Brief poszukiwania biura powinien być jednym, uzgodnionym dokumentem zawierającym wymagania firmy wobec biura: liczbę użytkowników, zakres powierzchni, potrzebne pomieszczenia, lokalizację, budżet, termin, standard techniczny oraz priorytet każdego kryterium. Najlepiej przygotować go w formie tabeli, w której ogólne oczekiwania zostaną zastąpione konkretnymi wartościami, przedziałami i warunkami możliwymi do sprawdzenia. Dzięki temu można szybko odrzucać niedopasowane propozycje i oceniać wszystkie oferty według tych samych zasad.
Czym jest brief poszukiwania biura?
Brief poszukiwania biura to dokument opisujący, jakiej powierzchni potrzebuje firma i jakie warunki musi spełnić przyszła siedziba. Może być wykorzystywany przez osobę prowadzącą projekt przeprowadzki, zarząd, dział administracji, doradcę reprezentującego najemcę lub pośrednika zbierającego oferty.
Nie jest to jeszcze zapytanie ofertowe ani tabela służąca do oceny konkretnych budynków. Brief porządkuje potrzeby firmy przed rozpoczęciem rozmów z wynajmującymi. Dopiero na jego podstawie można przygotować zapytanie, wyselekcjonować propozycje i stworzyć krótką listę powierzchni do obejrzenia.
Dobrze opracowana lista potrzeb przed wynajmem biura ogranicza ryzyko, że każda osoba zaangażowana w projekt będzie zgłaszała inne oczekiwania. Pozwala również uniknąć zmieniania kryteriów pod wpływem atrakcyjnej prezentacji budynku, presji czasu albo pojedynczego udogodnienia.
Zacznij od celu poszukiwania nowego biura
Pierwszym punktem briefu powinno być krótkie wyjaśnienie, dlaczego firma rozpoczyna poszukiwania. Celem może być koniec obecnej umowy, wzrost zatrudnienia, przejście na pracę hybrydową, połączenie kilku siedzib, poprawa dojazdu albo znalezienie powierzchni lepiej dopasowanej do procesów zespołu.
Cel pomaga rozstrzygać konflikty między wymaganiami. Jeżeli najważniejszym powodem przeprowadzki jest poprawa dostępności dla pracowników, lokalizacja może mieć wyższy priorytet niż prestiż budynku. Gdy firma chce przede wszystkim ograniczyć niewykorzystaną przestrzeń, większe znaczenie będą miały realna frekwencja i możliwość elastycznej aranżacji.
W briefie warto też wskazać osobę odpowiedzialną za dokument oraz osoby zatwierdzające najważniejsze ustalenia. Dane o zatrudnieniu może dostarczyć HR, wymagania techniczne dział IT, a limit kosztów finanse lub zarząd. Jedna osoba powinna jednak zebrać te informacje w spójną całość i kontrolować kolejne wersje dokumentu.
Zbierz dane o użytkownikach i sposobie pracy
Liczba pracowników w briefie biura nie powinna oznaczać wyłącznie liczby osób zatrudnionych. Firma zatrudniająca 100 osób może potrzebować 100 stałych stanowisk, ale może też pracować w modelu, w którym jednocześnie pojawia się 60 lub 70 pracowników. Dlatego trzeba rozdzielić kilka różnych danych:
- łączną liczbę zatrudnionych,
- liczbę osób stale pracujących na miejscu,
- liczbę użytkowników w typowym dniu,
- najwyższą przewidywaną frekwencję,
- liczbę pracowników mobilnych i hybrydowych,
- liczbę gości oraz klientów odwiedzających biuro,
- zespoły wymagające stałych stanowisk albo wydzielonych pomieszczeń.
Warto uwzględnić również sposób współpracy. Innych warunków potrzebuje zespół wykonujący głównie indywidualną pracę wymagającą skupienia, a innych firma prowadząca liczne spotkania, rozmowy telefoniczne lub szkolenia. Dane te wpływają na liczbę stanowisk, sal, pomieszczeń do rozmów online oraz przestrzeni pomocniczych.
