Aby obliczyć potrzebny metraż biura, należy ustalić maksymalną liczbę osób obecnych jednocześnie, policzyć przestrzeń zajmowaną przez stanowiska, dodać sale spotkań, zaplecze, przejścia i miejsca do przechowywania, a na końcu uwzględnić uzasadniony zapas. Na etapie wstępnego przeglądania ofert można przyjąć około 8-12 m² całkowitej powierzchni na jedną osobę, ale dokładniejszy wynik powinien wynikać z rzeczywistych funkcji biura.
Jak obliczyć potrzebny metraż biura – podstawowy wzór
Najprostszy sposób obliczenia powierzchni biurowej można zapisać następująco:
potrzebny metraż biura = powierzchnia stanowisk pracy + pomieszczenia dodatkowe + zaplecze i komunikacja + zapas powierzchni
Każdy element powinien zostać policzony osobno. Dzięki temu można sprawdzić, z czego wynika otrzymany metraż i które potrzeby firmy zajmują najwięcej miejsca.
Do szybkiego oszacowania można zastosować również uproszczony wzór:
liczba osób obecnych jednocześnie × 8-12 m²
Przykładowo firma, w której jednego dnia pracuje w biurze maksymalnie 10 osób, może rozpocząć poszukiwania od lokali o powierzchni około 80-120 m². Jest to jednak szeroki przedział pomocny jedynie przy wstępnej selekcji ofert. Nie uwzględnia jeszcze szczególnych potrzeb, takich jak duża sala konferencyjna, archiwum, recepcja czy dodatkowe pomieszczenia do rozmów.
Wskaźnika 8-12 m² nie należy traktować jako normy prawnej ani uniwersalnej wartości odpowiedniej dla każdej organizacji. Biura o tej samej liczbie pracowników mogą potrzebować zupełnie innego metrażu, jeżeli różnią się sposobem pracy, liczbą spotkań lub wymaganiami dotyczącymi przechowywania dokumentów i sprzętu.
Krok 1. Ustal, ile osób będzie jednocześnie w biurze
Punktem wyjścia nie zawsze jest całkowita liczba zatrudnionych. Znacznie ważniejsza jest największa przewidywana liczba osób korzystających z biura w tym samym czasie.
Jeżeli firma zatrudnia 30 pracowników, ale część zespołu pracuje zdalnie, w terenie albo w różnych godzinach, przygotowanie 30 stałych stanowisk może prowadzić do wynajęcia niepotrzebnie dużej powierzchni. Z drugiej strony przyjęcie średniej frekwencji również może być ryzykowne. Średnia nie pokaże dni, w których w biurze odbywają się spotkania całego zespołu lub większość pracowników pojawia się jednocześnie.
Przed wykonaniem obliczeń warto ustalić:
- ilu pracowników jest przypisanych do danego biura,
- ile osób zazwyczaj przychodzi w poszczególne dni tygodnia,
- jaka była najwyższa frekwencja w ostatnich miesiącach,
- czy planowane są dni zespołowe, szkolenia lub spotkania stacjonarne,
- ilu gości i współpracowników zewnętrznych może przebywać w biurze.
Liczba pracowników nie zawsze oznacza liczbę biurek
W firmie pracującej całkowicie stacjonarnie liczba stanowisk będzie zwykle zbliżona do liczby osób obecnych. Inaczej wygląda sytuacja w organizacji hybrydowej, gdzie część pracowników korzysta z biura tylko w wybrane dni.
W takim przypadku trzeba najpierw określić szczytową frekwencję, a dopiero później ustalić liczbę stanowisk w biurze hybrydowym. Obliczenia powinny uwzględniać także niewielki bufor na nieplanowaną obecność, wdrożenie nowej osoby lub wizytę pracownika z innego oddziału.
Krok 2. Oblicz powierzchnię potrzebną na stanowiska pracy
Powierzchnia stanowiska nie ogranicza się do wymiarów blatu. Trzeba uwzględnić także miejsce na krzesło, możliwość jego odsunięcia, bezpieczne dojście, szafki, urządzenia oraz przestrzeń pozwalającą pracownikom swobodnie się poruszać.
