Aby ujednolicić format danych klientów, należy określić jeden sposób zapisu każdego pola, przygotować reguły przekształcania istniejących wartości i przetestować je na kopii bazy. Następnie ten sam standard trzeba zastosować w formularzach, importach i systemie CRM, aby niespójne formaty nie pojawiały się ponownie.
Standaryzacja danych klientów nie powinna zaczynać się od masowego poprawiania rekordów. Najpierw trzeba ustalić, jak ma wyglądać prawidłowa wartość w każdym polu, a dopiero później dopasować do tego standardu informacje znajdujące się w bazie.
Dobrze przygotowany proces obejmuje analizę obecnych wariantów zapisu, określenie formatu docelowego, stworzenie reguł transformacji, test na próbce oraz zabezpieczenie nowych danych przed ponownym rozbieżnym formatowaniem.
Zbierz pola i występujące w nich warianty zapisu
Na początku należy sporządzić listę pól wykorzystywanych do przechowywania informacji o klientach. Powinna ona obejmować nie tylko imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail, lecz także nazwę firmy, adres korespondencyjny, kraj, status klienta, źródło kontaktu oraz inne dane używane w sprzedaży i obsłudze.
Dla każdego pola warto zebrać występujące warianty. Przykładowo ten sam numer telefonu może być zapisany jako 501 234 567, 501-234-567 albo +48 501 234 567. Nazwa miejscowości może występować jako Warszawa, warszawa i WARSZAWA, a status klienta jako aktywny, Aktywny klient lub ACTIVE.
Na tym etapie trzeba rozróżnić dwie sytuacje:
- wartość jest prawidłowa, lecz ma inny format,
- wartość zawiera błąd, którego nie można bezpiecznie naprawić samą zmianą zapisu.
Usunięcie nadmiarowych spacji jest operacją formatowania. Zmiana błędnego adresu e-mail lub ustalenie, czy numer nadal należy do klienta, wymaga natomiast dodatkowej weryfikacji.
Ustal jeden format docelowy dla każdego pola
Każde pole powinno mieć jednoznacznie określony standard. Trzeba wskazać jego przeznaczenie, typ danych, dopuszczalne wartości, sposób zapisu braków oraz reguły dotyczące wyjątków.
Dla numeru telefonu standard może określać stosowanie kodu kraju i zapis bez przypadkowych separatorów. Dla statusu klienta można utworzyć zamkniętą listę wartości, na przykład aktywny, nieaktywny i potencjalny. W przypadku adresu należy zdecydować, czy ulica, numer budynku, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość i kraj będą przechowywane w oddzielnych polach.
Ustalenia warto zapisać w słowniku danych klientów, aby administratorzy systemu, pracownicy sprzedaży oraz osoby przygotowujące importy korzystali z tych samych definicji.
Standard powinien określać również, czym różni się wartość pusta od wartości nie dotyczy lub nieznana. Nie należy traktować ich jako zamienników, ponieważ opisują inne sytuacje.
Oddziel format przechowywania od sposobu wyświetlania
Dane mogą być przechowywane w jednej postaci, a prezentowane użytkownikowi w innej. Numer telefonu może zostać zapisany bez separatorów, ale wyświetlany ze spacjami ułatwiającymi odczyt. Data może być przechowywana w technicznym, jednoznacznym formacie, a w interfejsie prezentowana zgodnie z polską konwencją.
Takie rozdzielenie ułatwia filtrowanie, raportowanie i wymianę danych między systemami. Pozwala również zmienić sposób prezentacji bez ingerowania w wartość zapisaną w bazie.
Trzeba przy tym uważać, aby formatowanie nie zmieniało znaczenia informacji. Można usunąć zbędne spacje z numeru telefonu, ale nie należy automatycznie dopisywać kodu kraju, jeżeli nie wiadomo, z jakiego państwa pochodzi numer. Podobnie nie powinno się samodzielnie zmieniać oficjalnej nazwy przedsiębiorstwa tylko dlatego, że inny wariant wygląda czytelniej.
Przygotuj reguły transformacji danych
Reguły przekształcania warto podzielić według poziomu ryzyka.
Reguły automatyczne mogą obejmować usuwanie spacji na początku i końcu wartości, zamianę kilku spacji na jedną, ujednolicanie wielkości liter w polach pomocniczych oraz mapowanie znanych wariantów statusów na wartości ze słownika.
Reguły warunkowe powinny działać tylko wtedy, gdy system dysponuje wystarczającymi informacjami. Przykładem jest dodanie prefiksu +48 wyłącznie do numerów klientów, których kraj został jednoznacznie określony jako Polska.