Brief nie musi zawierać szczegółowej analizy frekwencji. Powinien jednak wskazywać, na jakich danych oparto przyjętą liczbę użytkowników. Może to być ewidencja wejść, system rezerwacji biurek, badanie obecności albo uzgodniony model pracy poszczególnych zespołów.
Określ potrzebną powierzchnię
W briefie lepiej podać przedział powierzchni niż jedną sztywną wartość. Dokument powinien określać:
- minimalny akceptowalny metraż,
- preferowany zakres,
- maksymalną powierzchnię, którą firma może wykorzystać i sfinansować,
- rodzaj powierzchni, do którego odnoszą się podane wartości.
Nieprecyzyjne określenie rodzaju metrażu może prowadzić do porównywania różnych danych. W jednej ofercie podana wartość może dotyczyć powierzchni użytkowej, a w innej powierzchni najmu obejmującej udział w częściach wspólnych.
Jeżeli zakres nie został jeszcze ustalony, przed wpisaniem go do dokumentu trzeba obliczyć potrzebny metraż biura na podstawie liczby użytkowników, modelu pracy i funkcji dodatkowych. Sam brief powinien zawierać wynik tych ustaleń, a nie przypadkową liczbę metrów na pracownika.
Wpisz wymagane pomieszczenia w biurze
Metraż nie wystarcza do oceny przydatności powierzchni. Dwa biura o tej samej wielkości mogą mieć zupełnie inne możliwości aranżacyjne. Dlatego brief powinien zawierać listę funkcji, które muszą zmieścić się w przyszłej siedzibie.
W zależności od działalności mogą to być stanowiska pracy, gabinety, sale spotkań, małe salki do wideokonferencji, miejsca do pracy cichej, recepcja, kuchnia, strefa socjalna, magazyn podręczny, archiwum, serwerownia, szatnia albo miejsce na urządzenia specjalistyczne.
Każde pomieszczenie warto opisać przez funkcję, liczbę użytkowników i minimalne wymagania. Zapis „trzy sale konferencyjne” jest mniej użyteczny niż informacja, że firma potrzebuje jednej sali dla 12 osób, dwóch małych sal do spotkań czteroosobowych i dwóch kabin do indywidualnych rozmów online.
Nie należy automatycznie kopiować obecnego układu. Brief ma opisywać rzeczywiste potrzeby organizacji, a nie odtwarzać rozwiązania, które mogły powstać wiele lat wcześniej i nie pasują już do sposobu pracy zespołu.
Uwzględnij rozwój firmy
W dokumencie trzeba rozdzielić stan obecny, przewidywaną sytuację w dniu przeprowadzki oraz realistyczną prognozę na kolejne lata. Bez tego powierzchnia może okazać się za mała krótko po podpisaniu umowy albo zbyt duża przez większość okresu najmu.
Rezerwa nie powinna być ustalana przez dowolne dodanie kilku lub kilkunastu procent do obecnego metrażu. Zapas na rozwój firmy powinien wynikać z planów zatrudnienia, przewidywanej frekwencji i możliwości zmiany układu lub powiększenia powierzchni w przyszłości.
Zamień lokalizację na mierzalne kryteria
Określenia takie jak „centrum”, „dobry dojazd” lub „blisko komunikacji miejskiej” są zbyt ogólne, aby skutecznie filtrować oferty. Kryteria poszukiwania powierzchni biurowej powinny wskazywać konkretne obszary i granice akceptacji.
Brief może zawierać preferowane dzielnice, maksymalną odległość od określonego punktu, dopuszczalny czas dojścia do przystanku, dostęp do konkretnych środków transportu oraz wymagania dotyczące parkingu. Warto uwzględnić dojazdy pracowników, ale również dostępność dla klientów, kurierów, dostawców i gości spoza miasta.
