Aby dobrze zaplanować strefy w biurze, najpierw trzeba ustalić, jakie zadania wykonują pracownicy, ile osób realizuje je jednocześnie oraz które aktywności generują hałas lub wymagają prywatności. Na tej podstawie można wydzielić między innymi strefę pracy zespołowej, cichej pracy, rozmów, spotkań i odpoczynku. Następnie należy rozmieścić je tak, aby często odwiedzane i głośne miejsca nie zakłócały pracy wymagającej skupienia.
Zacznij od analizy sposobu pracy zespołu
Podział biura na strefy nie powinien zaczynać się od ustawiania biurek na rzucie. Najpierw trzeba rozpoznać czynności wykonywane w biurze, warunki potrzebne do ich realizacji oraz liczbę osób, które korzystają z danej funkcji w tym samym czasie.
W analizie należy uwzględnić pracę indywidualną, bieżącą współpracę zespołów, rozmowy telefoniczne, spotkania online, narady, wizyty klientów, pracę z dokumentami, drukowanie, przechowywanie oraz przerwy. Nazwa działu ma mniejsze znaczenie niż rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków. Dwie osoby pracujące w tej samej komórce organizacyjnej mogą potrzebować zupełnie innych warunków, jeśli jedna większość dnia spędza na rozmowach, a druga przygotowuje analizy wymagające koncentracji.
Określ jednoczesne zapotrzebowanie
Nie wystarczy policzyć, ile osób w ciągu dnia korzysta z sali, budki telefonicznej lub strefy odpoczynku. Ważniejsze jest ustalenie, ilu użytkowników potrzebuje danego miejsca równocześnie, szczególnie w godzinach największej obecności.
Jeśli pracownicy pojawiają się w siedzibie w różnych dniach, zapotrzebowanie na stanowiska, sale i przestrzenie wspólne może się znacznie zmieniać. W takiej sytuacji podział funkcjonalny trzeba skoordynować z planowaniem biura hybrydowego, opierając się na rzeczywistej frekwencji, a nie wyłącznie na całkowitej liczbie zatrudnionych.
Przypisz aktywnościom wymagania
Każdą czynność warto ocenić według kilku prostych kryteriów:
- poziomu generowanego hałasu,
- potrzebnej prywatności,
- liczby uczestników,
- typowego czasu trwania,
- częstotliwości wykonywania,
- wymaganego wyposażenia i dostępu do instalacji.
Rozmowa jednej osoby przez telefon ma inne wymagania niż spotkanie online kilku uczestników. Podobnie krótka konsultacja przy tablicy nie powinna być traktowana tak samo jak wielogodzinna praca projektowa całego zespołu. Takie rozróżnienie pozwala uniknąć tworzenia jednej uniwersalnej strefy do wszystkich rozmów i spotkań.
Jakie strefy warto przewidzieć w biurze
Nie każde biuro musi mieć osobne pomieszczenie dla każdej aktywności. Strefy powinny jednak odpowiadać realnym potrzebom użytkowników i mieć czytelne przeznaczenie. W mniejszej siedzibie jedna przestrzeń może obsługiwać kilka funkcji, jeżeli nie są one wykonywane jednocześnie i nie wymagają sprzecznych warunków.
| Strefa | Główne zastosowanie | Korzystne sąsiedztwo | Od czego ją oddzielić |
|---|---|---|---|
| Pracy zespołowej | Codzienna współpraca i konsultacje | Zespoły współpracujące, małe miejsca spotkań | Cicha praca |
| Cichej pracy | Koncentracja i zadania indywidualne | Spokojna część biura | Kuchnia, wejście, drukarki |
| Rozmów | Telefony i spotkania online | Stanowiska pracy i sale spotkań | Otwarte stanowiska wymagające ciszy |
| Spotkań | Narady i rozmowy z gośćmi | Wejście i strefa zespołowa | Cicha część biura |
| Socjalna | Posiłki, odpoczynek i rozmowy nieformalne | Kuchnia i przestrzeń wspólna | Miejsca koncentracji |
| Zaplecza | Drukowanie, przechowywanie i obsługa biura | Dostępny punkt wspólny | Bezpośrednie sąsiedztwo cichych stanowisk |
Strefa pracy zespołowej
Strefa pracy zespołowej powinna ułatwiać krótkie konsultacje, wymianę informacji i wspólne rozwiązywanie problemów. Warto lokować obok siebie osoby lub zespoły, które rzeczywiście często współpracują, zamiast grupować stanowiska wyłącznie według struktury organizacyjnej.