Reguły ręczne są potrzebne przy wartościach niejednoznacznych. Dotyczy to między innymi nazw firm podobnych do siebie, adresów z brakującą miejscowością, kilku adresów e-mail wpisanych w jednym polu lub informacji zawierających dodatkowe komentarze.
Każda reguła powinna określać:
- warunek zastosowania,
- oczekiwany rezultat,
- wyjątki,
- sposób oznaczenia rekordu, którego nie udało się przekształcić.
System nie powinien zgadywać. Jeżeli wartość może zostać zinterpretowana na kilka sposobów, bezpieczniej skierować ją do ręcznej kontroli niż zapisać pozornie poprawny, lecz błędny wynik.
Przetestuj zmiany na kopii lub próbce danych
Przed przekształceniem całej bazy trzeba wykonać kopię zapasową i sprawdzić reguły na reprezentatywnej próbce. Powinna ona zawierać zarówno typowe rekordy, jak i przypadki nietypowe: numery zagraniczne, puste pola, polskie znaki, nazwy wieloczłonowe, kilka adresów w jednym polu czy nietypowe numery lokali.
Po teście należy porównać dane przed i po zmianie. Warto sprawdzić:
- ile wartości zostało zmodyfikowanych,
- ile rekordów odrzucono,
- czy nie usunięto istotnych informacji,
- czy wartości nadal można prawidłowo wyszukiwać i filtrować,
- czy możliwe jest przywrócenie poprzedniego zapisu.
Dobrą praktyką jest zachowanie wartości źródłowej przynajmniej na czas kontroli. Pozwala to odtworzyć rekord, jeżeli reguła okaże się zbyt szeroka lub nie uwzględni ważnego wyjątku.
Jak ustalić standard zapisu najważniejszych danych?
Nie wszystkie pola wymagają takich samych zasad. Inaczej należy traktować numery telefonów, inaczej adresy, a jeszcze inaczej oficjalne nazwy przedsiębiorstw.
| Pole | Niespójne przykłady | Format docelowy | Najważniejsza zasada |
|---|---|---|---|
| Numer telefonu | 501-234-567, 501 234 567 | jeden zapis z kodem kraju | numer wewnętrzny przechowywać osobno |
| Kod pocztowy | 00001, 00 001 | 00-001 | stosować regułę właściwą dla kraju |
| Adres | cały adres w jednym polu | oddzielne elementy adresu | instrukcji dostawy nie łączyć z adresem |
| Nazwa firmy | nazwa handlowa i prawna zamiennie | osobne pola | nie usuwać automatycznie formy prawnej |
| Adres e-mail | spacje, kilka adresów | jeden adres w jednym polu | nie poprawiać literówek bez potwierdzenia |
| Status klienta | aktywny, ACTIVE, tak | wartość z zamkniętej listy | dawne warianty mapować na wspólny słownik |
Jednolity format numerów telefonu
Jednolity format numerów telefonu powinien określać, czy numer jest przechowywany z kodem kraju, jakie znaki są usuwane oraz gdzie zapisywany jest numer wewnętrzny. Warto też rozdzielić telefon stacjonarny i komórkowy, jeżeli oba rodzaje danych są wykorzystywane w procesach firmy.
Nie należy wstawiać fikcyjnego numeru tylko po to, aby wypełnić wymagane pole. Brak danych powinien pozostać brakiem, ponieważ techniczna wartość zastępcza może później zostać potraktowana jako prawdziwy kontakt.
Samo ujednolicenie zapisu nie potwierdza, że numer istnieje, jest aktywny ani należy do wskazanej osoby. Standaryzacja odpowiada za format, a nie za aktualność informacji.
Ujednolicanie adresów klientów
Ujednolicanie adresów klientów jest łatwiejsze, gdy poszczególne elementy znajdują się w oddzielnych polach. Ulica, numer budynku, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość i kraj mogą być wtedy osobno filtrowane, sprawdzane oraz przesyłane do innych systemów.
Należy ustalić jeden sposób zapisu kodów pocztowych, skrótów i numerów lokali. Trzeba także usunąć podwójne spacje oraz oddzielić właściwy adres od komentarzy takich jak „wejście od podwórza” czy „dostawa po godzinie 16”. Instrukcje tego rodzaju powinny znajdować się w osobnym polu.
Nie można jednak zakładać, że każdy nietypowy zapis jest błędny. Nazwy ulic, miejscowości i budynków mogą mieć niestandardową pisownię, dlatego automatyczna korekta powinna być stosowana ostrożnie.
Formatowanie nazw firm w CRM
W przypadku przedsiębiorstw warto oddzielić oficjalną nazwę prawną od nazwy handlowej. Pozwala to wyświetlać krótszą nazwę w codziennej pracy, a jednocześnie zachować pełne oznaczenie potrzebne w dokumentach lub integracjach.
