Artykuł reklamowy
Bitrix24 łączy w jednym systemie CRM, zadania i projekty, komunikację zespołu, dysk firmowy i automatyzację procesów. Ta szerokość jest zaletą, ale też źródłem typowego problemu: firma włącza wszystkie moduły naraz, zespół gubi się w funkcjach i po kilku tygodniach wraca do arkuszy. Wdrożenie, które działa, przebiega etapami. Poniżej opis tych etapów z perspektywy projektów realizowanych w polskich firmach.
Krok 1: analiza procesów
Pierwszym krokiem jest opisanie, jak dziś przebiega sprzedaż i obsługa zamówień. Ile etapów ma lejek, kto przekazuje sprawę dalej, jakie dokumenty powstają po drodze, gdzie zespół traci czas. W tym kroku ustala się też, które moduły Bitrix24 będą używane od pierwszego dnia, a które dojdą później.
Przykład: firma montująca instalacje fotowoltaiczne ma inny proces niż hurtownia. Lead z formularza, wizja lokalna, projekt, oferta, umowa, wniosek o dofinansowanie, montaż, zgłoszenie do operatora sieci. Każdy z tych etapów może być osobnym etapem w CRM, z własnymi polami i zadaniami.
Krok 2: Bitrix24 Cloud czy On-Premise
Kryterium | Bitrix24 Cloud | Bitrix24 On-Premise |
Infrastruktura | serwery dostawcy | własny serwer firmy lub hosting |
Start | szybki, bez instalacji | wymaga instalacji i administracji |
Modyfikacje | konfiguracja, aplikacje, REST API | dodatkowo możliwość zmian w kodzie |
Aktualizacje | automatyczne | po stronie firmy |
Dla kogo | większość małych i średnich firm | firmy z wymaganiami dotyczącymi lokalizacji danych lub głębokiej modyfikacji |
Wersję i plan dobiera się do wymagań z kroku pierwszego. Część funkcji, na przykład liczba lejków sprzedażowych czy dostępność procesów biznesowych, zależy od planu.
Krok 3: struktura CRM
Na tym etapie powstają lejki sprzedażowe, etapy, pola własne i karty klienta. Zasada, która oszczędza wiele problemów: tylko pola, które ktoś wykorzysta w raporcie lub automatyzacji. Karta z czterdziestoma polami zniechęca handlowców szybciej niż brak systemu.
Krok 4: import danych
Dane kontaktowe i firmy importuje się zwykle z plików CSV lub Excel. Przed importem trzeba je oczyścić: usunąć duplikaty, ujednolicić format numerów telefonów i NIP, zdecydować, które historyczne transakcje mają trafić do systemu. Import bez porządkowania danych przenosi bałagan z arkusza do CRM.
Krok 5: automatyzacja
Automatyzacja to najmocniejsza strona Bitrix24, ale wprowadza się ją dopiero, gdy struktura CRM jest stabilna. System oferuje kilka poziomów:
- reguły automatyzacji przypisane do etapów lejka, na przykład utworzenie zadania dla handlowca po przejściu transakcji do etapu „oferta wysłana”,
- wyzwalacze, które przesuwają transakcję po zdarzeniu, na przykład otwarciu e-maila lub opłaceniu faktury,
- procesy biznesowe dla bardziej złożonych ścieżek z warunkami i akceptacjami.
Na start wystarczy kilka automatyzacji, które usuwają najbardziej powtarzalną pracę. Kolejne dodaje się po kilku tygodniach użytkowania.
Krok 6: integracje
Najczęściej łączy się Bitrix24 z telefonią, pocztą, formularzami na stronie, systemem księgowym lub ERP. Gotowe integracje są dostępne w Bitrix24 Market, a pozostałe buduje się przez REST API i webhooki. Przy integracji z systemem księgowym trzeba z góry ustalić, który system wystawia dokumenty, a który tylko je pokazuje. Inaczej faktura powstanie dwa razy.
Krok 7: szkolenia i start
Szkolenia najlepiej prowadzić osobno dla handlowców, kierowników i administratorów, na przykładach z własnych danych firmy. Pierwsze tygodnie po starcie to czas korekt: zmiany w polach, regułach i uprawnieniach na podstawie uwag zespołu.
Najczęstsze błędy
- Włączenie wszystkich modułów od pierwszego dnia.
- Automatyzacje przed ustabilizowaniem struktury lejka.
- Brak osoby po stronie firmy odpowiedzialnej za system.
- Import danych bez deduplikacji.
FAQ
Ile trwa wdrożenie Bitrix24?
Zależy od liczby lejków, ilości danych do importu i integracji. Wdrożenie CRM dla jednego działu sprzedaży bez integracji zamyka się zwykle w kilku tygodniach. Projekty z procesami biznesowymi, integracją z ERP i kilkoma działami trwają dłużej i warto je dzielić na etapy.
Czy Bitrix24 można przenieść z wersji Cloud na On-Premise?
Przeniesienie danych między wersjami Cloud i On-Premise jest możliwe, ale obecnie wymaga ręcznej migracji, którą może przeprowadzić doświadczony partner wdrożeniowy, taki jak Togma. Jeśli od początku wiadomo, że firma będzie potrzebować modyfikacji kodu, lepiej od razu wybrać wersję On-Premise.
Czy automatyzacje Bitrix24 wymagają programisty?
Reguły automatyzacji i wyzwalacze konfiguruje się bez programowania. Programista jest potrzebny przy integracjach przez REST API i przy nietypowych procesach, których nie da się zbudować z gotowych bloków.
Podsumowanie
Wdrożenie Bitrix24 daje najlepszy efekt, gdy idzie od procesu do narzędzia, a nie odwrotnie. Analiza, dobór wersji, struktura CRM, czyste dane, a dopiero potem automatyzacja i integracje. Togma, partner Bitrix24 ze statusem Gold Partner, realizuje wdrożenia w tej kolejności od ponad 8 lat. Zakres usług opisuje strona wdrożenie Bitrix24, a przykłady z różnych branż realizacje Bitrix24.
