Wykorzystanie powierzchni biurowej mierzy się przez porównanie rzeczywistej zajętości biurek, sal i innych stref z ich dostępną pojemnością lub czasem dostępności. Pomiar należy prowadzić przez kilka typowych tygodni, a wyniki analizować osobno dla poszczególnych dni, godzin i rodzajów przestrzeni. Sama średnia nie wystarcza - potrzebne są również dane o obłożeniu szczytowym, ponieważ to ono pokazuje, czy w najbardziej popularnych terminach pracownikom nie brakuje miejsc.
Co oznacza wykorzystanie powierzchni biurowej?
Wskaźnik wykorzystania biura pokazuje, jaka część dostępnej przestrzeni jest rzeczywiście używana w analizowanym czasie. Może dotyczyć całego lokalu, piętra, stanowisk pracy, sal konferencyjnych, stref współpracy, miejsc do cichej pracy albo przestrzeni socjalnych.
Nie należy jednak sprowadzać analizy wyłącznie do liczby obecnych osób. Pracownik może być w biurze, ale przez większość dnia korzystać z sal spotkań, przestrzeni projektowej lub strefy wspólnej, pozostawiając przypisane biurko puste. Dlatego frekwencja pracowników w biurze i wykorzystanie konkretnych części powierzchni powinny być mierzone oddzielnie.
Frekwencja, obłożenie i wykorzystanie
Te trzy pojęcia opisują różne zjawiska:
- Frekwencja określa, ilu pracowników pojawiło się danego dnia w biurze.
- Obłożenie pokazuje, ile miejsc jest zajętych w konkretnym momencie.
- Wykorzystanie wskazuje, jak często lub jak długo dany zasób był używany w całym badanym okresie.
Przykładowo 70 osób może wejść danego dnia do biura wyposażonego w 80 stanowisk, ale nie oznacza to, że wszystkie te osoby jednocześnie korzystają z biurek. Część może przebywać na spotkaniach, poza budynkiem lub w innych strefach. Pomiar obłożenia stanowisk pracy powinien więc opierać się na rzeczywistej zajętości, a nie wyłącznie na danych z wejścia.
Jak przygotować pomiar wykorzystania biura?
Przed rozpoczęciem zbierania danych trzeba określić cel analizy. Inne informacje będą potrzebne do oceny liczby biurek, inne do sprawdzenia dostępności sal, a jeszcze inne do ustalenia, które części biura pozostają niewykorzystane.
Celem pomiaru może być między innymi:
- wykrycie pustych stanowisk,
- sprawdzenie, czy liczba biurek odpowiada obecności pracowników,
- ocena wykorzystania sal konferencyjnych,
- identyfikacja przeciążonych stref,
- porównanie wykorzystania biura w różnych dniach tygodnia,
- ocena skutków zmiany zasad pracy stacjonarnej lub hybrydowej.
Podziel biuro na mierzalne zasoby
Analiza zajętości powierzchni powinna rozpocząć się od inwentaryzacji. Należy policzyć dostępne stanowiska pracy, sale, miejsca w salach oraz pozostałe strefy, które mają zostać objęte pomiarem.
Warto zapisać również godziny dostępności i okresowe wyłączenia. Stanowisko, którego nie można używać z powodu awarii, remontu albo braku wyposażenia, nie powinno zwiększać mianownika we wskaźniku obłożenia. Podobnie sala czasowo wyłączona z użytkowania nie może być traktowana jako dostępna przez cały dzień.
Ustal, co oznacza zajęte miejsce
Zasady muszą być jednakowe w całym okresie pomiarowym. Trzeba ustalić między innymi, czy stanowisko z pozostawionym komputerem, ale bez pracownika, jest uznawane za zajęte oraz po jakim czasie nieobecności można uznać je za wolne.
W przypadku sal należy rozróżnić rezerwację od faktycznego użycia. Zarezerwowane pomieszczenie, do którego nikt nie przyszedł, nie powinno być liczone jako wykorzystane. Jeżeli definicje będą zmieniane w trakcie badania, porównanie poszczególnych dni przestanie być wiarygodne.
Wybierz reprezentatywny okres
Jednorazowy obchód nie pokazuje rzeczywistego sposobu używania biura. Pomiar powinien obejmować co najmniej kilka pełnych, typowych tygodni oraz wszystkie dni robocze.