Formatowanie nazw firm w CRM nie powinno polegać na bezwarunkowym usuwaniu określeń takich jak sp. z o.o., S.A. czy sp.k.. Forma prawna może być częścią oficjalnej nazwy i pomagać w rozróżnieniu podmiotów o podobnym oznaczeniu.
Można utworzyć techniczną wersję nazwy przeznaczoną do wyszukiwania, w której wielkość liter i wybrane znaki są ujednolicone. Wartość prezentowana użytkownikowi powinna jednak zachować poprawną pisownię oraz polskie znaki.
Adresy e-mail, daty i pola słownikowe
Adres e-mail powinien być przechowywany bez przypadkowych spacji, a jedno pole powinno zawierać jeden adres. Jeżeli klient podał kilka adresów, należy zapisać je osobno i określić, który z nich jest podstawowy.
Nie powinno się automatycznie poprawiać literówek w domenie lub nazwie skrzynki. Nawet pozornie oczywista zmiana może skierować wiadomość do innego odbiorcy.
Daty wymagają jednego formatu przechowywania oraz wyraźnego rozróżnienia między samą datą a datą z godziną. Nie należy łączyć wartości datowych z komentarzami tekstowymi ani zastępować braku daty wartością orientacyjną bez odpowiedniego oznaczenia.
W polach takich jak kraj, status klienta, źródło kontaktu czy rodzaj działalności lepiej stosować listy dopuszczalnych wartości niż swobodny tekst. Ogranicza to powstawanie wariantów różniących się wielkością liter, językiem lub skrótem.
Które zmiany można wykonywać automatycznie?
Automatyzacja najlepiej sprawdza się przy operacjach, które nie zmieniają znaczenia danych. Zwykle można bezpiecznie usuwać nadmiarowe spacje, ujednolicać separatory, przekształcać jednoznacznie rozpoznane daty oraz zamieniać wcześniej zdefiniowane warianty wartości słownikowych.
Większej ostrożności wymagają działania takie jak:
- dopisywanie kodu kraju do numeru telefonu,
- rozwijanie skrótów w adresach,
- poprawianie nazw miejscowości,
- zmiana oficjalnej nazwy firmy,
- rozdzielanie imienia i nazwiska,
- poprawianie adresu e-mail,
- zastępowanie nazwy handlowej nazwą prawną.
Takie operacje powinny być wykonywane tylko po spełnieniu określonych warunków albo po ręcznej akceptacji. W przeciwnym razie firma może otrzymać bazę jednolitą pod względem technicznym, lecz zawierającą zmienione lub nieprawdziwe informacje.
Jak zabezpieczyć nowe dane przed niespójnym zapisem?
Jednorazowe uporządkowanie bazy nie wystarczy. Standard zapisu danych kontaktowych powinien obowiązywać we wszystkich miejscach, w których powstają lub są aktualizowane rekordy: w CRM, formularzach internetowych, plikach importowych, aplikacjach sprzedażowych i integracjach.
W formularzach warto stosować pola o właściwym typie, listy rozwijane, osobne pola dla elementów adresu oraz czytelne komunikaty wyjaśniające wymagany format. Po uporządkowaniu istniejącej bazy należy również wdrożyć walidację danych przy wprowadzaniu, aby błędne wartości były wykrywane przed zapisaniem rekordu.
Pomocne mogą być także funkcje nowoczesnego systemu CRM, takie jak listy wyboru, automatyczne reguły formatowania, typy pól i kontrola danych podczas importu.
Te same zasady muszą obowiązywać niezależnie od źródła rekordu. Jeżeli formularz internetowy zapisuje numer telefonu w inny sposób niż import z arkusza, niespójności szybko pojawią się ponownie.
Jak sprawdzić rezultat standaryzacji?
Po zakończeniu zmian trzeba porównać bazę ze zdefiniowanym standardem. Kontrola powinna wykazać, ile wartości ma format docelowy, ile rekordów wymaga ręcznej decyzji oraz czy żadne informacje nie zostały przypadkowo utracone.
Warto przetestować wyszukiwanie, filtrowanie, eksport danych i raporty wykorzystujące zmienione pola. Jeżeli system grupuje dawniej rozproszone warianty jako jedną wartość, numery telefonów można poprawnie wyszukiwać, a import nowych rekordów nie tworzy kolejnych formatów, proces osiągnął zamierzony efekt.
Należy również zachować raport zmian, datę wykonania operacji oraz informację o zastosowanej wersji reguł. Dzięki temu można ustalić, dlaczego konkretny rekord został zmodyfikowany, i wycofać zmianę, jeżeli ujawni się nieuwzględniony wcześniej wyjątek.
