Przygotowanie dobrej imprezy firmowej wymaga wielu zabiegów. Umiejętne planowanie kolejnych elementów, załatwianie licznych formalności, panowanie nad wszystkim może być trudne dla jednej osoby. Jednak poprzez uporządkowane działania, można zorganizować naprawdę udaną i efektywną imprezę firmową.
Po jest organizowana impreza? Jakie są jej założenia?
Dlaczego impreza firmowa ma się odbyć? Jakie cele mają zostać osiągnięte poprzez poza formalne spotkanie pracowników? Od nakreślenia celów imprezy firmowej wszystko się zaczyna. Czy impreza ma mieć na celu integrację pracowników? Może będzie to impreza jako nagroda dla doskonałych wyników, osiągniętych przez pracowników, lub event z zaproszonymi partnerami biznesowymi? Jasne postawienie celów imprezy firmowej, pozwala planować kolejne jej elementy.
Jak duża będzie impreza firmowa?
Ustalenie ilości osób biorących udział w imprezie ma zasadnicze znaczenie. Takie dane są jednak szacunkowe, gdyż nigdy nie ma szansy, aby wszyscy deklarujący się do przyjścia, pojawiali się na imprezie. Dzięki temu będzie można organizować poszczególne elementy nadchodzącego spotkania.
Budżet firmowej imprezy
Budżet ma ogromne znaczenie, gdyż dzięki temu wiadomo, na co można sobie pozwolić organizując imprezę, event. Konkretny budżet daje możliwości zorganizowania spotkania w konkretnym miejscu, zamówienia określonych atrakcji. Oczywiście na tym etapie budżet jest niejako w zarysie, jednak gwarantuje, że zacznie pojawiać się już pewien zarys imprezy firmowej.
Optymalny termin na organizację imprezy firmowej
Istotnym elementem układanki jest ustalenie odpowiedniego terminu imprezy. Kiedy jest najlepszy czas na organizację tego typu spotkań? Na pewno nie powinno się przygotowywać imprezy firmowej w okresie wakacyjnym. To czas urlopowy, wyjazdów wakacyjnych, dlatego wiele osób może być po prostu nieobecnym. Dobrze jest zaplanować imprezę w okresie, kiedy w firmie „są większe luzy”, gdy mowa o ważnych zadaniach do wykonania. Wszelkie terminy, kiedy to będzie spotkanie firmowe, powinny być ustalane z dużym wyprzedzeniem. Po pierwsze pracownicy będą mieli czas na rezerwację. Po drugie, rezerwacja lokali, obiektów noclegowych, miejsc gdzie odbędzie się impreza firmowa, powinna być wiele miesięcy przed terminem zero.
Wybór miejsca na imprezę firmową
Decydując się na organizację imprezy wyjazdowej, konieczne będzie branie pod uwagę wielu aspektów. Jednym z ważniejszych jest miejsce, do którego udadzą się pracownicy. Wybrany obiekt powinien spełniać określone standardy, posiadać liczne udogodnienia. Impreza firmowa połączona z cyklem spotkań motywacyjnych, czyli pod uwagę będą brane obiekty posiadające sale konferencyjne. Typowo relaksacyjne spotkanie pracowników, wymaga znalezienia hoteli, obiektów, które posiadają bogatą ofertę SPA i wellness.
Dobór rozrywek i atrakcji na imprezy firmowe
Wszystkie atrakcje, rozrywki, jakie będą serwowane w trakcie imprezy, muszą być dopasowane do celów, założeń, jakie przyświecają zlecającemu. Ważna jest również odpowiednia dyscyplina budżetowa oraz czas trwania imprezy firmowej. Jedna atrakcja wysokich lotów na całodniową imprezę to zdecydowanie za mało, a może pochłonąć lwią część budżetu.
Angaż gwiazdy muzycznej lub kabaretowe, poszukiwanie osób, które będą czuwały nad prawidłowym przebiegiem imprezy. Profesjonalny animator, konferansjer, albo DJ, który będzie prowadził całonocną dyskotekę. Wszystko musi zostać staranne przeanalizowane i wybrane właściwie.
Głodny pracownik to zły pracownik
Pod żadnym pozorem nie wolno zapominać, o zagwarantowaniu pracownikom odpowiedniego wyżywienia na czas imprezy firmowej. Nie ma sensu oszczędzanie na tej kwestii, szczególnie kiedy spotkanie jest całodzienne, lub zorganizowany został wyjazd weekendowy.
Obowiązkowy plan B
Organizując imprezę firmową, należy mieć w zanadrzu plan B. Alternatywa w postaci innej koncepcji imprezy może się przydać, kiedy pojawią się nieprzewidziane wypadki. Mowa tutaj np. o kiepskiej pogodzie i braku możliwości organizowania imprezy plenerowe. Warto być gotowym na każdą okoliczność, nie można dopuścić, aby najróżniejsze przeszkody spowodowały, że impreza się nie odbędzie.
Artykuł powstawał we współpracy z portalem: https://www.swiatprzygod.com.
