Preboarding pracownika krok po kroku – jak przygotować dobry start

Preboarding pracownika warto rozpocząć zaraz po zaakceptowaniu oferty. Najpierw potwierdź warunki i termin zatrudnienia, wskaż osobę kontaktową, zaplanuj formalności, a następnie przygotuj stanowisko, sprzęt, dostępy oraz informacje dotyczące pierwszego dnia. Do czasu rozpoczęcia pracy utrzymuj rzeczowy kontakt z nową osobą, ale nie obciążaj jej zadaniami ani nadmiarem materiałów. Ostatnim etapem powinno być sprawdzenie gotowości firmy i płynne przekazanie pracownika do właściwego onboardingu.

Co to jest preboarding pracownika?

Preboarding to okres pomiędzy zaakceptowaniem oferty a pierwszym dniem pracy. Jego zadaniem jest przygotowanie obu stron do rozpoczęcia współpracy. Firma porządkuje formalności i organizację, natomiast przyszły pracownik otrzymuje jasne informacje o terminach, osobach kontaktowych oraz przebiegu pierwszego dnia.

Preboarding nie jest jeszcze pełnym wdrażaniem w obowiązki. Szkolenia stanowiskowe, realizacja zadań, poznawanie szczegółowych procedur i ustalanie celów rozpoczynają się w ramach onboardingu. Na wcześniejszym etapie najważniejsze są przewidywalność, regularna komunikacja i gotowość organizacyjna.

Dobrze zaplanowany proces jest szczególnie przydatny wtedy, gdy od przyjęcia oferty do rozpoczęcia zatrudnienia mija kilka tygodni. Brak wiadomości w tym czasie może wywołać niepewność, nawet jeśli wszystkie warunki zostały już uzgodnione.

Preboarding pracownika krok po kroku

Krok 1. Potwierdź warunki i kolejne etapy

Pierwszą wiadomość wyślij możliwie szybko po zaakceptowaniu oferty. Potwierdź w niej stanowisko, uzgodniony termin rozpoczęcia pracy, miejsce wykonywania obowiązków oraz dane osoby, z którą przyszły pracownik może się kontaktować.

Warto od razu zapowiedzieć, co wydarzy się dalej. Napisz, kiedy zostaną przekazane dokumenty, kto skontaktuje się w sprawie formalności i w jakim terminie pracownik otrzyma informacje organizacyjne. Dzięki temu nie musi samodzielnie dopytywać o każdy kolejny etap.

Ustal także jeden główny kanał komunikacji. Może to być prywatny adres e-mail lub telefon wskazany podczas rekrutacji. Firmowe konto nie powinno być jedynym sposobem kontaktu, dopóki pracownik nie otrzyma do niego dostępu.

Krok 2. Ułóż prosty plan preboardingu

Preboarding nie wymaga rozbudowanego systemu HR. W małej firmie wystarczy arkusz, tablica z zadaniami albo lista zawierająca termin, osobę odpowiedzialną i status wykonania.

Plan powinien objąć między innymi:

• potwierdzenie zatrudnienia;
• przygotowanie dokumentów;
• skierowanie na wymagane badania, jeśli dotyczą danego stanowiska;
• zamówienie lub skonfigurowanie sprzętu;
• założenie kont i zaplanowanie dostępów;
• poinformowanie zespołu;
• wysłanie wiadomości o pierwszym dniu;
• końcową kontrolę gotowości.

Taki plan może jednocześnie pełnić funkcję checklisty przed pierwszym dniem, dzięki której zadania nie pozostaną wyłącznie w pamięci właściciela firmy, menedżera lub osoby zajmującej się kadrami.

Krok 3. Zaplanuj formalności

Zakres formalności zależy od rodzaju umowy, stanowiska i sytuacji pracownika. Firma powinna jasno wskazać, jakie dokumenty są potrzebne, do kiedy należy je dostarczyć i w jaki bezpieczny sposób można je przekazać.

Nie proś o te same dane w kilku formularzach i nie zbieraj informacji, które nie są potrzebne do zatrudnienia. Jeżeli pracownik ma wykonać badania wstępne lub dostarczyć dodatkowe dokumenty, przekaż mu czytelną instrukcję, dane placówki oraz informację o dalszych krokach.

Oddziel formalności możliwe do załatwienia wcześniej od czynności zaplanowanych na pierwszy dzień pracy. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której nowa osoba nie wie, czy brak dokumentu uniemożliwi jej rozpoczęcie pracy. W sprawach nietypowych lub budzących wątpliwości procedurę warto skonsultować z osobą prowadzącą kadry.

