Przez cały okres swojej kariery zawodowej gromadzimy masę różnego rodzaju dokumentów. Na ogół po otrzymaniu wkładamy je do szuflady i zapominamy o nich. Nie są to bowiem dokumenty, które są potrzebne zbyt często. Dopiero gdy zostaniemy poproszeni o dostarczenie któregoś z nich, uświadamiamy sobie, że nie mamy pojęcia, gdzie się znajduje. Przykładem jest świadectwo pracy. Gdy podejmujemy zatrudnienie w nowym miejscu lub po prostu przechodzimy na emeryturę, rozpoczynamy jego poszukiwanie. Często jednak okazuje się, że gromadzone przez lata dokumenty gdzieś nam się zawieruszyły.
Co w takiej sytuacji? Czy możemy w jakiś sposób odzyskać zagubione świadectwo pracy? Co zrobić, jeśli przedsiębiorstwo już nie istnieje? Zapraszamy do lektury!
Czym jest świadectwo pracy? Jak uzyskać duplikat świadectwa pracy?
Na początek powiedzmy sobie, czym właściwie jest świadectwo pracy. Jest to dokument, który pracownik otrzymuje od pracodawcy w sytuacji wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę. Świadectwo pracy wystawia się wszystkim pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, bez względu na jej formę (umowa na czas określony/umowa na czas nieokreślony) i wymiar etatu. Za wystawienie świadectwa pracy na ogół odpowiada dział kadr.
Istnieje kilka obligatoryjnych elementów świadectwa pracy.
Obowiązkowo dokument musi zawierać między innymi następujące informacje:
- okres zatrudnienia;
- wymiar etatu;
- nazwa zajmowanego stanowiska lub stanowisk;
- tryb rozwiązania umowy;
- inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. wykorzystany urlop, okres odbytej służby wojskowej, wykorzystanie zwolnienia od pracy, okresy nieskładkowe itp.).
Ponadto na życzenie pracownika pracodawca ma obowiązek uwzględnić w świadectwie pracy informację na temat zarobków.
Kiedy pracodawca powinien wręczyć świadectwo pracy?
Często można spotkać się z informacją, że ma na to 7 dni. Jest to jednak błędne założenie, nawiązujące do nieaktualnego już stanu prawnego. W świetle przepisów, które obowiązują od września 2019 roku, pracodawca ma obowiązek wręczyć świadectwo pracy w ostatnim dniu trwania umowy.
Zgubiłem świadectwo pracy – co teraz? Jak uzyskać duplikat świadectwa pracy?
Świadectwo pracy nie jest co prawda najczęściej wykorzystywanym dokumentem, jednak w kilku momentach naszego życia będzie nam potrzebne. Z pewnością poprosi o nie pracodawca, gdy będziemy podejmowali kolejne zatrudnienie. Należy je okazać także podczas rejestracji w urzędzie pracy. Dobrze mieć ze sobą papierową wersję wszystkich świadectw także wtedy, gdy przechodzimy na emeryturę. Obecnie co prawda wszystkie dane na ten temat powinny znaleźć się w portalu używanym przez pracowników ZUS. Praktyka pokazuje jednak, że nie zawsze wszystko działa tak, jak powinno.
W ciągu ogółu lat pracy gromadzimy zwykle przynajmniej kilka takich dokumentów. Często zdarza się, że któregoś nam brakuje. Nie pamiętamy, gdzie je schowaliśmy albo zawieruszają się w toku licznych przeprowadzek. Czasem także ulegają zniszczeniu. Czy oznacza to, że straciliśmy bezpowrotnie wypracowany staż? Na szczęście możemy jeszcze uratować sytuację i otrzymać duplikat świadectwa pracy.
Aby uzyskać duplikat świadectwa pracy zwróć się do byłego pracodawcy
Najprostszym rozwiązaniem będzie kontakt z byłym pracodawcą. Oczywiście ten sposób zadziała jedynie wówczas, gdy zakład pracy nadal istnieje. Pracownik powinien skontaktować się z działem kadr i płac i poprosić o wydanie duplikatu świadectwa pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać nasze akta osobowe przez 10 lat po ustaniu zatrudnienia. W związku z tym w tym okresie bez problemu możemy uzyskać kopię naszego zagubionego świadectwa pracy. Przepisy te uległy zmianie w 2019 roku. Przedtem obowiązywał aż 50-letni termin przechowywania tych dokumentów.
Nigdzie nie zostało określone, w jaki sposób pracownik powinien zwrócić się o wydanie duplikatu. W wielu przypadkach wystarczy krótka rozmowa telefoniczna z działem kadr i płac. Niektóre zakłady pracy wymagają jednak złożenia wniosku w formie pisemnej. Prawo nie określa także terminu, w którym były pracodawca zobowiązany jest do wydania kopii świadectwa.
