ERP to nowoczesne systemy, dzięki którym firmy mogą znacząco zwiększyć efektywność funkcjonowania poszczególnych działów. W jakich okolicznościach inwestycja w ERP będzie bardzo dobrą decyzją? Jakimi zaletami wyróżnia się to oprogramowanie? W poniższym artykule przedstawiamy szereg istotnych informacji i wskazówek na ten temat.
Czym są systemy ERP?
ERP (ang. Enterprise Resource Planning) jest nowoczesnym, profesjonalnym oprogramowaniem, które wykorzystuje się do usprawnienia zarządzania zasobami należącymi do przedsiębiorstwa i lepszego zorganizowania pracy w poszczególnych działach. Systemy ERP mogą znaleźć zastosowanie w różnych obszarach firm, takich jak produkcja, finanse, księgowość, zarządzanie magazynem, kadry, marketing, sprzedaż, planowanie materiałowe.
Systemy ERP wyróżniają się tym, iż pozwalają na zarządzanie wszystkimi procesami z poziomu jednej, uniwersalnej i efektywnej bazy danych. To sprawia, że obieg informacji pomiędzy poszczególnymi obszarami firmy jest znacząco usprawniony. Wszyscy pracownicy mogą w czasie rzeczywistym reagować i obserwować zmiany wprowadzane przez kolegów z innych działów.
Fakt ten ma ogromne znaczenie zwłaszcza w kontekście potencjalnych sytuacji kryzysowych, znacznych wzrostów sprzedaży a także przy wprowadzaniu istotnych zmian w strategii firmy. Systemy ERP od renomowanych producentów posiadają także kompleksowy, łatwy w obsłudze interfejs, dlatego nauka wszystkich jego funkcjonalności nawet osobom niezaznajomionym z tą technologią najczęściej nie zajmuje wiele czasu.
Warto zaznaczyć, że systemy ERP zalicza się do grona narzędzi modułowych i całkowicie otwartych. Zakres, którym jest objęte działanie tego oprogramowania, uzależniony jest od decyzji przedsiębiorstwa. Wprowadzanie ERP na poszczególne obszary firmy może przebiegać etapowo.
Kiedy warto postawić na inwestycję w system ERP?
W jakich sytuacjach firma powinna poważnie rozważyć inwestycję w system ERP? Istnieje kilka poważnych przesłanek. Są one następujące:
- coraz częstsze problemy w sferze finansowej – trudności z budżetowaniem i fakturowaniem, zatory płatnicze, czas rozliczania kontrahentów jest zbyt długi, zarządzanie środkami trwałymi pochłania zbyt wiele energii i czasu, a liczba arkuszy kalkulacyjnych jest zdecydowanie za duża,
- problemy w sferze produkcji – nieefektywne wykorzystanie maszyn, problemy z dotrzymaniem harmonogramu realizacji zleceń, trudności z właściwym rozliczaniem kosztów produkcji, konieczność wprowadzania częstych zmian w harmonogramach produkcji,
- problemy w dziale HR – procesy rekrutacyjne trwają zbyt długo, planowanie szkoleń trwa zbyt długo, rozliczanie czasu pracy wiąże się z wieloma pomyłkami, wynagrodzenia są płacone po terminie,
- problemy w dziale logistyki – rotacja towarów przebiega nieefektywnie, zaopatrzenie jest zbyt wolne, sposób zarządzania magazynami powoduje, że kontrahenci zbyt długo czekają na dostawę towaru, ilość i charakterystyka zapasów nie odpowiada rzeczywistemu zapotrzebowaniu.
Co można zyskać dzięki implementacji ERP?
Co zyskują przedsiębiorstwa, która podejmują decyzję o zaimplementowaniu nowoczesnych systemów ERP? Do największych korzyści zalicza się:
- znacząca poprawa obsługi klienta,
- lepsza efektywność produkcji,
- efektywne zarządzanie finansami,
- zoptymalizowanie kosztów związanych z magazynowaniem towarów,
- skrócenie łańcucha dostaw,
- brak ryzyka, iż wynagrodzenia będą przekazywane pracownikom po terminie,
- skrócenie procesów rekrutacyjnych,
- mniejsze ryzyko występowania zatorów płatniczych.
O czym należy pamiętać poszukując odpowiedniego systemu ERP?
W tej chwili podmiotów oferujących usługi w zakresie implementacji systemów ERP wraz z całym niezbędnym oprogramowaniem jest mnóstwo. Wszyscy przedsiębiorcy rozważający zakup tej technologii powinni dokładnie przeanalizować poszczególne oferty. Jedną z profesjonalnych firm zajmujących się implementacją ERP jest Mindbox.
Zanim podejmiemy decyzję o zakupie systemu ERP, najpierw powinniśmy dokładnie przeanalizować aktualną sytuację firmy. W sposób szczególny należy uwzględniać te działy, które działają najmniej wydajnie, najczęściej dochodzi do występowania sytuacji kryzysowych bądź komunikacja między pracownikami jest mało efektywna. Bazując na tych informacjach podjęcie decyzji odnośnie tego, w których obszarach ERP jest najbardziej potrzebne będzie znacznie prostsze.