Jeżeli na etapie wstępnego planowania przyjmowana jest przykładowa wartość dla pojedynczego stanowiska, należy jasno określić, co ona obejmuje. Inaczej łatwo policzyć tę samą przestrzeń dwa razy, na przykład najpierw w powierzchni stanowiska, a później ponownie jako komunikację.
Na rzeczywistą powierzchnię strefy roboczej wpływają między innymi:
- wymiary biurek,
- rozmieszczenie monitorów i pozostałego sprzętu,
- liczba szafek i kontenerów,
- szerokość przejść,
- ustawienie stanowisk względem ścian, okien i drzwi,
- obecność słupów, wnęk oraz innych ograniczeń lokalu.
Dlatego końcowy wynik trzeba zawsze sprawdzić na rzucie. Lokal o regularnym kształcie może pomieścić więcej funkcjonalnych stanowisk niż biuro o tej samej powierzchni, ale z dużą liczbą korytarzy, skosów lub trudnych do wykorzystania narożników.
Co oznacza minimum 2 m² na pracownika
W przepisach dotyczących pomieszczeń stałej pracy wskazano, że na każdego pracownika przebywającego jednocześnie w pomieszczeniu powinno przypadać co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi oraz 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia.
Nie oznacza to jednak, że całe biuro można obliczyć według wzoru:
liczba pracowników × 2 m²
Wolna powierzchnia podłogi nie obejmuje miejsca zajętego przez biurka, szafy, urządzenia i pozostałe wyposażenie. Wymóg dotyczący objętości oznacza również, że znaczenie ma wysokość pomieszczenia.
Wartości te określają minimalne warunki pomieszczenia pracy, a nie zalecany całkowity metraż komfortowego biura. Zgodność konkretnej powierzchni z wymaganiami BHP, przepisami budowlanymi i ochroną przeciwpożarową powinna zostać potwierdzona przez osoby posiadające odpowiednie kompetencje.
Krok 3. Dodaj powierzchnię poza stanowiskami
Po obliczeniu strefy roboczej trzeba sporządzić listę pozostałych pomieszczeń i funkcji. To właśnie dodatkowa powierzchnia poza stanowiskami często decyduje o tym, czy firma zmieści się w lokalu, który na pierwszy rzut oka wydawał się wystarczający.
W zależności od sposobu działania organizacji potrzebne mogą być:
- sala konferencyjna,
- małe pomieszczenie do spotkań online,
- miejsce do cichych rozmów,
- kuchnia lub aneks,
- strefa socjalna,
- recepcja i poczekalnia,
- szatnia albo miejsce na odzież,
- archiwum,
- magazyn podręczny,
- punkt z drukarkami,
- szafa techniczna lub serwerownia.
Nie każda firma potrzebuje wszystkich wymienionych pomieszczeń. Biuro obsługujące wielu klientów może wymagać większej poczekalni i kilku sal spotkań, podczas gdy zespół wykonujący pracę indywidualną będzie potrzebował przede wszystkim odpowiedniej liczby stanowisk oraz miejsc zapewniających ciszę.
Najdokładniejsza metoda polega na wpisaniu każdej funkcji do osobnego zestawienia, określeniu jej liczby i przyjęciu roboczej powierzchni. Dopiero suma tych pozycji pokazuje, ile miejsca faktycznie potrzeba.
Krok 4. Uwzględnij komunikację i zapas powierzchni
Między stanowiskami i pomieszczeniami muszą znajdować się przejścia pozwalające swobodnie korzystać z całego biura. Powierzchni komunikacyjnej nie należy pomijać, ponieważ nawet dobrze dobrane pomieszczenia nie stworzą funkcjonalnego układu, jeżeli dojścia będą zbyt ciasne lub będą przecinały miejsca pracy.
Po dodaniu komunikacji można uwzględnić zapas powierzchni w biurze. Powinien on wynikać z konkretnych planów, a nie z założenia, że większy lokal zawsze będzie bezpieczniejszym wyborem.