Nie należy opierać decyzji na danych z okresu świątecznego, wakacyjnego, przeprowadzki, firmowego wydarzenia lub wyjątkowego projektu wymagającego obecności całego zespołu. Jeżeli takie dni wystąpią, trzeba je oznaczyć i analizować oddzielnie.
Jak obliczyć wskaźniki wykorzystania biura?
Najprostsze wskaźniki można policzyć bez specjalistycznego systemu. Wystarczy znać liczbę dostępnych miejsc i regularnie rejestrować ich zajętość.
Chwilowe obłożenie stanowisk
Wskaźnik chwilowego obłożenia pokazuje sytuację w konkretnym momencie:
Obłożenie stanowisk = liczba zajętych stanowisk / liczba dostępnych stanowisk × 100%
Jeżeli o godzinie 11:00 zajęte są 42 z 60 dostępnych biurek, obłożenie wynosi:
42 / 60 × 100% = 70%
Taki wynik jest jedynie fotografią konkretnej chwili. Nie można na jego podstawie stwierdzić, że biuro przez cały dzień jest wykorzystywane w 70%.
Średnie obłożenie biura
Aby obliczyć średnie wykorzystanie na podstawie obserwacji, należy zsumować liczbę zajętych stanowisk podczas wszystkich rund i podzielić ją przez łączną liczbę stanowisk dostępnych podczas tych pomiarów:
Średnie wykorzystanie = suma zajętych stanowisk / suma dostępnych stanowisk × 100%
Załóżmy, że biuro ma 60 stanowisk, a podczas 20 rund odnotowano łącznie 540 zajętych miejsc. Łączna liczba możliwych obserwacji stanowiska wynosi 1200, ponieważ:
60 stanowisk × 20 rund = 1200
Średnie wykorzystanie wynosi więc:
540 / 1200 × 100% = 45%
Jeżeli firma korzysta z czujników zbierających dane w sposób ciągły, zamiast pojedynczych obserwacji można porównywać liczbę zajętych stanowiskogodzin z liczbą dostępnych stanowiskogodzin.
Obłożenie szczytowe
Średnia nie pokazuje, co dzieje się w najbardziej popularnych terminach. Dlatego trzeba obliczyć również obłożenie szczytowe:
Obłożenie szczytowe = największa liczba jednocześnie zajętych stanowisk / liczba dostępnych stanowisk × 100%
Jeżeli najwyższy zarejestrowany wynik wyniósł 52 zajęte miejsca na 60, obłożenie szczytowe wynosi około 87%.
Zestawienie średniego wyniku na poziomie 45% ze szczytem wynoszącym 87% pokazuje, dlaczego nie należy automatycznie usuwać połowy biurek. Niska średnia może wynikać z dużych różnic między poszczególnymi dniami, podczas gdy we wtorki i środy niemal wszystkie miejsca są potrzebne.
Frekwencja pracowników
Frekwencję można obliczyć według wzoru:
Frekwencja = liczba pracowników obecnych w biurze / liczba pracowników objętych analizą × 100%
Mianownik trzeba ustalić świadomie. Nie zawsze powinna nim być liczba wszystkich zatrudnionych. Z analizy można wyłączyć osoby przypisane do innej lokalizacji, pracowników terenowych oraz osoby długotrwale nieobecne.
Frekwencja pomaga zrozumieć skalę obecności, ale nie zastępuje danych o zajętości biurek i pomieszczeń.
Wykorzystanie sal konferencyjnych
Wykorzystanie sal najlepiej mierzyć czasowo:
Wykorzystanie sal = czas rzeczywistego używania sal / czas ich dostępności × 100%
Jeżeli sala jest dostępna przez 40 godzin tygodniowo, ale spotkania rzeczywiście odbywały się w niej przez 16 godzin, wykorzystanie wynosi 40%.
Sama wartość procentowa nie wystarcza. Należy sprawdzić także liczbę uczestników względem pojemności pomieszczenia. Jeżeli duże sale są regularnie zajmowane przez dwie osoby, a małe salki są stale niedostępne, dane mogą pomóc dobrać liczbę sal konferencyjnych do rzeczywistego sposobu pracy zespołu.