Krok 4. Wyślij mail powitalny przed rozpoczęciem pracy

Mail powitalny powinien pokazać, że firma pamięta o nowej osobie, ale nie musi być długi ani przesadnie oficjalny. Najważniejsze są konkretne informacje i możliwość łatwego zadania pytania.

W wiadomości uwzględnij:

• krótkie powitanie i potwierdzenie decyzji o zatrudnieniu;
• datę rozpoczęcia pracy;
• imię oraz dane przyszłego przełożonego lub koordynatora;
• zapowiedź kolejnej wiadomości organizacyjnej;
• informację, gdzie zgłaszać pytania.

Przykładowy mail może brzmieć:

Dzień dobry, cieszymy się, że dołączasz do naszego zespołu. Potwierdzamy rozpoczęcie pracy 5 sierpnia o godzinie 9:00. W sprawach organizacyjnych możesz kontaktować się z Anną Kowalską pod numerem telefonu podanym poniżej. Kilka dni przed rozpoczęciem prześlemy dokładny plan pierwszego dnia. Gdyby wcześniej pojawiły się pytania, napisz lub zadzwoń.

Taka wiadomość wystarczy na początek. Szczegóły dojazdu, logowania czy harmonogramu lepiej przekazać bliżej terminu, kiedy ryzyko zmian jest mniejsze.

Krok 5. Utrzymuj kontakt z pracownikiem przed pierwszym dniem

Częstotliwość kontaktu powinna zależeć od długości okresu oczekiwania. Gdy pracownik zaczyna za kilka dni, zwykle wystarczą wiadomość powitalna i instrukcja dotycząca pierwszego dnia. Jeśli do rozpoczęcia zatrudnienia pozostał miesiąc lub więcej, warto wysłać krótką aktualizację co kilkanaście dni.

Każda wiadomość powinna mieć konkretny cel. Może dotyczyć zakończenia formalności, przygotowywanego sprzętu, przedstawienia przyszłego przełożonego albo odpowiedzi na zgłoszone pytania. Nie wysyłaj pustych komunikatów tylko po to, aby zwiększyć liczbę kontaktów.

Nie należy również oczekiwać, że przyszły pracownik będzie przed rozpoczęciem zatrudnienia wykonywał zadania, uczestniczył w wielogodzinnych spotkaniach czy samodzielnie realizował obowiązkowe szkolenia. Materiały o firmie można udostępnić jako opcjonalne, pod warunkiem że są krótkie i rzeczywiście pomagają przygotować się do pierwszego dnia.

Krok 6. Przygotuj firmę przed zatrudnieniem pracownika

Preboarding dotyczy nie tylko komunikacji z kandydatem. Równie ważne jest przygotowanie organizacji, aby nowa osoba nie rozpoczęła pracy od czekania na komputer, hasło lub miejsce przy biurku.

Przed terminem rozpoczęcia sprawdź:

• czy stanowisko pracy jest gotowe;
• czy sprzęt został zamówiony, skonfigurowany i przetestowany;
• czy zaplanowano utworzenie konta e-mail oraz dostępów;
• czy potrzebne licencje są dostępne;
• czy przygotowano kartę wejściową, klucze lub identyfikator;
• czy recepcja i zespół znają datę rozpoczęcia pracy;
• czy wyznaczono osobę odpowiedzialną za powitanie pracownika.

Dostępy należy przygotować zgodnie z rzeczywistym zakresem obowiązków. Nie ma potrzeby udostępniania wszystkich zasobów firmy z wyprzedzeniem. Ważniejsze jest ustalenie, które konta muszą działać od pierwszych godzin i kto rozwiąże ewentualny problem techniczny.

Zespół powinien wiedzieć, kto do niego dołącza, czym będzie się zajmować i kiedy rozpoczyna pracę. Nie trzeba przesyłać rozbudowanego życiorysu nowej osoby. Wystarczy krótka informacja pozwalająca współpracownikom przygotować się do powitania.

Krok 7. Przekaż informacje dla pracownika przed rozpoczęciem pracy

Kilka dni przed startem wyślij jedną uporządkowaną wiadomość zawierającą wszystkie informacje organizacyjne. Pracownik powinien po jej przeczytaniu wiedzieć, gdzie się zgłosić, o której godzinie rozpocząć dzień i kto będzie na niego czekał.

