, korekty albo dokumenty przekazywane przez poszczególne działy, proces pilotażowy można ograniczyć właśnie do tej grupy.
Na początku trzeba jednoznacznie ustalić granice procesu. Punkt początkowy może oznaczać odebranie dokumentu z określonego kanału i zapisanie go w rejestrze. Punkt końcowy powinien wskazywać konkretny stan, na przykład zaksięgowanie dokumentu, nadanie mu statusu końcowego i przekazanie do ustalonego miejsca przechowywania.
Warto rozdzielić zaksięgowanie, płatność i archiwizację. Są to powiązane czynności, ale nie zawsze następują w tym samym momencie. Faktura może zostać zaksięgowana przed terminem płatności, a jej ostateczne uporządkowanie może nastąpić dopiero po wykonaniu dodatkowych działań.
Zidentyfikuj wszystkie kanały wpływu
Schemat przepływu dokumentów w firmie musi uwzględniać wszystkie sposoby ich otrzymywania. Faktury mogą trafiać przez firmową skrzynkę e-mail, KSeF, portal dostawcy, pocztę tradycyjną albo bezpośrednio do pracownika, który dokonał zakupu.
Jeżeli jeden z rzeczywiście używanych kanałów zostanie pominięty, szybko powstanie alternatywna ścieżka poza kontrolowanym procesem. Przykładowo faktury przesyłane na prywatne adresy pracowników mogą nie pojawić się w rejestrze, dopóki dana osoba nie przekaże ich dalej.
Dla każdego kanału należy wskazać, kto sprawdza pojawienie się dokumentu, gdzie zapisuje jego pierwszą wersję i w jaki sposób potwierdza odbiór. Dzięki temu wiadomo, od którego momentu firma może kontrolować dalszy przebieg sprawy.
Zmapuj obecną drogę dokumentu
Mapowanie procesu obiegu dokumentów należy rozpocząć od stanu rzeczywistego, a nie od procedury, która formalnie powinna obowiązywać. Trzeba ustalić, co faktycznie dzieje się z dokumentem po jego otrzymaniu i przez czyje ręce przechodzi.
Dla każdej czynności warto zapisać:
- kto otrzymuje dokument,
- gdzie dokument jest przechowywany,
- co jest na nim sprawdzane lub uzupełniane,
- komu zostaje przekazany,
- w jaki sposób następuje przekazanie,
- skąd kolejna osoba wie, że czeka na nią zadanie.
Obecna droga dokumentu od wpływu do księgowania może wyglądać następująco: faktura trafia na skrzynkę pracownika, zostaje wydrukowana, przekazana kierownikowi, podpisana, zeskanowana i wysłana do księgowości. Taki opis ujawnia, że jedna faktura występuje w kilku wersjach, przechodzi przez różne kanały i może przez pewien czas nie mieć widocznego statusu.
Zaznacz miejsca oczekiwania i cofnięcia dokumentu
Na mapie trzeba uwzględnić nie tylko wykonywane czynności, ale również okresy, w których dokument czeka. Może to być oczekiwanie na opis zakupu, zatwierdzenie wydatku, wyjaśnienie rozbieżności albo uzupełnienie danych.
Warto zaznaczyć także sytuacje, gdy dokument:
- zostaje zwrócony do poprzedniej osoby,
- trafia jednocześnie do kilku pracowników,
- jest wysyłany ponownie bez informacji, że to duplikat,
- czeka na decyzję osoby nieobecnej,
- zostaje zapisany w kilku miejscach,
- nie ma wskazanego kolejnego odbiorcy.
Takie punkty pokazują, gdzie obieg faktur wymaga uproszczenia. Często problemem nie jest sama liczba etapów, lecz brak jasnej informacji, kto ma wykonać następną czynność.
Zaprojektuj docelowe etapy obiegu dokumentów księgowych
Po opisaniu stanu obecnego można stworzyć prostszy proces docelowy. W typowym obiegu faktury kosztowej mogą występować następujące etapy:
- wpływ i rejestracja dokumentu,
- przypisanie dokumentu do właściwej osoby, kosztu, zamówienia lub projektu,
- uzupełnienie wymaganych informacji,
- akceptacja merytoryczna albo kosztowa,
- kontrola księgowa,
- księgowanie,
- nadanie końcowego statusu i przekazanie do archiwum.
