Wystawienie faktury VAT kontrahentowi i prawidłowe jej ujęcie w księgach wcale nie oznacza, że nie można jej skorygować. Wręcz przeciwnie – jeśli zachodzą ku temu odpowiednie przesłanki, przedsiębiorca ma prawo dokonać niezbędnej korekty. Wbrew pozorom nie jest to nic trudnego, jednak trzeba pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Jakich?
Czym jest faktura korygująca?
Dokumentowanie sprzedaży przy pomocy faktur jest niezwykle powszechne, jednak nie oznacza to, że przy wystawianiu faktur nie popełniamy błędów. Co do zasady chronią nas przed nimi nowoczesne programy księgowe, jednak i one nie są w stanie ustrzec nas przed zastosowaniem niewłaściwej ceny czy stawki podatku. Jak poprawić błąd?
W takich właśnie sytuacjach z pomocą przychodzi faktura korygująca, czyli faktura, która ma na celu skorygowanie wszelkich nieprawidłowości na fakturze przekazanej kontrahentowi. Poprawa błędów na fakturach jest niezwykle prosta. Nie wymaga bowiem stosowania zaawansowanych operacji księgowych, a jedynie wystawienia kolejnej faktury, która będzie odpowiednio oznaczona i która zawierać będzie wszystkie informacje wymagane przez obowiązujące przepisy podatkowe.
Jakie informacje musi zawierać faktura korygująca?
By prawidłowo wystawić fakturę korygującą, warto zajrzeć do ustawy o podatku VAT, która jasno precyzuje, jakie informacje powinny się na niej znaleźć. Kluczowe jest przede wszystkim to, by fakturę korygującą odpowiednio oznaczyć – musi się na niej znaleźć fraza „faktura korygująca” lub „korekta”. Następnie uzupełniamy datę wystawienia dokumentu oraz podajemy kolejny numer faktury.
Następnym istotnym elementem, który powinniśmy zawrzeć na dokumencie, są dane pochodzące z oryginalnej faktury, której dotyczy wystawiana korekta, czyli:
- data wystawienia,
- numer faktury,
- dane nabywcy i sprzedawcy,
- numery NIP stron,
- data dokonania / zakończenia dostawy, data wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o ile jest inna,
- nazwa towaru / usługi, które objęte są korektą.
Konieczne jest również wskazanie na przyczynę korekty oraz dokonanie niezbędnych korekt wskazanych pozycji z faktury oryginalnej.
Kiedy wystawia się faktury korygujące?
Sytuacje, w których konieczne jest wystawienie faktury korygującej również jasno zostały wskazane w ustawie o podatku od towarów i usług (art. 106j). Fakturę korygującą przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury oryginalnej:
- udzielił rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
- udzielił opustów i obniżek po dokonaniu sprzedaży,
- otrzymał od kontrahenta zwrot w postaci towarów i opakowań,
- dokonał zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- podwyższył cenę,
- stwierdził pomyłkę w cenie, stawce podatku, kwocie podatku lub jakiejkolwiek pozycji.
Mówiąc prościej, korekta faktury powinna być dokonana w każdej sytuacji, kiedy zidentyfikowano jakikolwiek błąd na oryginalnej fakturze, gdy doszło do zwrotu lub zmiany oryginalnej ceny zakupionego towaru czy usługi.
