Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań takich jak elektroniczny obieg dokumentów jest dziś niezwykle ważne dla firm, które chcą zachować swoją pozycję na rynku. Cyfryzacja i optymalizacja procesów zapewnia bowiem wiele zalet, które umożliwiają dalszy rozwój przedsiębiorstwa. Jakie jednak korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów powinny zwrócić szczególną uwagę firm?
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
W ostatnich latach prawie każda firma zauważyła, że cyfryzacja jest kluczowa dla jej dalszego rozwoju. Jednym z rozwiązań najchętniej przyjmowanych przez przedsiębiorstwa jest elektroniczny obieg dokumentów. Pozwala on zastąpić papierowe dokumenty, takie jak faktury, umowy i pisma, ich cyfrowymi odpowiednikami. Odpowiedni system informatyczny usprawnia także zarządzanie dzięki możliwości rejestracji i dystrybucji dokumentacji, a także jej indeksowania i archiwizowania. Wiele firm na co dzień widzi korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów i nie wyobraża sobie bez niego pracy. Co jednak firmy naprawdę zyskują dzięki cyfryzacji tego procesu?
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Korzyści wynikające z wdrożenia obiegu dokumentów w wersji elektronicznej są widoczne właściwie natychmiastowo. Mimo że proces ten jest niezwykle istotny, niektóre firmy nie troszczyły się bowiem wcześniej o jego optymalizację. Co również bardzo ważne, w przypadku wdrożenia rozwiązania jakim jest elektroniczny obieg dokumentów, zalety dostrzeże każdy pracownik – wszyscy będą mieli większą lub mniejszą styczność z nowym systemem.
Firmy, które nie wiedzą, co daje elektroniczny obieg dokumentów, powinny przede wszystkim mieć świadomość tego, że może on pomóc znacznie obniżyć koszty związane z wydrukiem, dostarczaniem i przechowywaniem papierowych umów czy faktur. Co równie ważne, EOD przyczynia się do wzrostu efektywności. Dzięki usprawnieniu wielu procesów pracownicy mogą przeznaczyć swój czas na wykonywanie innych zadań.
Upowszechnienie się pracy zdalnej sprawiło, że niektóre przedsiębiorstwa musiały znacznie przemodelować swój tryb pracy. Wszystko wskazuje na to, że zmiany, które zaszły w tym aspekcie są trwałe, dlatego firmy muszą jeszcze bardziej troszczyć się o cyfryzację. Warto więc wiedzieć, że po wprowadzeniu innowacji takiej jak elektroniczny obieg dokumentów, korzyści odniosą również pracownicy zdalni. Wszystkie potrzebne dane będą bowiem dostępne w każdym momencie, nawet jeśli dana osoba przebywa poza biurem.
Na tym jednak nie kończą się zalety elektronicznego obiegu dokumentów. Automatyzacja wielu zadań pozwala bowiem także zredukować ryzyko błędów. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia również większe bezpieczeństwo danych. Jego wprowadzenie eliminuje bowiem ryzyko związane ze zgubieniem lub zniszczeniem papierowych faktur, umów i pism. Odpowiedni system pozwoli także nadać odpowiednim osobom uprawnienia do wglądu do dokumentacji, przez co będzie ona lepiej chroniona.
Jakie inne korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów odczuje firma?
Wszystkie powyższe zalety elektronicznego obiegu dokumentów będą na co dzień odczuwalne dla wszystkich pracowników. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że EOD pozwoli także na szybsze wdrożenie nowych osób do firmy. Dotyczy to szczególnie tych pracowników, którzy przebywają poza biurem. Korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów dotyczą także kwestii wizerunkowych – wdrożenie zmian zgodnych z podejściem paperless sprawi, że przedsiębiorstwo będzie postrzegane jako nowoczesne i dbające o środowisko.
Jak więc widać, zalety elektronicznego obiegu dokumentów są na tyle istotne, że firmy, które chcą zachować swoją pozycję na rynku nie mogą ich ignorować. Optymalizacja procesów i osiągnięcie dojrzałości cyfrowej są konieczne, by przedsiębiorstwo mogło dalej się rozwijać. Warto jednak pamiętać, jak ważny jest także wybór odpowiedniego systemu. Dzięki niemu elektroniczny obieg dokumentów będzie spełniał wszystkie potrzeby firmy.