Bufor może być uzasadniony, gdy firma:
- ma zatwierdzone rekrutacje,
- spodziewa się zwiększenia frekwencji,
- okresowo przyjmuje praktykantów lub współpracowników,
- potrzebuje możliwości dostawienia kilku stanowisk,
- nie określiła jeszcze ostatecznej wielkości jednej ze stref.
Zapas warto wykazywać jako osobną część obliczenia. Pozwala to odróżnić metraż potrzebny obecnie od powierzchni wynajmowanej z myślą o przyszłości. Zbyt duży bufor będzie generował koszty przez cały okres umowy, nawet jeśli firma nigdy go nie wykorzysta.
Przykład obliczenia metrażu biura dla małej firmy
Załóżmy, że firma zatrudnia 12 osób, ale maksymalnie 10 z nich przebywa w biurze jednocześnie. Potrzebuje 10 stanowisk, jednej sali spotkań, niewielkiego pokoju do rozmów online, kuchni oraz podstawowej przestrzeni do przechowywania.
Szybkie oszacowanie wygląda następująco:
10 osób × 8-12 m² = około 80-120 m²
Aby zawęzić ten przedział, trzeba rozpisać poszczególne funkcje.
| Element | Przykładowe założenie | Powierzchnia |
|---|---|---|
| Stanowiska i najbliższa przestrzeń robocza | 10 × 5,5 m² | 55 m² |
| Sala spotkań | 1 pomieszczenie | 12 m² |
| Mały pokój do rozmów | 1 pomieszczenie | 6 m² |
| Kuchnia i strefa socjalna | według potrzeb zespołu | 9 m² |
| Wejście, drukarki i przechowywanie | łącznie | 8 m² |
| Komunikacja wewnętrzna | założenie do weryfikacji | 12 m² |
| Suma przed buforem | 102 m² | |
| Przykładowy bufor 10% | około 10 m² | |
| Potrzebny metraż | około 112 m² |
Podane wartości są wyłącznie przykładem sposobu liczenia. Nie stanowią uniwersalnych norm. Firma wykorzystująca większe biurka, przyjmująca wielu klientów lub przechowująca dokumentację może potrzebować więcej miejsca. Z kolei organizacja korzystająca ze wspólnych sal i kuchni dostępnych poza wynajmowanym lokalem może zmieścić się na mniejszej powierzchni.
Przykład pokazuje również, dlaczego warto najpierw wyznaczyć szeroki przedział, a następnie rozpisać funkcje. Wstępny zakres wynosił 80-120 m², natomiast szczegółowe obliczenie wskazało, że firma powinna poszukiwać lokalu o powierzchni zbliżonej do górnej części tego przedziału.
Jak sprawdzić wynik na konkretnej ofercie biura
Własnego obliczenia nie zawsze można bezpośrednio porównać z metrażem podanym w ogłoszeniu. Oferta może wskazywać powierzchnię samego lokalu albo wartość powiększoną o udział w recepcji, korytarzach, toaletach i innych częściach wspólnych budynku.
Przed porównaniem ofert trzeba więc sprawdzić, czy podana wartość oznacza powierzchnię netto czy brutto. Różnica może sprawić, że firma zapłaci za więcej metrów, niż będzie mogła samodzielnie zaaranżować.
Właściciela lub pośrednika warto poprosić o:
- aktualny i zwymiarowany rzut lokalu,
- informację o sposobie obliczenia powierzchni,
- wskazanie pomieszczeń wspólnych,
- przykładową aranżację stanowisk,
- sprawdzenie, czy planowane funkcje można rozmieścić w dostępnej przestrzeni.
Końcowym wynikiem kalkulacji powinien być rozsądny przedział, na przykład 105-115 m², a nie jedna pozornie dokładna liczba. Takie podejście pozwala porównywać lokale o różnych układach i wybrać powierzchnię, która rzeczywiście pomieści stanowiska, zaplecze oraz potrzebne przejścia.