Nie oznacza to, że cała przestrzeń musi być jednym otwartym pomieszczeniem. Sposób wydzielenia stanowisk zależy również od wyboru układu biura, ponieważ open space, gabinety i układ mieszany inaczej wpływają na komunikację, prywatność oraz możliwość kontrolowania hałasu.
W pobliżu strefy zespołowej można przewidzieć niewielkie miejsca do krótkich rozmów. Dzięki temu konsultacje wymagające dłuższej dyskusji nie odbywają się pomiędzy stanowiskami i nie rozpraszają pozostałych osób.
Strefa cichej pracy
Strefa cichej pracy służy zadaniom wymagającym skupienia, takim jak analiza danych, pisanie dokumentów, przygotowywanie ofert lub praca koncepcyjna. Powinna znajdować się z dala od wejścia, kuchni, drukarek, głównych przejść i miejsc spontanicznych spotkań.
Nie zawsze musi być zamkniętym pokojem. Może to być spokojniejszy fragment powierzchni, oddzielony od głośniejszych funkcji odległością, zabudową lub odpowiednim rozmieszczeniem mebli. Warunkiem skuteczności są jednak czytelne zasady użytkowania. Jeśli w strefie cichej regularnie prowadzi się rozmowy telefoniczne, samo oznaczenie jej na planie nie zapewni właściwych warunków.
Dostęp do takiej przestrzeni powinny mieć nie tylko osoby pracujące w niej przez cały dzień. Przydatne są również miejsca przeznaczone do czasowego wykorzystania, gdy pracownik potrzebuje ciszy do wykonania konkretnego zadania.
Strefa rozmów telefonicznych i spotkań online
Strefa rozmów telefonicznych pozwala ograniczyć prowadzenie głośnych lub poufnych rozmów bezpośrednio przy stanowiskach. Może obejmować budki akustyczne, małe pokoje, wydzielone stanowiska do wideokonferencji albo przestrzeń wielofunkcyjną dostępną na krótkie rezerwacje.
Warto rozróżnić miejsca do krótkiej rozmowy jednej osoby od pomieszczeń do dłuższych spotkań online. Budka telefoniczna może być wystarczająca do kilkunastominutowego połączenia, ale nie zawsze zapewnia wygodne warunki do wielogodzinnej wideokonferencji. Z kolei zajmowanie dużej sali konferencyjnej przez jedną osobę powoduje, że przestrzeń jest wykorzystywana nieefektywnie.
Strefa rozmów powinna być łatwo dostępna ze stanowisk pracy. Jeśli dojście do niej jest zbyt długie lub wymaga przechodzenia przez kilka innych pomieszczeń, pracownicy częściej będą prowadzić rozmowy przy biurkach.
Strefy spotkań
Miejsca do spotkań należy różnicować według liczby uczestników i charakteru rozmowy. Firma może potrzebować innych przestrzeni do krótkich konsultacji dwóch osób, narad zespołowych, rozmów z klientami oraz spotkań online.
Nie warto tworzyć wyłącznie dużych sal, jeśli większość spotkań odbywa się w małych grupach. Z drugiej strony zbyt wiele niewielkich pomieszczeń nie rozwiąże problemu, gdy regularnie organizowane są zebrania całych zespołów. Szczegółowe decyzje dotyczące doboru liczby sal konferencyjnych powinny wynikać z częstotliwości spotkań, ich wielkości oraz rzeczywistego obłożenia.
Sale przeznaczone dla gości najlepiej umieścić w pobliżu wejścia. Ogranicza to ruch osób zewnętrznych pomiędzy stanowiskami, zwiększa prywatność zespołu i ułatwia kontrolę dostępu do części roboczej.
Strefa socjalna w biurze
Strefa socjalna w biurze powinna umożliwiać spożywanie posiłków, odpoczynek oraz nieformalne rozmowy. Jest ważnym miejscem regeneracji, ale jednocześnie naturalnym źródłem hałasu, zapachów i wzmożonego ruchu.
Dlatego kuchni ani części jadalnej nie należy umieszczać bezpośrednio przy strefie cichej pracy. Korzystne może być natomiast sąsiedztwo przestrzeni wspólnej, w której dopuszczalne są swobodne rozmowy. W większym biurze warto rozdzielić punkt przygotowywania posiłków od spokojniejszej części wypoczynkowej.