Nie każda firma potrzebuje dokładnie takiej kolejności. W małej działalności kilka czynności może wykonywać jedna osoba, natomiast w większej organizacji dokument może przechodzić przez kilka działów. Najważniejsze jest to, aby każdy etap miał określony cel i prowadził do konkretnego rezultatu.
Nadaj dokumentom jednoznaczne statusy
Status powinien pokazywać, co już zostało wykonane i jaka czynność jest potrzebna dalej. Mogą to być oznaczenia takie jak:
- nowy,
- zarejestrowany,
- wymaga uzupełnienia,
- oczekuje na akceptację,
- zaakceptowany,
- przekazany do księgowości,
- zaksięgowany,
- odrzucony,
- zamknięty.
Nie należy tworzyć kilku statusów oznaczających prawie to samo. Jeżeli pracownicy nie potrafią wyjaśnić różnicy między dwoma oznaczeniami, jedno z nich prawdopodobnie jest zbędne.
Każdy status powinien uruchamiać określone działanie albo informować o zakończeniu procesu. Status „oczekuje na akceptację” musi wskazywać, kto ma zaakceptować dokument. Samo oznaczenie „w trakcie” nie daje takiej informacji i utrudnia znalezienie przyczyny opóźnienia.
Ustal warunki przejścia między etapami
Dokument nie powinien trafiać dalej wyłącznie dlatego, że poprzednia osoba skończyła z nim pracę. Trzeba określić, jakie warunki muszą być spełnione przed zmianą statusu.
Przykładowo faktura może zostać przekazana do księgowości dopiero po przypisaniu do odpowiedniego kosztu, uzupełnieniu wymaganego opisu i uzyskaniu akceptacji. Jeżeli któregoś elementu brakuje, dokument powinien trafić na ścieżkę uzupełnienia, a nie pozostawać bez właściciela.
Dla każdego etapu należy wskazać:
- wymagane dane wejściowe,
- osobę lub rolę wykonującą czynność,
- rezultat czynności,
- warunek przekazania dokumentu dalej,
- sposób postępowania w przypadku braków.
Określ terminy i sposób obsługi wyjątków
Terminy powinny wynikać z rytmu pracy firmy, terminów płatności, częstotliwości przekazywania dokumentów do księgowości i harmonogramu zamknięcia miesiąca. Jeden termin dla wszystkich czynności może być niepraktyczny, ponieważ innego czasu wymaga rejestracja dokumentu, a innego wyjaśnienie niezgodności.
Proces musi również określać, co zrobić, gdy dokument jest niekompletny, przesłany drugi raz, wystawiony z błędem albo przypisany do niewłaściwej osoby. Potrzebna jest prosta ścieżka zwrotu lub wyjaśnienia, która prowadzi dokument z powrotem do właściwego etapu.
Przypisz odpowiedzialność za każdy etap
Każda czynność powinna mieć właściciela. Nie wystarczy zapisać, że dokument sprawdza „firma” albo „dział”. Trzeba wskazać konkretną rolę, na przykład pracownika dokonującego zakupu, kierownika działu, osobę odpowiedzialną za rejestrację lub księgowość.
Role lepiej opisywać stanowiskami i funkcjami niż nazwiskami. Dzięki temu schemat nie traci aktualności po zmianie pracownika. Osobno należy ustalić zastępstwo na czas urlopu, choroby albo innej nieobecności.
W małej firmie jedna osoba może wykonywać kilka kolejnych czynności. Nadal trzeba jednak jasno określić odpowiedzialność za dokumenty, aby było wiadomo, kto aktualnie zajmuje się fakturą i kto powinien przejąć ją w razie nieobecności.
Należy też ustalić zakres dostępu. Osoba opisująca zakup nie zawsze musi mieć wgląd w całą dokumentację księgową, natomiast księgowość powinna otrzymać informacje potrzebne do prawidłowego wykonania swojej części procesu.
Dobierz formę obiegu do gotowego procesu
Obieg może być papierowy, elektroniczny albo hybrydowy. Wybór formy powinien nastąpić dopiero po określeniu etapów, statusów, odpowiedzialności i zasad obsługi wyjątków.
Nawet rozbudowany program nie uporządkuje procesu, jeżeli firma nie wie, kto rejestruje dokument, jakie informacje trzeba uzupełnić i kiedy faktura może zostać przekazana dalej. System może wymusić wykonanie zaprojektowanych czynności, ale nie zastąpi ich logicznego uporządkowania.
