Artykuł sponsorowany.
Dobry program do KSeF pozwala nie tylko odbierać faktury, ale również automatyzować ich dalszy obieg, akceptację, księgowanie i archiwizację.
Dlaczego sam dostęp do KSeF może nie wystarczyć?
Krajowy System e-Faktur porządkuje sposób wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z ich obsługą w przedsiębiorstwie. Po otrzymaniu faktury nadal trzeba zdecydować, czego dotyczy koszt, kto powinien go zaakceptować, do którego działu należy dokument i kiedy powinien zostać przekazany do księgowości.
W niewielkiej firmie ręczna obsługa może jeszcze być możliwa. Przy większej liczbie dokumentów szybko jednak pojawia się problem powtarzalnych czynności. Pracownik musi kontrolować nowe faktury, pobierać je, przekazywać dalej i pilnować kolejnych etapów procesu.
Właśnie dlatego program do KSeF powinien być traktowany nie tylko jako narzędzie do odbierania dokumentów, ale jako element szerszego systemu zarządzania fakturami.
Automatyzacja obsługi faktur z KSeF
Przy dużej liczbie dokumentów nawet pozornie proste czynności, takie jak pobieranie faktur czy przekazywanie ich do odpowiednich osób, mogą zajmować pracownikom wiele godzin każdego miesiąca.
Program do KSeF może wspierać między innymi automatyczne pobieranie dokumentów, przekazywanie ich do właściwych użytkowników, obsługę akceptacji oraz dalsze przekazywanie danych do systemów wykorzystywanych przez firmę.
Dzięki temu pracownicy nie muszą wykonywać każdego kroku samodzielnie. Ich zadaniem pozostaje przede wszystkim kontrolowanie dokumentów i podejmowanie decyzji wymagających wiedzy biznesowej lub księgowej.
KSeF i integracja z systemami firmy
W wielu przedsiębiorstwach KSeF jest tylko jednym z kilku systemów wykorzystywanych do obsługi finansów. Firma może korzystać dodatkowo z ERP, programu księgowego, systemu obiegu dokumentów czy elektronicznego archiwum.
Brak integracji oznacza konieczność ręcznego przenoszenia danych pomiędzy poszczególnymi rozwiązaniami. To nie tylko strata czasu, ale również ryzyko pomyłek.
Program do KSeF może pełnić funkcję łącznika pomiędzy KSeF a pozostałymi systemami. Dane z faktury mogą zostać przekazane do odpowiedniego procesu, a następnie trafić do systemu księgowego lub ERP.
W ten sposób przedsiębiorstwo buduje spójny proces obsługi dokumentów zamiast kilku niezależnych etapów.
Program do KSeF a elektroniczny obieg dokumentów
Samo pobranie faktury nie oznacza jeszcze, że dokument został prawidłowo obsłużony. W większości firm faktura kosztowa musi przejść przez kilka etapów.
Może zostać przypisana do konkretnego projektu lub centrum kosztów, zaakceptowana przez kierownika, zweryfikowana przez księgowość i przekazana do systemu finansowo-księgowego. Na końcu powinna zostać odpowiednio zarchiwizowana.
Dlatego program do KSeF najlepiej sprawdza się wtedy, gdy jest częścią elektronicznego obiegu dokumentów. Faktura nie pozostaje wówczas jedynie dokumentem odebranym z KSeF, ale automatycznie trafia do ustalonego workflow.
Możliwość połączenia KSeF z obsługą faktur i wewnętrznym obiegiem dokumentów pozwala ograniczyć korzystanie z poczty elektronicznej, ręczne przekazywanie plików i wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji.
Jak widać, KSeF cyfryzuje sposób przekazywania faktur, ale dopiero połączenie go z elektronicznym obiegiem dokumentów pozwala wykorzystać pełny potencjał automatyzacji. Faktura może być automatycznie pobrana, przekazana do właściwej osoby, zaakceptowana, zaksięgowana i zarchiwizowana.
Takie podejście ogranicza ręczną pracę, przyspiesza obsługę dokumentów i zwiększa kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa. Więcej informacji o rozwiązaniach wspierających pobieranie faktur z KSeF oraz ich dalszy obieg można znaleźć na wskazanej stronie.
FAQ
Co dzieje się z fakturą po pobraniu z KSeF?
Pobrana faktura może zostać skierowana do określonego workflow. W zależności od przyjętego procesu może trafić do odpowiedniej osoby w celu akceptacji, następnie do dekretacji i księgowania, a na końcu do archiwum. Poszczególne etapy można dostosować do zasad obowiązujących w firmie.
Czy można automatycznie kierować faktury do konkretnych osób?
Tak. W systemie można określić reguły, według których dokumenty są kierowane do odpowiednich pracowników lub działów. Przykładowo faktury związane z konkretnym projektem mogą trafić do osoby odpowiedzialnej za jego budżet, a inne dokumenty bezpośrednio do księgowości.
Jakie są największe korzyści z automatyzacji obsługi faktur z KSeF?
Najważniejsze korzyści to oszczędność czasu, ograniczenie ręcznych czynności, mniejsze ryzyko błędów, szybsza akceptacja kosztów oraz lepsza kontrola nad statusem dokumentów. Firma może również łatwiej monitorować, które faktury zostały już zaakceptowane, a które nadal oczekują na decyzję.