Należy również przeanalizować drogę prowadzącą do strefy socjalnej. Jeśli wszyscy pracownicy muszą przechodzić do niej przez jeden obszar stanowisk, osoby siedzące przy tej trasie będą stale narażone na rozproszenia.
Strefa wejściowa i zaplecze
Strefa wejściowa może obejmować recepcję, miejsce oczekiwania, szatnię oraz sale dostępne dla gości. Jej skala powinna odpowiadać liczbie i częstotliwości wizyt. W firmie, która sporadycznie przyjmuje osoby z zewnątrz, rozbudowana recepcja może nie być potrzebna, ale nadal trzeba zapewnić czytelny punkt przyjęcia gościa.
Zaplecze obejmuje między innymi drukarki, materiały biurowe, szafy, archiwum i urządzenia techniczne. Elementy często wykorzystywane powinny być łatwo dostępne, ale nie należy lokować ich przy stanowiskach wymagających ciszy. Drukarka ustawiona przy jednym zespole może tworzyć ruch, który przez cały dzień zakłóca jego pracę.
Jak rozmieścić funkcje w biurze
Sama lista stref nie tworzy jeszcze funkcjonalnego układu. O jakości biura decydują przede wszystkim relacje pomiędzy poszczególnymi miejscami, przebieg ciągów komunikacyjnych oraz sposób, w jaki hałas i ruch przenoszą się po powierzchni.
Grupuj funkcje według poziomu aktywności
Przestrzeń można podzielić na trzy ogólne obszary:
- dynamiczny, obejmujący wejście, sale dla gości, miejsca współpracy i część socjalną,
- pośredni, zawierający główne stanowiska oraz miejsca krótkich konsultacji,
- spokojny, przeznaczony do koncentracji i poufnych rozmów.
Nie jest to uniwersalny schemat, który można bez zmian nanieść na każdy rzut. Pomaga jednak sprawdzić, czy funkcje generujące najwięcej hałasu nie zostały przypadkowo wymieszane z miejscami wymagającymi skupienia.
W typowym układzie strefy odwiedzane przez gości można lokować bliżej wejścia, część zespołową w centralnym obszarze, a spokojniejsze miejsca w głębi powierzchni. Trzeba przy tym uwzględnić położenie okien, instalacji, wyjść i głównych dróg komunikacyjnych.
Zaplanuj właściwe sąsiedztwa
Dla każdej pary stref warto ustalić jedną z trzech relacji:
- muszą znajdować się blisko siebie,
- mogą, ale nie muszą być sąsiadami,
- powinny zostać od siebie oddzielone.
Strefa pracy zespołowej może znajdować się blisko małych miejsc spotkań, ponieważ pracownicy łatwo przeniosą tam dłuższą dyskusję. Strefa cicha powinna być natomiast oddalona od kuchni, drukarek i często używanych sal.
Należy również rozpatrywać zależności między zespołami. Jeśli dwa działy regularnie realizują wspólne zadania, duża odległość pomiędzy nimi może zwiększyć liczbę rozmów prowadzonych w przejściach lub przy przypadkowych stanowiskach.
Ogranicz przecinanie się ruchu
Rozmieszczenie funkcji w biurze powinno ograniczać zbędne przechodzenie przez miejsca pracy. W tym celu warto prześledzić kilka typowych tras:
- od wejścia do sali spotkań,
- od stanowisk do kuchni,
- od biurek do drukarki,
- od stanowisk do szatni i sanitariatów,
- od recepcji do pomieszczeń dostępnych dla gości.
Jeśli droga do często używanej funkcji prowadzi przez strefę cichej pracy, układ prawdopodobnie wymaga korekty. Podobny problem powstaje, gdy drzwi popularnej sali konferencyjnej otwierają się bezpośrednio na stanowiska osób wykonujących zadania analityczne.
Uwzględnij światło i infrastrukturę
Planowanie stref musi uwzględniać dostęp do światła dziennego, zasilania, sieci, wentylacji i instalacji audiowizualnych. Nie każdą funkcję można umieścić w dowolnym miejscu bez kosztownych zmian technicznych.
Stałe stanowiska pracy powinny otrzymać odpowiednie warunki do wielogodzinnego użytkowania. Pomieszczenia spotkań online potrzebują stabilnego połączenia, zasilania oraz możliwości prowadzenia rozmów bez zakłócania innych osób. W strefie socjalnej istotne będą instalacje potrzebne do obsługi urządzeń kuchennych.
