Aby zaplanować biuro hybrydowe, najpierw ustal, ile osób może pojawić się w nim jednocześnie w najbardziej obleganym dniu. Następnie określ liczbę stanowisk stałych i współdzielonych, dodaj bufor na nieprzewidzianą obecność oraz wprowadź jasne zasady rezerwowania biurek. Przyjęte założenia warto przetestować przez kilka tygodni, zanim firma trwale zmieni układ lub wielkość biura.
Zacznij od modelu obecności, a nie od liczby pracowników
Liczba zatrudnionych nie mówi jeszcze, ile biurek rzeczywiście potrzebuje firma. W zespole liczącym 40 osób część pracowników może pojawiać się w siedzibie dwa razy w tygodniu, inni mogą pracować niemal wyłącznie zdalnie, a wybrane stanowiska mogą wymagać codziennej obecności.
Na początku trzeba więc ustalić:
- ilu pracowników obejmuje model hybrydowy,
- ile dni w tygodniu poszczególne zespoły pracują stacjonarnie,
- czy pracownicy sami wybierają dni obecności,
- czy działy mają wspólne dni biurowe,
- które osoby potrzebują stałego stanowiska,
- czy planowane są regularne spotkania całych zespołów.
Dopiero na tej podstawie można ocenić liczbę potrzebnych miejsc. Nawet jeśli firma dostrzega liczne korzyści z pracy hybrydowej, nie powinna automatycznie zmniejszać liczby biurek bez wcześniejszego sprawdzenia rzeczywistego sposobu korzystania z siedziby.
Dlaczego średnia frekwencja może wprowadzać w błąd?
Załóżmy, że w biurze przebywa średnio 18 osób dziennie. Nie oznacza to jeszcze, że 18 stanowisk wystarczy. W poniedziałek może pojawiać się 10 osób, w piątek 8, ale we wtorek i środę liczba obecnych może wzrastać do 25.
Biuro hybrydowe należy planować przede wszystkim według przewidywanej obecności w dniach szczytowych, a nie według średniej z całego tygodnia. To właśnie w najbardziej obleganym dniu ujawniają się problemy z dostępnością stanowisk, sal spotkań i miejsc do rozmów online.
Ustal dni największej obecności w biurze
Dni największej obecności w biurze można określić na podstawie danych z systemu wejść, dotychczasowych rezerwacji, kalendarzy zespołów lub krótkiej ankiety. Najlepiej połączyć deklaracje pracowników z obserwacją rzeczywistej frekwencji.
Warto przeanalizować co najmniej kilka typowych tygodni. Pojedynczy tydzień może być niemiarodajny z powodu urlopów, świąt, szkoleń albo większego spotkania firmowego.
Przy zbieraniu danych trzeba sprawdzić nie tylko liczbę osób obecnych danego dnia, lecz także godziny ich pobytu. Jeśli część zespołu przychodzi rano, a pozostali pojawiają się po południu, rzeczywiste jednoczesne obłożenie może być niższe niż liczba wszystkich wejść zarejestrowanych w ciągu dnia.
Uwzględnij wspólne dni zespołów
Największe obciążenie często pojawia się wtedy, gdy kilka działów wybiera ten sam dzień na spotkania. Przykładowo dział sprzedaży może pracować stacjonarnie we wtorki, a dział marketingu we wtorki i czwartki. Jeśli firma nie skoordynuje tych harmonogramów, przez część tygodnia biuro pozostanie prawie puste, a w jeden dzień zacznie brakować miejsc.
Przed ustaleniem liczby stanowisk warto zdecydować, czy wspólne dni zespołów są potrzebne i czy można rozłożyć je równomierniej. Nie zawsze należy jednak dążyć do całkowitego wyrównania frekwencji. Jeśli głównym celem obecności jest współpraca, spotkania pracowników w tym samym terminie mogą być ważniejsze niż maksymalne ograniczenie liczby biurek.
Jak obliczyć liczbę stanowisk w biurze hybrydowym?
Podstawą obliczenia powinna być liczba osób, które mogą jednocześnie potrzebować standardowego stanowiska w dniu szczytowym. Nie należy automatycznie liczyć wszystkich obecnych w budynku, ponieważ część pracowników może w danym czasie uczestniczyć w warsztatach, spotkaniach albo szkoleniach. Z drugiej strony nie można zakładać, że każde miejsce zwolnione na godzinę zostanie od razu wykorzystane przez inną osobę.
