Artykuł partnera.
Coraz więcej czynności w firmach wykonują nie pracownicy, a oprogramowanie komputerowe oraz współpracujące z nim urządzenia. Taka automatyzacja procesów niesie za sobą wiele korzyści, lecz ma również swoje wady. Co warto o nich wiedzieć?
Czym jest automatyzacja procesów?
Termin automatyzacji procesów odnosi się do prowadzenia ich bez ingerencji człowieka. To jeden z ważnych kroków w kierunku cyfrowej transformacji, dzięki któremu realizacja zadań może zachodzić automatycznie.
Obecnie automatyzacja procesów prowadzona jest w różnych obszarach, między innymi odbywa się jako:
- Automatyzacja procesów biznesowych,
- Automatyzacja procesów produkcyjnych,
- Automatyzacja procesów logistycznych,
- Automatyzacja procesów magazynowych.
Wobec tego automatyzacja może być wykorzystana w wielu przedsiębiorstwach, które pragną uprościć i usprawnić realizowane przez pracowników zadania. Używana jest ona też w określonych procesach, na przykład przy generowaniu dokumentów czy w analizie danych Big Data.
Należy jednocześnie podkreślić, że jest to technologia wspomagająca, która zastępuje pracę pracowników, natomiast nie samych pracowników. Ich wiedza, umiejętności abstrakcyjnego myślenia, doświadczenie nadal pozostają kluczowe i niezbędne w firmie.
Jak odbywa się automatyzacja procesów?
Automatyzacja procesów możliwa jest w przypadku czynności powtarzalnych, odbywających się według schematu. Stosowane do tego celu oprogramowanie jest wtedy odpowiednio programowane tak, by mogło automatycznie wykonywać zadania zgodnie z algorytmem.
Obecnie coraz większe znaczenie ma też Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów (RPA), która wykorzystuje oprogramowanie komputerowe pozwalające na symulowanie pracy człowieka. Wykorzystuje sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe oraz przetwarzanie języka naturalnego, dlatego może spełniać funkcję uczącego się, wirtualnego pracownika.
Automatyzacja może odbywać się zarówno w ograniczonym zakresie w ramach oprogramowania obsługującego określone czynności, jak i przez złożone systemy, które zarządzają wieloma procesami.
Więcej na temat automatyzacji poczytasz na stronie: https://bluesoft.com/pl/kompetencja/automatyzacja/ .
Jakie są zalety i wady automatyzacji procesów?
Przed zdecydowaniem się na wdrożenie rozwiązań w ramach automatyzacji, ważne jest zapoznanie się z ich zaletami i wadami, by na tej podstawie określić, jakie są szanse i zagrożenia związane z tą technologią.
Automatyzacja procesów – zalety:
- Powtarzalne, a przy tym żmudne i czasochłonne zadania mogą być zautomatyzowane, dlatego nie muszą wykonywać ich pracownicy, na przykład dotyczy do wystawiania faktur czy przetwarzania należności.
- Eliminacja ryzyka błędów, ponieważ zautomatyzowane czynności odbywają się według ustalonych schematów, algorytmów, na przykład program wypisuje formularze i wykonuje obliczenia za pracowników, co redukuje niebezpieczeństwo pominięcia czy nieprawidłowego wykonania czynności.
- Oszczędność czasu – automatyczne wykonywanie czasochłonnych procesów powoduje, że pracownicy mogą skupić się na ważniejszych kwestiach, na przykład na obsłudze klienta czy na rozwiązywaniu problemów.
- Nie ma potrzeby modyfikowania dotychczas prowadzonych procesów w firmie, co powoduje, że wdrożenie automatyzacji nie powoduje zaburzenia jej działalności.
Automatyzacja procesów – wady:
- Nie nadaje się do prowadzenia procesów nieszablonowych, skomplikowanych, które wymagają podejmowania decyzji na podstawie wielu zmiennych.
- Nie może być wykorzystana w przypadku procesów, które nie zostały zoptymalizowane, czyli są źle zaprojektowane lub mało efektywne.
- Ryzyko wynikające z nieodpowiedniego przeprowadzenia automatyzacji, dlatego kluczowe znaczenie ma jej właściwe zaplanowanie i wybranie dostawcy technologii.
Automatyzacja niesie więc za sobą wiele korzyści i może pomóc firmom działającym w różnych branżach. Aby jednak okazała się efektywna, warto dobrze ją zaplanować i zoptymalizować procesy, których ma dotyczyć.