Wiadomość powinna zawierać:

• dokładną datę i godzinę rozpoczęcia;
• adres biura albo link do pierwszego spotkania online;
• sposób wejścia do budynku;
• informacje o parkingu lub dojeździe, jeśli są potrzebne;
• imię, nazwisko i numer telefonu osoby kontaktowej;
• orientacyjny przebieg pierwszego dnia;
• listę dokumentów lub rzeczy, które należy zabrać;
• informacje o ubiorze, jeżeli w firmie obowiązują konkretne zasady;
• instrukcję postępowania w razie spóźnienia lub problemów technicznych.

Nie przesyłaj kilku wiadomości z pojedynczymi informacjami, jeśli można zebrać je w jednym czytelnym komunikacie. Zmniejsza to ryzyko, że ważna wskazówka zginie w długim wątku korespondencji.

Krok 8. Sprawdź gotowość i zamknij preboarding

Na dzień lub dwa przed rozpoczęciem pracy wykonaj krótką kontrolę. Sprawdź, czy formalności zostały zakończone, sprzęt jest gotowy, konta zostaną aktywowane we właściwym momencie, a osoby zaangażowane w powitanie znają swoje zadania.

Wyślij również krótkie potwierdzenie do pracownika. Może to być jedno zdanie przypominające godzinę rozpoczęcia i dane kontaktowe. Jeśli pojawiła się zmiana dotycząca miejsca, terminu albo osoby witającej, poinformuj o niej od razu, a nie dopiero rano pierwszego dnia.

Rezultatem zakończonego preboardingu powinien być gotowy plan pierwszego dnia pracy. Dzięki temu pracownik przechodzi płynnie z etapu przygotowań do właściwego wdrożenia, bez organizacyjnej przerwy między tymi procesami.

Przykładowy harmonogram preboardingu

Terminy należy dopasować do długości okresu między przyjęciem oferty a rozpoczęciem pracy. Poniższy harmonogram pokazuje kolejność działań, a nie sztywne daty.

Jeśli okres oczekiwania trwa kilka tygodni, pomiędzy formalnościami a wiadomością organizacyjną warto zaplanować co najmniej jeden kontakt. Przy krótkim terminie wszystkie działania można wykonać w ciągu kilku dni, zachowując tę samą kolejność.

Czego unikać podczas preboardingu?

Najczęstszy problem stanowi cisza po przyjęciu oferty. Pracownik nie powinien przez kilka tygodni zastanawiać się, czy ustalenia są nadal aktualne. Równie niekorzystne jest jednak zasypywanie go materiałami, prezentacjami i wiadomościami, które nie pomagają przygotować się do rozpoczęcia pracy.

Unikaj przede wszystkim:

• kontaktu ograniczonego wyłącznie do przesyłania dokumentów;
• sprzecznych informacji od rekrutera, menedżera i administracji;
• proszenia o te same dane kilka razy;
• zlecania zadań przed rozpoczęciem zatrudnienia;
• wysyłania obowiązkowych szkoleń do wykonania w prywatnym czasie;
• zbierania niepotrzebnych danych;
• przekazywania poufnych informacji niezabezpieczonym kanałem;
• przygotowywania sprzętu dopiero po przyjściu pracownika;
• aktywowania zbyt szerokich dostępów z dużym wyprzedzeniem;
• zastępowania dobrej organizacji prezentem powitalnym.

Welcome pack jest dodatkiem, a nie podstawą preboardingu. Nawet atrakcyjny zestaw firmowych gadżetów nie zrekompensuje braku komputera, niejasnej godziny rozpoczęcia czy sytuacji, w której nikt nie czeka na nową osobę.

Po czym poznać, że preboarding został dobrze przygotowany?

Pracownik jest przygotowany do rozpoczęcia pracy, gdy zna termin, miejsce i godzinę startu, wie, z kim się skontaktować, rozumie pozostałe formalności oraz ma ogólne wyobrażenie o pierwszym dniu. Nie powinien samodzielnie poszukiwać podstawowych informacji ani obawiać się, że o czymś zapomniał.

Firma jest gotowa, jeżeli stanowisko i sprzęt zostały przygotowane, niezbędne dostępy są zaplanowane, zespół zna datę przyjęcia nowej osoby, a każda osoba zaangażowana w pierwszy dzień wie, za co odpowiada. Dobry preboarding kończy się konkretnym rezultatem: obie strony wiedzą, co wydarzy się w dniu rozpoczęcia pracy.