Najprostszy schemat wygląda następująco:
liczba stanowisk bazowych = stałe stanowiska + stanowiska współdzielone potrzebne w dniu szczytowym
Do stanowisk stałych należy zaliczyć miejsca przeznaczone dla osób, które:
- regularnie pracują w biurze,
- korzystają ze specjalistycznego sprzętu,
- potrzebują indywidualnie dostosowanego wyposażenia,
- pracują z dokumentami lub urządzeniami przypisanymi do określonego miejsca.
Pozostałe stanowiska mogą być współdzielone przez pracowników pojawiających się w różne dni.
Dodaj bufor stanowisk pracy
Planowanie dokładnie tylu biurek, ilu pracowników ma pojawić się w dniu szczytowym, pozostawia bardzo mało miejsca na błędy. Wystarczy zmiana harmonogramu, niezapowiedziana wizyta albo nowe wdrożenie, aby zabrakło wolnego stanowiska.
Bufor stanowisk pracy powinien odpowiadać zmienności frekwencji. Większa rezerwa będzie potrzebna wtedy, gdy pracownicy mogą dowolnie wybierać dni obecności. Mniejszy zapas może wystarczyć w firmie, która z wyprzedzeniem ustala harmonogram zespołów i konsekwentnie korzysta z rezerwacji.
Nie istnieje jedna właściwa wartość bufora dla każdej organizacji. Należy wziąć pod uwagę:
- różnice między planowaną a rzeczywistą obecnością,
- liczbę niezapowiedzianych wizyt,
- tempo zatrudniania nowych osób,
- częstotliwość awarii lub wyłączania stanowisk,
- możliwość korzystania z alternatywnych miejsc pracy.
Przykład obliczenia dla małej firmy
Firma zatrudnia 20 osób. Cztery osoby potrzebują stałych stanowisk, a pozostałych 16 pracuje hybrydowo. Z analizy harmonogramu wynika, że w najpopularniejszym dniu jednocześnie pojawia się maksymalnie 13 osób, w tym cztery korzystające ze stałych biurek.
| Element obliczenia | Przykładowa wartość |
|---|---|
| Wszystkie osoby objęte planem | 20 |
| Osoby obecne w dniu szczytowym | 13 |
| Stałe stanowiska | 4 |
| Potrzebne stanowiska współdzielone | 9 |
| Przykładowy bufor | 2 |
| Łączna liczba stanowisk | 15 |
W takim przykładzie biuro hybrydowe dla małej firmy może mieć 15 stanowisk, mimo że organizacja zatrudnia 20 osób. Wynik nie powinien być jednak kopiowany przez inne przedsiębiorstwa, ponieważ zależy od częstotliwości obecności, organizacji pracy i przewidywalności harmonogramów.
Jak interpretować wskaźnik biurek na pracownika?
Wskaźnik biurek na pracownika pokazuje, ile stanowisk przypada na jedną osobę objętą planem.
Można go obliczyć według wzoru:
wskaźnik biurek na pracownika = liczba dostępnych stanowisk / liczba pracowników
W opisanym wcześniej przykładzie 15 stanowisk dla 20 pracowników oznacza wskaźnik 0,75. Innymi słowy, na cztery osoby przypadają trzy biurka.
Wskaźnik jest przydatny do porównywania wariantów, ale nie powinien być punktem wyjścia. Przyjęcie z góry wartości 0,6 lub 0,7 bez analizy obecności może doprowadzić zarówno do utrzymywania pustych miejsc, jak i do regularnego braku biurek.
Trzeba również pamiętać, że dwa zespoły o tej samej liczbie pracowników mogą potrzebować zupełnie innej liczby stanowisk. Znaczenie ma nie tylko liczba dni pracy stacjonarnej, ale też to, czy pracownicy wybierają te same terminy.
Które stanowiska mogą być współdzielone?
Nie wszystkie biurka muszą działać według jednej zasady. W praktyce często sprawdza się model mieszany, w którym część osób ma przypisane miejsca, a pozostali korzystają ze stanowisk współdzielonych.
Hot desking można stosować tam, gdzie pracownicy używają podobnego wyposażenia i nie przechowują przy biurku dokumentów ani rzeczy potrzebnych do codziennych obowiązków. Stanowiska powinny mieć ujednolicony standard, aby wybór konkretnego miejsca nie wpływał znacząco na wygodę pracy.