Rezerwacje a faktyczne użycie
System rezerwacji pokazuje deklarowany popyt, ale nie zawsze rzeczywiste wykorzystanie. Pracownik może zarezerwować salę lub biurko i nie pojawić się w wyznaczonym terminie.
Pomocne są dwa wskaźniki:
Realizacja rezerwacji = czas rzeczywistego użycia / czas zarezerwowany × 100%
Wskaźnik nieodbytych rezerwacji = liczba niewykorzystanych rezerwacji / liczba wszystkich rezerwacji × 100%
Porównanie rezerwacji z potwierdzonym użyciem pozwala ocenić, czy pozorny brak dostępnych miejsc wynika z rzeczywistego obłożenia, czy z blokowania zasobów przez rezerwacje, które nie są realizowane.
Jak zbierać dane o zajętości powierzchni?
Metodę należy dobrać do wielkości biura, potrzebnej dokładności, dostępnego budżetu i celu analizy. Nie każda firma potrzebuje czujników lub rozbudowanego systemu zarządzania przestrzenią.
| Metoda | Co mierzy | Zalety | Ograniczenia | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|---|---|
| Ręczne obserwacje | Zajętość podczas ustalonych rund | Niski koszt i szybkie wdrożenie | Brak danych ciągłych, ryzyko błędu obserwatora | Małe biuro lub badanie pilotażowe |
| System rezerwacji | Deklarowane zapotrzebowanie na biurka i sale | Historia popytu i popularnych godzin | Rezerwacja nie potwierdza faktycznego użycia | Biura z rezerwacją stanowisk |
| Kontrola dostępu | Liczbę wejść i obecność w budynku | Automatyczne dane o frekwencji | Nie pokazuje użycia konkretnych miejsc | Analiza obecności w lokalizacji |
| Czujniki zajętości | Rzeczywiste użycie stanowiska lub pomieszczenia | Częste i szczegółowe pomiary | Koszt, konfiguracja i kwestie prywatności | Większe biura i analiza ciągła |
| Dane z Wi-Fi lub aplikacji | Przybliżoną obecność użytkowników | Możliwość użycia istniejącej infrastruktury | Urządzenie nie zawsze odpowiada jednej osobie | Analizy zagregowane i uzupełniające |
Ręczne obserwacje
W niewielkim biurze wystarczy przygotować arkusz i przeprowadzać obchody o stałych godzinach, na przykład rano, w środku dnia i po południu. Podczas każdej rundy zapisuje się liczbę zajętych biurek, sal i pozostałych stref.
Rundy powinny odbywać się o tych samych porach przez cały okres pomiarowy. Dzięki temu wyniki z kolejnych dni można porównywać. Trzeba jednak pamiętać, że obserwacje punktowe mogą nie wychwycić krótkotrwałych okresów dużego ruchu.
System rezerwacji
Dane z rezerwacji pomagają ustalić, w jakich dniach i godzinach pracownicy deklarują potrzebę skorzystania z biurek lub sal. Są szczególnie przydatne do wykrywania powtarzających się szczytów.
Bez funkcji potwierdzania obecności nie powinny być jednak traktowane jako dowód rzeczywistego wykorzystania. Najbardziej wiarygodne wyniki daje połączenie historii rezerwacji z informacją o zameldowaniu, czujnikami lub obserwacją.
Karty dostępu
Kontrola dostępu dostarcza danych o liczbie osób wchodzących do budynku lub wydzielonej strefy. Pozwala określić frekwencję i porównać obecność między dniami.
Nie odpowiada jednak na pytanie, czy pracownik korzystał z biurka, sali albo przestrzeni wspólnej. Dane wejściowe należy więc traktować jako jeden z elementów analizy, a nie kompletny pomiar wykorzystania biura.
Czujniki i liczniki osób
Czujniki mogą rejestrować zajętość pojedynczych stanowisk, pomieszczeń lub całych stref. Ich zaletą jest możliwość gromadzenia danych przez cały dzień bez ręcznych obchodów.
Przed wdrożeniem trzeba ustalić, czy wybrana technologia mierzy obecność wystarczająco dokładnie oraz czy nie zlicza na przykład pozostawionych przedmiotów jako osoby. Nie należy również zakładać, że bardziej szczegółowe dane zawsze są potrzebne. W wielu przypadkach regularny pomiar ręczny dostarczy informacji wystarczających do podjęcia decyzji.
