Przedsiębiorcy w Polsce muszą przygotować się na kolejne zmiany, czyli na przymusowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Narzędzie ma przyspieszyć wymianę dokumentów pomiędzy różnymi podmiotami, a do tego ułatwić kontrolę skarbową.
Dowiedz się, czym dokładnie jest Krajowy System e-Faktur i w jaki sposób możesz go zacząć obsługiwać.
Krajowy System e-Faktur – co to jest?
Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF, to platforma, która została stworzona przez Ministerstwo Finansów. System ten umożliwia przede wszystkim wystawianie, przesyłanie oraz kontrolę faktur elektronicznych. Poza tym możesz je przechowywać w elektronicznej formie, dzięki czemu są mniej narażone na zniszczenie, wyblaknięcie czy zgubienie. KSeF z założenia ma usprawnić proces wymiany faktur oraz sprawdzanie i raportowanie transakcji gospodarczych.
System KSeF jest dostępny dla podmiotów gospodarczych oraz ich kontrahentów. Warto wspomnieć o tym, że faktury są generowane w standardzie JPK_FA, który jest zgodny z polskim prawem podatkowym, Oprócz tego dokumenty są automatycznie sprawdzane i przesyłane do systemu e-podatki. Dzięki temu odpowiednie służby od razu mogą skontrolować zgodność faktur z aktualnymi przepisami.
Kto musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Od 1 lipca 2024 roku podatnicy będą zobowiązani do korzystania z KSeF – jeśli faktury nie będą wystawione w tym systemie, to zostaną uznane za nieważne. Dotyczy to podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Warto też podkreślić, że obowiązek generowania ustrukturyzowanych dokumentów dotyczy transakcji B2B – zarówno tych krajowych, jak i transgranicznych. Jeśli spełniasz te warunki, to jesteś zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur bądź z integracji, które połączą Cię z tym systemem. Dzięki temu zyskasz pewność, że dokumenty są ważne i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Zwróć także uwagę na to, że ustrukturyzowane faktury nie są dostępne dla podmiotów gospodarczych korzystających z nieunijnych procedur – dotyczy to tylko niektórych usług. Szczególnie odnosi się to do międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
Pamiętaj o tym, żeby od lipca 2024 roku dobrze przygotować się do KSeF, bo nieprzestrzeganie tego przepisu może wiązać się z nałożeniem kary finansowej. Może ona wynosić nawet 100% wysokości VAT wskazanego na fakturze.
Czy warto korzystać z integracji KSeF?
Obawiasz się przeciążeń systemu lub skomplikowanych rozwiązań wykorzystanych w Krajowym Systemie e-Faktur? Choć już niedługo i tak będziesz musiał korzystać z tej opcji, to jednak nie musisz bezpośrednio włączać tego narzędzia. Wystarczy, że zdecydujesz się na integrację. Odpowiedzialni producenci oprogramowania dla biznesu i księgowości, tacy jak Saldeo Smart, dbają o to, aby ich rozwiązania były zintegrowane z KSeF. To spore ułatwienie nie tylko dla przedsiębiorców, ale również dla księgowości lub działu finansowego. Sprawdź, jakie jeszcze zalety zapewnia integracja z KSeF.
- Bezpieczne rozwiązanie – przede wszystkim profesjonalne integrację umożliwiają wystawianie faktur zgodnych z wymogami Ministerstwa Finansów. Dzięki temu wiesz, że korzystasz z bezpiecznej opcji. Zdecyduj się też na system z mechanizmem weryfikującym, który automatycznie sprawdza poprawność dokumentów – jeszcze zanim będą wysłane do KSeF.
- Intuicyjna obsługa – rządowe systemy niekiedy mają bardzo skomplikowaną strukturę strony, co utrudnia i wydłuża wykonywanie nawet najprostszych zadań. Dlatego wybierz integrację, która jest intuicyjna w obsłudze.
- Zarządzanie uprawnieniami – sporym atutem jest to, że dopracowane integrację umożliwiają nadawanie uprawnień pracownikom. To znacznie wygodniejsze niż wielokrotne logowanie do rządowego systemu. Ułatwia też dodawanie faktur przez pracowników księgowości lub działu finansowego.
