Dysponowanie nowoczesnymi technologiami cyfrowymi to jeden z warunków, który musi zostać spełniony, aby nasze przedsiębiorstwo rozwijało się w dynamicznym tempie. Jednym z obszarów, który wymaga wielu nakładów na implementację odpowiednich rozwiązań, jest księgowość. Mowa tutaj przede wszystkim o technologii OCR oraz oprogramowaniu ERP. Dzięki nim wypełnianie różnego rodzaju formalności staje się całkowicie zautomatyzowane, a dodatkowo znacząco ograniczone zostaje ryzyko występowania różnego rodzaju błędów.
Technologia OCR – jak pomaga wprowadzić ideę łatwej księgowości w życie?
OCR (z ang. optical character recognition – optyczne rozpoznawanie znaków) to technologia pozwalająca na identyfikowanie tekstu w konkretnym dokumencie. Dzięki tej technologii mamy możliwość niezwykle szybkiego przekształcenia zdjęć bądź skanów PDF na edytowalne dokumenty tekstowe, co znacząco ułatwia wykonywanie codziennej pracy biurowej.
Technologia OCR łączy funkcje przetwarzania języka naturalnego, zaawansowanego rozpoznawania różnych znaków i uczenia maszynowego. Nowoczesne systemy OCR mogą przetwarzać dziesiątki różnych rodzajów dokumentów i są nieocenionym wsparciem podczas procesu digitalizacji i odciążają pracowników w wykonywaniu powtarzalnych czynności.
Zastosowanie OCR w dziale księgowości może polegać np. na skanowaniu faktur i odczytywaniu z nich wszystkich niezbędnych danych, takich jak numer faktury, dane kontaktowe kontrahenta, termin płatności, stawka podatku, kwota netto i brutto. W ten sposób znacząco skraca się czas sporządzania odpowiedniej dokumentacji, co przyczynia się do poprawy efektywności pracowników i zadowolenia klientów. Zidentyfikowane przez system OCR dane należy jedynie zweryfikować oraz wybrać właściwy schemat księgowy.
Skanowanie faktur OCR w praktyce
Jeżeli pracownicy otrzymują od swoich klientów potrzebne dokumenty w wersji papierowej, mogą samodzielnie je zeskanować. Wystarczy, że użyją zintegrowanego z systemem urządzenia wyposażonego w funkcję identyfikacji tekstu, a już chwilę później będą mogli wprowadzić w dokumencie dane z poziomu komputera, ponieważ otrzymają dostęp do w pełni edytowalnego pliku .docx.
Jakie korzyści przynosi skorzystanie z technologii OCR?
Technologia OCR została stworzona przede wszystkim po to, by usprawnić w przedsiębiorstwach proces cyfryzacji, ograniczyć zużycie papieru oraz odciążyć pracowników biurowych. Za sprawą OCR proces tworzenia dokumentacji jest zdecydowanie krótszy, dzięki czemu wszelkie sprawy księgowe są załatwiane zdecydowanie szybciej.
Wystarczy wprowadzić do systemu skan lub zdjęcie, a lada moment będziemy mieli dostęp do gotowego, w pełni edytowalnego pliku. Gdy dysponujemy systemem OCR, możemy wprowadzać faktury z dowolnie wybranego formatu plików – pdf, png, jpg, docx itd.
OCR przyczynia się do automatyzacji wielu czynności, ponieważ określone dane w dokumentach można zapisać, a następnie w łatwy sposób eksportować do kolejnych plików. W ten sposób księgowi nie muszą samodzielnie przepisywać treści do systemu, ponieważ wystarczy, że klikną na odpowiednią opcję. Pozwala to na oszczędzenie znacznej ilości czasu a także zredukowanie kosztów zatrudnienia.
Rola systemów ERP w procesie usprawniania funkcjonowania działu księgowości
System ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) to określenie dla kompleksowego oprogramowania, dzięki któremu można zarządzać wszystkimi procesami realizowanymi w danym przedsiębiorstwie – księgowości, finansach, sprzedaży, kadrach, zaopatrzeniu, produkcji itd.
Szczególnie istotna jest implementacja systemu ERP w dziale księgowości. Księgowi wykonują bardzo ważną pracę, która ma wpływ na to, w jaki sposób firma jest postrzegana przez klientów i kontrahentów. Zadania związane z obsługą księgową są szczególnie istotne także dlatego, że muszą one być realizowane zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawnymi. W przypadku, gdy wszystkie czynności są wykonywane ręcznie, ryzyko wystąpienia pomyłek jest dość duże.
Gdy dysponujemy systemem ERP w dziale księgowości, możemy w szybki i zautomatyzowany sposób wystawiać dokumenty oraz ograniczyć ryzyko pojawienia się błędów praktycznie do zera. Co więcej, w przypadku gdy system ERP jest wdrożony w całym przedsiębiorstwie, pracownicy wszystkich działów korzystają z jednolitego oprogramowania, co znacząco usprawnia obieg informacji w firmie. Każda informacja może być wykorzystana do przygotowania odrębnego raportu.
