Artykuł sponsorowany.
Firma Archiveo oferuje kompleksową obsługę dokumentów archiwalnych. Do dyspozycji klientów są usługi takie jak projektowanie archiwum, bieżąca obsługa, brakowanie oraz niszczenie.
Czym zajmuje się firma Archiveo?
Zasób archiwalny może trafiać pod opiekę magazynu firmy zewnętrznej bądź pozostawać w siedzibie przedsiębiorstwa klienta. Usługi archiwistyczne oferowane przez Archiveo prezentują się następująco:
- archiwizacja dokumentów,
- digitalizacja dokumentów,
- porządkowanie dokumentów,
- przechowywanie dokumentów,
- depozyt dokumentów,
- niszczenie dokumentów,
- organizacja archiwum.
Warto pokrótce zapoznać się z opisem każdej z usług, by wiedzieć, w jakich sytuacjach z nich skorzystać.
Archiwizacja dokumentów
Archiwizowanie dokumentacji opiera się na zebraniu i uporządkowaniu dokumentów, które następnie poddawane są odpowiedniej klasyfikacji i włączane do zespołu archiwalnego. Akta muszą być ułożone w sposób zgodny z normami metodyki archiwalnej, by archiwum mogło funkcjonować prawidłowo. Archiwizacja obejmuje wszystkie dokumenty powstające w przedsiębiorstwach prywatnych i państwowych.
Archiwizacja dokumentów musi następować według porządku przewidzianego normami metodyki archiwalnej.
Digitalizacja dokumentów
Digitalizacja związana jest z utworzeniem cyfrowej kopii dokumentów, np. przy pomocy skanera. W dzisiejszych czasach warto korzystać z tego rozwiązania ze względu na możliwość odzyskania papierów w przypadku zniszczenia ich fizycznej postaci. Kopie cyfrowe nie zajmują wiele miejsca, a dostęp do nich jest łatwiejszy niż do papierowych oryginałów, co przekłada się na optymalizację i zwiększenie komfortu pracy.
Porządkowanie dokumentów
W większości przypadków porządkowanie archiwum firmowego jest czaso- i pracochłonną czynnością. Wiąże się z koniecznością selekcji zasobów, ich segregowania, klasyfikacji, ewidencjonowania i brakowania. Jeśli klientowi zależy na sprawnym przebiegu procesu z uwzględnieniem obowiązujących norm, powinien skorzystać z usług profesjonalnej firmy, takiej jak Archiveo.
Uporządkowanie dokumentów pozwala na szybkie i łatwe przeszukiwanie zasobów archiwalnych.
Przechowywanie dokumentów
Jeśli archiwum jest zapełnione nieużywanymi na co dzień teczkami, można oddać je na przechowanie profesjonalnemu, zewnętrznemu podmiotowi. Kartoteka zostaje powierzona przechowującemu na cały okres przechowywania, jaki jest określony przepisami prawa w przypadku każdego typu dokumentów. Prawo wymaga przechowywania konkretnych dokumentów, lecz na szczęście nie muszą one znajdować się na stałe w firmie.
Depozyt dokumentów
Oddanie dokumentacji w depozyt i powierzenie jej na przechowanie to dwie różne usługi. W przypadku tej pierwszej klient sam ustala, jak długo będzie ona przechowywana przez firmę zewnętrzną. Magazyny, w których deponowane są kartoteki, muszą spełniać wymagania określone względem przechowywania akt.
Niszczenie dokumentów
Dokumentacja, która nie jest już potrzebna w archiwum firmy, musi zostać poddana profesjonalnej utylizacji. Proces przebiega zgodnie z przyjętymi normami bezpieczeństwa. Obecnie obowiązuje norma DIN 66399, która dokładnie określa stopień tajności dokumentów i wielkość ścinków, na jaką powinny zostać pocięte akta papierowe i nośniki.
Organizacja archiwum
Firma, która dopiero rozpoczyna swoją działalność, nierzadko wymaga zaprojektowania archiwum. W takim przypadku najlepiej jest skorzystać z usług doświadczonych archiwistów, którzy w sprawny sposób przygotują zarówno opis urządzenia archiwum, jak i określą sposób jego wyposażenia.
Archiveo może pomóc młodym firmom w zorganizowaniu archiwum w sprawny sposób.
Podsumowanie
Jak widać, firma Archiveo specjalizuje się w oferowaniu szerokiego wachlarza usług archiwistycznych. Z oferty mogą skorzystać zarówno firmy wchodzące dopiero na rynek, jak i te istniejące na nim od dłuższego czasu. Zaufanie specjalistom i powierzenie im kwestii związanych z firmowymi archiwami to gwarancja, że wszystkie procesy będą przebiegały zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Klienci mogą być spokojni o bezpieczeństwo akt. Archiveo słynie z doświadczonego, przeszkolonego i kompetentnego personelu, który zna się na swojej pracy. Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą i skorzystania z usług naszej firmy.
Archiveo
ul. Okrzei 31-33
68-200 Żary
tel.: +48 730 251 081