Współdzielenie biurek wymaga również ustalenia zasad dotyczących pozostawiania rzeczy, porządku, regulacji krzesła i monitora oraz zgłaszania usterek. Bez takich reguł pracownicy mogą zacząć nieformalnie zajmować wybrane miejsca na stałe, przez co system przestanie odpowiadać założeniom.
Jak powinna działać rezerwacja biurek w biurze hybrydowym?
Rezerwacja biurek w biurze hybrydowym powinna umożliwiać pracownikowi szybkie sprawdzenie, czy danego dnia dostępne jest odpowiednie miejsce. Nie musi od razu opierać się na rozbudowanej aplikacji, ale system powinien przedstawiać aktualny stan rezerwacji.
Dobrze przygotowany proces pozwala:
- wybrać konkretny dzień i stanowisko,
- sprawdzić lokalizację miejsca,
- zobaczyć obecność członków zespołu,
- anulować niepotrzebną rezerwację,
- oznaczyć stanowiska ze specjalnym wyposażeniem,
- zidentyfikować niewykorzystane rezerwacje.
Firma powinna także ustalić, z jakim wyprzedzeniem można zajmować biurka i co dzieje się z miejscem, gdy pracownik nie pojawia się w biurze. Brak zasad dotyczących anulowania powoduje, że system może pokazywać pełne obłożenie, mimo że część stanowisk pozostaje pusta.
Proste rozwiązanie dla małego zespołu
Kilkunastoosobowa firma może rozpocząć od współdzielonego arkusza lub kalendarza. Każdy pracownik wpisuje planowany dzień obecności i wybiera dostępne stanowisko. Takie rozwiązanie jest wystarczające, jeśli harmonogram jest aktualizowany na bieżąco, a liczba miejsc nie powoduje częstych konfliktów.
Wraz ze wzrostem zespołu ręczne zarządzanie staje się mniej wygodne. Sygnałem do zmiany narzędzia są powtarzające się podwójne rezerwacje, trudności w sprawdzaniu dostępności oraz brak wiarygodnych danych o wykorzystaniu miejsc.
Dopasuj przestrzeń do wykonywanych zadań
Sama liczba biurek nie przesądza o funkcjonalności biura. Pracownicy mogą przychodzić do siedziby po to, aby spotkać się z zespołem, przeprowadzić rozmowę online, wykonać zadanie wymagające skupienia albo skorzystać ze sprzętu niedostępnego w domu.
Dlatego należy przewidzieć nie tylko stanowiska komputerowe, ale również miejsca do cichej pracy, krótkich rozmów, współpracy i odpoczynku. Szczegółowy podział biura na strefy powinien wynikać z typowych aktywności pracowników, a nie wyłącznie z kształtu dostępnego lokalu.
Nie oznacza to, że każda funkcja wymaga osobnego pomieszczenia. W małym biurze jedna przestrzeń może pełnić różne role w zależności od pory dnia, o ile jej wyposażenie i zasady użytkowania nie powodują konfliktów.
Przetestuj założenia przed trwałą zmianą
Plan sporządzony na podstawie ankiet i harmonogramów nadal jest prognozą. Przed rezygnacją z części powierzchni albo trwałą przebudową warto przeprowadzić pilotaż.
Przez kilka tygodni należy obserwować:
- liczbę osób obecnych w poszczególne dni,
- największe jednoczesne obłożenie,
- liczbę wolnych stanowisk,
- przypadki braku dostępnego biurka,
- niewykorzystane rezerwacje,
- zainteresowanie konkretnymi miejscami,
- zapotrzebowanie na przestrzenie do rozmów i spotkań.
Na tej podstawie można ocenić, czy liczba stanowisk w biurze hybrydowym jest odpowiednia. Jeśli każdego dnia pozostaje duża rezerwa, przyjęty model może być zbyt ostrożny. Jeśli wolne miejsca znikają już rano, należy zwiększyć bufor, zmienić harmonogram obecności albo poprawić zasady rezerwacji.
Regularny pomiar wykorzystania powierzchni pozwala też wykryć problemy niewidoczne w samych statystykach wejść. Biuro może mieć wystarczającą liczbę biurek, a jednocześnie zbyt mało miejsc do rozmów online lub pracy wymagającej ciszy. Dlatego po wdrożeniu trzeba analizować nie tylko frekwencję, lecz również sposób korzystania z poszczególnych części przestrzeni.