Firma nie istnieje? Pomoże ZUS!
W nieco gorszej sytuacji będziemy, jeżeli nasz były pracodawca już nie istnieje. Czy wtedy możemy odzyskać zagubione świadectwo pracy? Nie jest to sytuacja bez wyjścia! Kto pomoże uzyskać duplikat świadectwa pracy?
Pomocny wówczas może okazać się portal Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Znajdziemy tam informacje na temat wszystkich zlikwidowanych i przekształconych przedsiębiorstw. Odnajdujemy naszego byłego pracodawcę i sprawdzamy, gdzie są przechowywane archiwalne dokumenty. Poza źródłem internetowym taką informację uzyskamy także w każdy oddziale terenowym ZUS. Miejsce przechowywania archiwalnych dokumentów zlikwidowanych przedsiębiorstw możemy sprawdzić także na portalu internetowym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Byłeś pracownikiem agencji pracy tymczasowej? Żaden problem w uzyskaniu duplikatu świadectwa pracy
Świadectwa pracy wydawane przez agencję pracy tymczasowej nieco różnią się od tych, które otrzymujemy z zakładów pracy. Świadectwo pracy pracownika tymczasowego obejmuje bowiem wszystkie umowy o pracę, które pracownik nawiązał w okresie kolejnych 12 miesięcy. Czas ten może być wydłużony, jeżeli ostatnią z nich nawiązano przed upływem tego terminu, a wygasa ona w terminie późniejszym. Oczywiście pracownik może zwrócić się o wcześniejsze wystawienie świadectwa pracy. Dzieje się tak, jeżeli umowa o pracę tymczasową zostaje rozwiązana przed upływem 12 miesięcy.
W praktyce jest to zatem świadectwo pracy, które obejmuje więcej niż jedną umowę o pracę i jest wystawiane co 12 miesięcy. Z kolei dokument, który otrzymujemy z zakładu pracy, wystawiany jest po ustaniu zatrudnienia.
A co jeśli zgubimy świadectwo wystawione przez agencję pracy? Podobnie jak zakłady pracy, mają one obowiązek przechowywania akt pracownika przez okres 10 lat. Bez problemu możemy zatem zwrócić się z prośbą o wydanie kopii świadectwa.
Jak przygotować wniosek o duplikat świadectwa pracy?
Jak już wspominaliśmy, przepisy prawa nie określają, w jaki sposób pracownik powinien zwrócić się o wydanie duplikatu świadectwa pracy. Jeżeli zdecydujemy się zrobić to w formie pisemnej, konieczne będzie sporządzenie stosownego wniosku. Prawidłowo napisany wniosek powinien zawierać następujące elementy:
- dane wnioskodawcy – imię, nazwisko, PESEL;
- wskazanie, który dokładnie dokument nas interesuje – w tym przypadku będzie to świadectwo pracy;
- jakiego okresu zatrudnienia dotyczy nasz wniosek;
- preferowaną formę odbioru dokumentu – w przypadku, gdy chcemy otrzymać kopię naszego świadectwa pocztą, należy podać adres do wysyłki.
Warto rozważyć pisemną formę złożenia wniosku o wydanie duplikatu. Szczególnie istotne będzie to wówczas, gdy nasz były pracodawca jest dużym zakładem, który działa od lat i zatrudnia wiele osób. W takim przypadku, jeżeli czas oczekiwania na duplikat będzie się wydłużał, łatwiej będzie odnaleźć wniosek i wszystkie niezbędne dane, jeżeli zostanie on złożony w formie papierowej.
Pamiętaj o zmianie przepisów!
Jak zatem widzimy, zagubione świadectwo pracy to jeszcze nie koniec świata. W łatwy sposób możemy je odzyskać od byłego pracodawcy, o ile nadal istnieje. Jeżeli nie, bez problemu odnajdziemy starą dokumentację, korzystając z portalu internetowego ZUS i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Pamiętajmy jednak, że w 2019 roku zmianie uległy przepisy dotyczące archiwizowania akt osobowych. Skrócono termin przechowywania tych dokumentów z 50 do jedynie 10 lat. Po tym terminie są one niszczone i odzyskanie świadectwa pracy nie będzie już możliwe. Warto zatem przeznaczyć jedną teczkę czy segregator na dokumenty związane z zatrudnieniem. W ten sposób zyskamy pewność, że mamy wszystkie świadectwa, a cały nasz staż pracy zostanie policzony, zarówno przy podejmowaniu nowego zatrudnienia, jak i w momencie przejścia na emeryturę.