Zamiast zapisu „blisko metra” można określić „do 7 minut pieszo od stacji”. Zamiast „łatwy dojazd samochodem” lepiej podać wymaganą liczbę miejsc parkingowych, dostęp do głównych tras lub maksymalny czas przejazdu z wybranego punktu.
W dokumencie można rozróżnić:
- lokalizacje preferowane,
- obszary dopuszczalne,
- miejsca wykluczone,
- warunki, pod którymi firma zaakceptuje dalszą lokalizację.
Takie podejście pozostawia miejsce na alternatywy, ale nie pozwala rozszerzać poszukiwań na dowolne części miasta.
Ustal budżet i kluczowe terminy
Budżet powinien opisywać całkowity akceptowalny koszt zajmowania biura, a nie tylko podstawową stawkę czynszu. W briefie trzeba zaznaczyć, które składniki mają mieścić się w limicie. Mogą to być czynsz, opłaty eksploatacyjne, parking, media, koszty aranżacji, wyposażenie i wydatki związane z przeprowadzką.
Dobrą praktyką jest zapisanie wartości docelowej oraz maksymalnego poziomu wymagającego dodatkowej zgody. Pozwala to odróżnić oferty mieszczące się w założeniach od propozycji, które mogą być analizowane tylko wtedy, gdy zapewniają inne istotne korzyści.
Równie precyzyjnie trzeba opisać terminy. Brief powinien wskazywać datę wygaśnięcia obecnej umowy, najpóźniejszy termin przekazania nowej powierzchni, planowaną datę rozpoczęcia pracy oraz czas potrzebny na projekt, adaptację i przeprowadzkę.
Jeżeli firma potrzebuje wcześniejszego dostępu do lokalu, okresu na instalację infrastruktury albo możliwości etapowego zajmowania powierzchni, warunki te również należy wpisać do dokumentu. Termin „dostępne od września” może oznaczać zarówno gotowe biuro, jak i pustą powierzchnię wymagającą wielomiesięcznych prac.
Opisz wymagania wobec budynku i powierzchni
Wymagania firmy wobec biura powinny dotyczyć konkretnych funkcji, a nie wyłącznie deklarowanej klasy budynku. W briefie można określić godziny dostępu, obsługę recepcji, ochronę, dostępność wind, infrastrukturę rowerową, udogodnienia dla osób ze szczególnymi potrzebami, możliwość oznakowania siedziby oraz zasady korzystania z części wspólnych.
Istotny jest także układ powierzchni. Dokument powinien wskazywać, czy firma dopuszcza podział na kilka kondygnacji, czy potrzebuje jednego spójnego modułu oraz czy istniejący układ można przebudować. Warto określić oczekiwania dotyczące dostępu do światła dziennego, możliwości wydzielania pomieszczeń i elastycznej zmiany aranżacji.
Wymagania techniczne mogą obejmować dostęp do operatorów telekomunikacyjnych, parametry zasilania, serwerownię, klimatyzację, wentylację, kontrolę dostępu, akustykę oraz możliwość pracy poza standardowymi godzinami. Specjalne potrzeby należy opisać wspólnie z osobami mającymi odpowiednie kompetencje, a ich spełnienie potwierdzić później na podstawie dokumentacji budynku i oględzin powierzchni.
Nadaj kryteriom priorytety
Brief staje się użyteczny dopiero wtedy, gdy wiadomo, które warunki są obowiązkowe, a przy których firma dopuszcza kompromis. Bez priorytetów każda oferta może wyglądać podobnie atrakcyjnie, mimo że nie spełnia najważniejszych potrzeb.
Najprostszy podział obejmuje cztery poziomy:
- Warunek konieczny – jego niespełnienie powoduje odrzucenie oferty.
- Kryterium preferowane – ma duży wpływ na ocenę, ale możliwe jest odstępstwo.
