Zgodnie z analizą przeprowadzoną przez firmę Euroimpex, przedsiębiorstwa oraz instytucje publiczne mogą oszczędzić nawet milion złotych rocznie na wydatkach związanych z wydrukiem dokumentów. Jak oszczędzać na drukowaniu? Jakie nieprawidłowości wykaże audyt w firmie? Zapoznaj się z poniższym artykułem i dowiedz się, dlaczego nie warto zwlekać z optymalizacją kosztów.
Audyt w firmie pomoże zmniejszyć koszty stałe
Jeśli Twoje przedsiębiorstwo działa w branży, w której niezbędne jest prowadzenie rozbudowanego archiwum papierowego, przechowywanie i druk dokumentów generuje znaczne koszty. Wydatki z tytułu zaopatrzenia i funkcjonowania biura to obok pensji, opłat za lokal i podatków, jedna z najważniejszych składowych miesięcznych kosztów. Audyt w firmie ma na celu rozpoznać płaszczyzny, w których można wdrożyć plany oszczędnościowe.
Koszty eksploatacji urządzeń biurowych dzielą się zazwyczaj na kilka segmentów, takich jak zakup bądź leasing samej maszyny, wymiana części i tonerów czy zakup niezbędnego papieru. Poszczególne wartości składowe mogą nie wydawać się zbyt wygórowaną kwotą – jednakże, łączna suma z całego roku użytkowania potrafi przyprawić o zawrót głowy. Gdzie szukać źródeł nieumyślnej niegospodarności?
1. Zbyt duża liczba urządzeń
Wiele firm przeszacowuje swoje potrzeby w zakresie urządzeń biurowych. Nadmierna liczba kserokopiarek i drukarek jest eksploatowana znacznie poniżej swoich możliwości, generując wysokie koszty już od momentu instalacji. Aby temu przeciwdziałać, należy skontaktować się ze specjalistą w zakresie optymalizacji kosztów, który pomoże obliczyć rzeczywiste zapotrzebowanie na urządzenia biurowe.
2. Niekorzystne umowy
Często spotykanym problemem jest również niewiedza przedsiębiorstw w zakresie optymalnych zapisów w umowach leasingowych. Firmy, które dzierżawią sprzęt od producenta bądź dystrybutora, często narażone są na niekorzystne zapisy w zakresie korzystania i eksploatacji urządzeń drukujących. Audyt w firmie obejmuje również zapoznanie się z treścią obowiązujących umów i zarekomendowanie zmian, które uczynią umowy bardziej korzystną dla obu zainteresowanych stron.
3. Optymalizacja kosztów
Na rynku urządzeń biurowych znajdują się setki zróżnicowanych maszyn, różniących się kosztami eksploatacji. Decydując się na konkretny model, warto przeanalizować jego pobór prądu czy koszt części zamiennych. Audyt w firmie ma za zadanie wskazać urządzenia o niskiej opłacalności i wymienić je na modele generujące mniej kosztów.
Chcesz przeprowadzić audyt w firmie? Postaw na Euroimpex
Szukasz firmy, która pomoże Ci zaoszczędzić nawet milion złotych w skali roku? Skontaktuj się ze specjalistami Euroimpex, specjalizującej się w optymalizacji kosztów wydruku w przedsiębiorstwach. Umów się na audyt w firmie i zobacz, ile pieniędzy możesz zaoszczędzić.