Jeżeli dokumenty trafiają do firmy cyfrowo, proces obejmuje kilka osób albo potrzebna jest historia zmian statusu, elektroniczny obieg dokumentów może ułatwić kontrolowanie całej drogi faktury. Nadal powinien jednak odzwierciedlać wcześniej przygotowaną mapę, a nie narzucać przypadkowy sposób pracy.
Zapisz schemat przepływu dokumentów
Pierwsza wersja schematu nie musi powstawać w specjalistycznym programie. Można przygotować ją na kartce, tablicy albo w arkuszu. Ważniejsze od wyglądu diagramu jest jednoznaczne opisanie kolejnych decyzji.
Dla każdego etapu warto zapisać co najmniej:
| Etap | Co trzeba ustalić | Przykładowy rezultat lub status |
|---|---|---|
| Wpływ | Kanał odbioru i osobę rejestrującą | Dokument zarejestrowany |
| Uzupełnienie | Wymagane dane i opis | Gotowy do akceptacji |
| Akceptacja | Osobę decyzyjną i sposób odmowy | Zaakceptowany lub zwrócony |
| Kontrola księgowa | Zakres sprawdzenia dokumentu | Gotowy do księgowania |
| Księgowanie | Warunki ujęcia w ewidencji | Zaksięgowany |
| Zamknięcie | Miejsce przechowywania ostatecznej wersji | Zamknięty i zarchiwizowany |
Tabela jest punktem wyjścia, a nie gotową procedurą dla każdej organizacji. Poszczególne firmy mogą potrzebować dodatkowych etapów, na przykład przypisania dokumentu do zamówienia, projektu lub oddziału.
Po sprawdzeniu schematu na rzeczywistych fakturach można na jego podstawie przygotować instrukcję obiegu dokumentów, która opisze sposób postępowania w formie dostępnej dla pracowników.
Przetestuj proces na rzeczywistych dokumentach
Przed zastosowaniem schematu w całej firmie warto przeprowadzić próbę na dokumentach z jednego działu albo jednego okresu rozliczeniowego. Test powinien objąć nie tylko prawidłową fakturę, ale również dokument z brakującymi informacjami, duplikat, korektę i przypadek wymagający dodatkowego wyjaśnienia.
Trzeba też sprawdzić, co stanie się podczas nieobecności jednej z osób. Jeżeli dokument zatrzymuje się do czasu jej powrotu, zastępstwo nie zostało opisane wystarczająco precyzyjnie.
Podczas próby należy obserwować:
- gdzie dokument czeka najdłużej,
- czy każda osoba rozumie aktualny status,
- czy wiadomo, kto ma wykonać kolejne zadanie,
- czy te same dane nie są wpisywane kilka razy,
- czy można szybko odnaleźć aktualną wersję,
- czy dokument dociera do księgowości w odpowiednim czasie.
Jeżeli pracownicy muszą regularnie pytać, gdzie znajduje się faktura albo co oznacza jej status, schemat wymaga poprawy. Warto wtedy skrócić ścieżkę, doprecyzować nazwę statusu albo wskazać jedno miejsce przechowywania dokumentu.
Sprawdź, czy plan obiegu jest kompletny
Gotowy plan powinien pozwalać jednoznacznie odpowiedzieć na następujące pytania:
- Gdzie trafia każdy nowy dokument?
- Kto potwierdza jego otrzymanie?
- Jak rozpoznać aktualny status?
- Kto wykonuje kolejną czynność?
- Jakie informacje są wymagane przed przekazaniem dalej?
- Ile czasu można przeznaczyć na dany etap?
- Co dzieje się z dokumentem niekompletnym?
- Kto zastępuje nieobecną osobę?
- Jak rozpoznawane są duplikaty?
- Kiedy dokument uznaje się za zamknięty?
- Gdzie znajduje się jego ostateczna wersja?
Jeżeli każda osoba uczestnicząca w procesie potrafi bez dodatkowych ustaleń przeprowadzić dokument od wpływu do księgowania, plan spełnia swoje zadanie. Profesjonalny wygląd diagramu ma mniejsze znaczenie niż to, czy proces jest jednoznaczny, możliwy do wykonania i odporny na typowe zakłócenia.