Jak przeprowadzić analizę krok po kroku?
Najbardziej użyteczny proces obejmuje siedem etapów.
1. Sporządź inwentaryzację
Policz dostępne biurka, sale, miejsca w salach oraz pozostałe strefy. Oznacz zasoby chwilowo wyłączone z użytkowania.
2. Zdefiniuj zasady
Ustal, co oznacza zajęte stanowisko, jak traktowane są krótkie nieobecności, kiedy rezerwacja jest uznawana za wykorzystaną i jakie godziny obejmuje pomiar.
3. Wybierz metodę
Zdecyduj, czy podstawą będą ręczne obserwacje, system rezerwacji, kontrola dostępu, czujniki czy połączenie kilku źródeł.
4. Zbieraj dane przez typowy okres
Uwzględnij wszystkie dni robocze i różne pory dnia. Oznacz nietypowe wydarzenia, które mogły zmienić zwykły poziom obecności.
5. Sprawdź jakość danych
Usuń duplikaty, oznacz awarie systemu i nie porównuj okresów obejmujących różną liczbę dostępnych miejsc. Jeżeli część obserwacji jest niekompletna, nie powinna być automatycznie łączona z pełnymi pomiarami.
6. Policz średnią i szczyt
Wyniki podziel według dnia tygodnia, godziny, strefy i typu zasobu. Jedna wartość dla całego biura może ukryć zarówno niewykorzystane części powierzchni, jak i miejsca regularnie przeciążone.
7. Powtórz analizę po zmianie
Po zmianie zasad pracy, układu biura lub liczby stanowisk należy przeprowadzić kolejny pomiar według tych samych reguł. Tylko wtedy można wiarygodnie sprawdzić, czy zmiana przyniosła oczekiwany efekt.
Jak interpretować wyniki?
Niski wskaźnik wykorzystania biura nie zawsze oznacza, że powierzchnia jest za duża. Może wynikać z nierównomiernej obecności w poszczególnych dniach, częstych spotkań poza stanowiskami, niepraktycznego rozmieszczenia biurek albo braku informacji o wolnych miejscach.
Dlatego średnią należy zawsze zestawiać z trzema dodatkowymi informacjami:
- najwyższym obłożeniem,
- częstotliwością występowania szczytów,
- rozkładem zajętości między strefami.
Jednorazowy wzrost obłożenia nie musi uzasadniać utrzymywania dużego zapasu stanowisk. Jeżeli jednak niemal pełne wykorzystanie powtarza się w każdy wtorek i środę, ograniczenie liczby biurek może utrudnić pracę zespołu.
Dopiero zestawienie średniej, szczytu i rytmu obecności pozwala zdecydować, czy można ograniczyć puste stanowiska bez wywoływania problemów w najbardziej oblegane dni.
Nie należy również stosować jednego uniwersalnego progu dobrego wykorzystania. Ten sam wynik może oznaczać co innego w firmie pracującej głównie stacjonarnie, a co innego w organizacji, w której zespoły przychodzą do biura w różne dni. Najbardziej wiarygodne jest porównywanie wyników z wcześniejszymi okresami, podobnymi strefami oraz przyjętym modelem pracy.
Jak uwzględnić prywatność pracowników?
Pomiar powinien koncentrować się na wykorzystaniu przestrzeni, a nie na szczegółowym śledzeniu zachowań konkretnych osób. Gdy jest to wystarczające, lepiej gromadzić dane zbiorcze dotyczące stanowiska, sali, strefy albo przedziału czasu.
Pracownicy powinni wiedzieć, jakie metody są stosowane, w jakim celu dane są zbierane, kto ma do nich dostęp i jak długo będą przechowywane. Zakres informacji powinien być ograniczony do tego, co rzeczywiście jest potrzebne do analizy powierzchni.
Jeżeli system pozwala identyfikować poszczególnych pracowników lub łączyć dane o obecności z innymi informacjami kadrowymi, sposób jego użycia należy wcześniej uzgodnić z osobą odpowiedzialną za ochronę danych w organizacji.