Wstępny układ powinien zostać zweryfikowany przez projektantów i odpowiednich specjalistów pod kątem wymagań budowlanych, przeciwpożarowych, BHP, dostępności oraz możliwości technicznych lokalu.
Jak ustalić wielkość stref
Nie istnieje jeden prawidłowy procent powierzchni, który każde biuro powinno przeznaczyć na pracę zespołową, ciszę, spotkania i odpoczynek. Proporcje zależą od rodzaju działalności, modelu pracy oraz liczby jednoczesnych użytkowników.
Przy ustalaniu wielkości stref trzeba uwzględnić:
- liczbę osób korzystających z miejsca w godzinach szczytu,
- częstotliwość wykonywania danej aktywności,
- czas zajmowania przestrzeni,
- możliwość współdzielenia pomieszczenia przez zgodne funkcje,
- zmiany frekwencji w poszczególne dni,
- potrzebę niewielkiego bufora.
W małym biurze sala spotkań może okresowo służyć jako miejsce cichej pracy, jeśli nie jest w tym czasie zarezerwowana. Nie należy jednak łączyć funkcji, które często występują jednocześnie. Kuchnia nie stanie się skuteczną strefą koncentracji tylko dlatego, że ustawiono w niej dodatkowy stolik.
Przydzielając powierzchnię, trzeba również pamiętać o komunikacji, przechowywaniu i zapleczu. Obszary te nie tworzą stanowisk pracy, ale są niezbędne do wygodnego korzystania z całego biura.
Jak sprawdzić układ przed realizacją
Przed rozpoczęciem prac warto przygotować co najmniej dwa warianty rozmieszczenia funkcji. Każdy z nich należy sprawdzić na podstawie rzeczywistych scenariuszy dnia, a nie wyłącznie estetyki rzutu.
Można przeanalizować sytuację, w której:
- rano większość zespołu pojawia się jednocześnie,
- kilku pracowników prowadzi rozmowy online,
- odbywa się spotkanie z klientem,
- część osób korzysta z kuchni,
- inni potrzebują w tym czasie ciszy,
- pracownicy wielokrotnie podchodzą do drukarki lub szaf.
Taki test ujawnia kolizje, których nie widać na statycznym planie. Może się okazać, że dojście do kuchni przecina spokojną część biura, goście muszą przechodzić pomiędzy stanowiskami albo miejsca do rozmów znajdują się zbyt daleko od osób, które najczęściej z nich korzystają.
Projekt warto skonsultować z przedstawicielami różnych zespołów. Zamiast pytać jedynie, czy układ im się podoba, lepiej zebrać informacje o konkretnych trudnościach: źródłach hałasu, braku prywatności, problemach ze znalezieniem miejsca na rozmowę oraz trasach powodujących częste rozproszenia.
Najczęstsze błędy przy podziale biura na strefy
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczęcie projektowania od maksymalizacji liczby biurek. Stanowiska zajmują wówczas większość powierzchni, a miejsca do rozmów, koncentracji i spotkań są dodawane dopiero do pozostałych fragmentów rzutu. Efektem bywa biuro, w którym pracownicy mają własne miejsce, ale nie mogą wygodnie wykonywać wielu codziennych zadań.
Problemem jest również umieszczanie źródeł hałasu przy spokojnych stanowiskach. Kuchnia, drukarka, wejście do dużej sali lub główny ciąg komunikacyjny mogą przez cały dzień rozpraszać osoby siedzące w ich sąsiedztwie.
Inne częste błędy to brak miejsc do krótkich rozmów, zajmowanie dużych sal przez pojedyncze osoby, projektowanie na podstawie średniej zamiast szczytowej obecności oraz pomijanie przestrzeni do przechowywania. Nieskuteczne jest także tworzenie stref bez zasad korzystania. Nawet dobrze zaprojektowana strefa cichej pracy nie spełni swojej funkcji, jeśli będą się w niej odbywały spontaniczne spotkania.
Czytelny podział funkcjonalny powinien wynikać z rzeczywistych aktywności, właściwych sąsiedztw i sposobu przemieszczania się użytkowników. Dopiero po ustaleniu tych elementów warto podejmować decyzje dotyczące konkretnych mebli, przegród i wykończenia.
