Prowadzenie średniego lub dużego przedsiębiorstwa wymaga posiadania odpowiednich narzędzi, dzisiaj głównie informatycznych, wspomagających podstawowe procesy. Od dobrego systemu informatycznego, wprowadzonego w firmie, zależą przede wszystkim wyniki finansowe jako efekt wszystkich podjętych działań. Sam skrót ERP (Enterprise Resource Planning) oznacza z angielskiego w wolnym tłumaczeniu: „zarządzanie firmowymi zasobami”. W jaki sposób jednak wybrać system, który będzie optymalny dla konkretnego przedsiębiorstwa?
Idealny system ERP, czyli jaki?
Każdemu biznesmenowi zależy głównie na optymalizacji procesów zarządzania firmą (w efekcie czego osiągnięcie zysku będzie łatwiejsze), jednak statystyki pokazują, że ponad połowa posiadaczy małych firm jest niezadowolona z obecnie wykorzystywanego systemu. Najczęstszym powodem tego stanu jest niezrozumienie, czym jest ERP oraz jak działa system ERP. Podstawową wiedzą jest to, że oprogramowanie ERP ma za zadanie usprawniać pracę pracowników na poszczególnych stanowiskach, przyspieszać produkcję oraz obieg niezbędnych dokumentów czy samą realizację zamówionych towarów, ale i usprawnić kontakt z klientem. Wybierając system ERP nie można oceniać go wyłącznie przez pryzmat budżetu. Źle dopasowane rozwiązanie skutkować będzie bowiem utraconym czasem i kosztami związanymi z koniecznością ponownej jego zmiany.
Najważniejsze jest dopasowanie do potrzeb firmy
Pierwszorzędne znaczenie mają korzyści czyli to, co możemy uzyskać po wdrożeniu odpowiednio dopasowanego systemu. Kierując się jedynie kryterium związanym z ceną wdrożenia oprogramowania ERP, wybór ERP może być mało efektywny przez złe dopasowanie do profilu firmy oraz samej branży. W zarządzaniu przedsiębiorstwem najważniejsze jest skupienie się nie na wszystkich dostępnych na rynku rozwiązaniach, ale na wybraniu maksymalnie czterech i przemyśleniu ich pod kątem funkcjonalności we własnej firmie. To również odpowiednie miejsce na wskazanie najmocniejszych stron swojej firmy i dodatkowe jej rozwijanie właśnie za pomocą wybranego systemu ERP, a w efekcie – bycie o krok przed konkurencją.
Zmiany prawne a wdrożony system ERP
Bardzo ważną kwestią przy wyborze ERP jest to, czy dostawca usług zapewnia bieżące wprowadzanie zmian prawnych. Warto również sprawdzić, czy podobna usługa jest częścią wykupionego pakietu, czy może wymagana jest specjalna dopłata. Aspekt ten jest szczególnie ważny w naszym kraju, gdzie przepisy prawne zmieniają się bardzo dynamicznie, a nieprzestrzeganie ich związane jest z bolesnymi dla przedsiębiorcy karami, głównie finansowymi. Najlepszym systemem ERP do zarządzania firmą będzie taki, który zapewnia regularne aktualizacje oprogramowania, obejmujące zmiany w prawie. Zmiany w firmach jednak to nie tylko dostosowania do przepisów , ale dotyczą także zmian strukturalnych i procesowych. Dobry system ERP powinien być elastyczny i umożliwiać szybkie i sprawne dopasowanie do ewentualnych zmian, chociażby w sposobie przesyłania dokumentów.
Dlaczego systemy ERP są tak ważne?
Nie istnieje żaden obowiązek korzystania z ERP, jednak każdy rozsądny przedsiębiorca nie próbuje wdrażać na własny rachunek informatycznego zarządzania swoją firmą. Z punktu widzenia rozwijającego się prężnie biznesu posiadanie skrojonego na miarę systemu ERP jest niezbędne – ogromna konkurencja sprawia, że produkcja musi odbywać się w coraz krótszym czasie. Zresztą sama konkurencja również odpowiada za konieczność elastycznego podejścia do rynku, klienta oraz różnorodnych kwestii związanych z prowadzeniem działalności. Do tego dochodzi również konieczność zminimalizowania czasu potrzebnego na przekazywanie informacji – tak pomiędzy działami wewnątrz firmy, jak i między firmą, a klientem. Bez dobrze dopasowanego oprogramowania ERP dla firm wywiązanie się ze wszystkich zobowiązań w terminie jest w zasadzie niemożliwe – zwłaszcza na dłuższą metę, gdy partnerów, kontrahentów, klientów i dokumentów będzie przybywało.
Co najczęściej znajduje się w ERP i ile taki system kosztuje?
Zwykle w skład systemu ERP wchodzą funkcjonalności odpowiedzialne za zarządzanie logistyką, finansami firmy, procesem produkcji, obsługą klienta. Zgodnie z konkretnym zapotrzebowaniem firmy podsystemy mogą być rozbudowywane o kolejne moduły. Cena ERP będzie zależeć od indywidualnego zamówienia, ale także od doświadczenia dystrybutora, zaawansowania systemu oraz ilości opcji, jakie zawierają wybierane pakiety. Wielu dostawców udostępnia kalkulatory lub robi indywidualne wyceny.
Pewny dostawca systemu ERP to podstawa
Najbezpieczniejszym wyjściem jest wybór ERP od pewnego, doświadczonego dostawcy, cieszącego się uznaniem przedsiębiorców. Jednym z czołowych przedstawicieli bardzo rozbudowanych i niezwykle różnorodnych systemów ERP jest L-SYSTEMS. To firma, która wciąż poszerza swoje kompetencje, współpracuje ze środowiskiem naukowym oraz realizuje z powodzeniem kolejne projekty. L-SYSTEMS oferuje rozwiązania z zakresu ERP, obiegu dokumentów, szeroko pojętego B2B, ale również z takich obszarów jak: BI, WMS, czy MES.
Tworzone przez specjalistów tej firmy Biznesowe środowiska informatyczne oparte o systemy ERP opierają się na najnowocześniejszych technologiach z możliwością ich uruchomienia w wybrany przez klienta sposób: loalnie (on-premise) czy w chmurze (Cloud). Z punktu widzenia przedsiębiorcy to nie tylko rozwiązanie nowatorskie i nowoczesne, ale też w pełni bezpieczne, gwarantujące dostępność w każdych okolicznościach oraz niezwykle oszczędne i przyszłościowe.