- Atut dodatkowy – zwiększa atrakcyjność oferty, lecz nie decyduje o jej wyborze.
- Warunek dyskwalifikujący – cecha, której firma nie może zaakceptować.
Priorytety przy poszukiwaniu biura powinny być ustalone przed otrzymaniem ofert. W przeciwnym razie istnieje ryzyko dopasowywania wymagań do budynków, które zrobiły dobre pierwsze wrażenie.
Przy najważniejszych kryteriach warto określić nie tylko wartość docelową, ale również granicę kompromisu. Firma może preferować powierzchnię do 5 minut od stacji, dopuszczać 10 minut dojścia i odrzucać lokalizacje położone dalej. Podobny zakres można ustalić dla metrażu, kosztu, terminu dostępności czy liczby miejsc parkingowych.
Zapisz brief w tabeli
Tabela pozwala zebrać różne wymagania w jednym miejscu i przypisać im sposób weryfikacji. Każdy wiersz powinien dotyczyć jednego kryterium. Dzięki temu dokument można później wykorzystać bezpośrednio podczas selekcji ofert.
| Obszar | Kryterium | Wartość lub zakres | Priorytet | Sposób weryfikacji |
|---|---|---|---|---|
| Użytkownicy | Liczba osób w dniu największej obecności | Ustalona wartość | Konieczny | Dane HR i informacje o frekwencji |
| Powierzchnia | Akceptowany metraż | Minimum, zakres preferowany i maksimum | Konieczny | Oferta oraz rzut powierzchni |
| Lokalizacja | Dostęp do komunikacji | Maksymalny czas dojścia | Preferowany | Mapa i sprawdzenie trasy |
| Funkcje | Sale i pomieszczenia dodatkowe | Liczba, pojemność i zastosowanie | Konieczny | Rzut lub próbna aranżacja |
| Budżet | Całkowity koszt użytkowania | Wartość docelowa i maksymalna | Konieczny | Kalkulacja wszystkich składników |
| Termin | Gotowość powierzchni | Konkretna data | Konieczny | Harmonogram wynajmującego |
| Technika | Łącza, zasilanie i dostęp | Wymagane parametry | Konieczny | Dokumentacja i potwierdzenie techniczne |
Do tabeli można dodać kolumnę z osobą odpowiedzialną za potwierdzenie danego wymagania oraz miejsce na uwagi. Przy bardziej złożonych projektach przydatne jest także wskazanie źródła informacji, na przykład zatwierdzonego budżetu, danych HR albo polityki bezpieczeństwa IT.
Dokument powinien mieć numer wersji i datę zatwierdzenia. Zmiany wprowadzane po rozpoczęciu poszukiwań należy zapisywać wraz z uzasadnieniem, aby uczestnicy projektu wiedzieli, które kryteria nadal obowiązują.
Sprawdź kompletność briefu przed wysłaniem go na rynek
Brief jest gotowy, gdy osoba, która nie uczestniczyła w jego przygotowaniu, potrafi na jego podstawie określić obszar poszukiwań i odrzucić oczywiście niedopasowane propozycje. Nie powinna przy tym domyślać się, co oznaczają takie sformułowania jak „dobry standard”, „rozsądny koszt” czy „wystarczająca liczba sal”.
Przed zatwierdzeniem dokumentu warto sprawdzić, czy zawiera:
- cel poszukiwania,
- dane o użytkownikach i modelu pracy,
- przedział powierzchni,
- wymagane pomieszczenia,
- lokalizacje preferowane i wykluczone,
- budżet wraz z zakresem kosztów,
- kluczowe terminy,
- wymagania techniczne i operacyjne,
- priorytet każdego kryterium,
- sposób potwierdzenia spełnienia wymagań.
Gotowy brief powinien być wspólnym punktem odniesienia dla wszystkich uczestników projektu. Na jego podstawie można konsekwentnie porównywać oferty biur, nie zmieniając zasad oceny dla każdego kolejnego budynku.
