Artykuł partnera.
A gdyby tak wszystkie informacje o zatrudnionych znalazły się w jednym systemie i były dostępne na jedno kliknięcie? I gdyby jeszcze system generował dane do raportów i zestawień tak, by pracownik działu HR nie musiał przeszukiwać baz informacji? Taki system istnieje i z powodzeniem może być stosowany w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości!
Firmy coraz chętniej wykorzystują systemy teleinformatyczne, by usprawnić funkcjonowanie różnych działów. Mogą dzięki temu szybko wyszukać potrzebne informacje, zestawiać dane i łatwiej tworzyć raporty. Na rynku dostępnych jest także wiele programów stworzonych specjalnie z myślą o działach HR. Mogą być one wykorzystywane w procesie rekrutacji, a także służyć do zarządzania informacjami o zatrudnionych.
Korzystanie z takich programów bardzo skraca czas obsługi pracowników. Za pomocą tylko kilku kliknięć pracownicy działów HR mogą uzyskać wgląd w całą e-dokumentację pracowniczą: sprawdzić informacje na temat wynagrodzeń pracowników i składowych wynagrodzeń oraz liczby wykorzystanych dni urlopowych, a także zarządzać nieobecnościami.
Odpowiednie funkcje ułatwiają przeprowadzenie onboardingu, czyli wdrożenia nowych pracowników.
Czym jest system HRIS (ang. Human Resource Information System)?
HRIS to System Informacji o Zasobach Ludzkich, który powstał z myślą o działach HR. Zawiera szereg funkcji, które usprawniają zarządzanie informacjami o zatrudnionych na różnych płaszczyznach. System pozwala na szybkie wyszukiwanie informacji o kandydatach do pracy oraz osobach zatrudnionych, oferuje też pełną analitykę i tworzenie sprawozdań.
System ma za zadanie do minimum ograniczyć biurokrację i umożliwić pozyskanie potrzebnych informacji za pomocą kilku kliknięć. Poza tym, że w bazie zawarte są wszystkie informacje o kandydatach i osobach zatrudnionych, to za pomocą systemu można także stworzyć raporty, które są na bieżąco aktualizowane.
Wszystkie znajdujące się w systemie dane są zabezpieczone przed wyciekiem, a sam system działa w zgodzie z zasadami regulującymi przetwarzanie danych osobowych.
Jakie funkcjonalności może mieć system HRIS?
System HRIS znajduje zastosowanie w procesach rekrutacyjnych. Wśród jego zastosowań można wskazać na funkcję, która pozwala na zautomatyzowanie zapoznawania się z życiorysami kandydatów. Rekruter może ustawić wyszukiwanie słów kluczowych w złożonych aplikacjach i wybrać zgłoszenia, które zwierają pożądane informacje.
System pomaga tez zarządzać kolejnymi procesami rekrutacji i stanowi gwarancję, że kandydat nie zostanie omyłkowo pominięty. Błyskawiczne przetwarzanie informacji ułatwia także przygotowywanie raportów z przebiegu rekrutacji.
W odniesieniu do zatrudnionych osób system umożliwia standaryzowanie prowadzonej dokumentacji i raportowanie.
Na wdrożeniu w firmie programów wspierających działy HR korzystają wszyscy. Pracownicy tych działów są mniej obciążeni obowiązkami, a dzięki różnym narzędziom mogą szybciej wykonać swojej obowiązki. Pozostali pracownicy są sprawniej obsługiwani i mogą mieć pewność, że żadna dotycząca ich sprawa „nie zaginie” pośród innych zagadnień.
Zmniejszenie liczby błędów i skrócenie czasu wykonywania pracy jest natomiast opłacalne dla całej organizacji, bo oznacza oszczędności i przyśpieszenie procedur. Jak widać, zakup programu do obsługi programów HR to świetny sposób na to, by optymalizować procesy pod wieloma względami.
Czym różnią się systemy HRIS od systemów HRMS?
Nazwy obu systemów często używane są zamiennie, ale istnieją między nimi drobne różnice. System HRIS został stworzony z myślą o przetwarzaniu szczegółowych informacji o pracownikach, a HRMS stanowi jego rozszerzenie. Różnice te nie są jednak w praktyce znaczące i zakresy obu systemów pokrywają się.
Jakie aspekty pracy działu HR mogą stać się wydajniejsze dzięki systemowi HRIS/HRMS?
System HRIS/HRMS zawiera szereg funkcji przydatnych w zarządzaniu nawet bardzo licznymi zespołami.
- Zapewnia wgląd w dane każdego pracownika obejmujące m.in. informacje o dacie zatrudnienia, dodatkowych świadczeniach, z których korzysta zatrudniony, wysokości jego wynagrodzenia, odbytych szkoleniach.
- Pozwala zarządzać czasem pracy i urlopami, monitorować frekwencję, prowadzić kalendarz urlopów, wprowadzać informacje o zwolnieniach lekarskich.
- System umożliwia też tworzenie statystyk, więc pracodawca może łatwo porównać sytuację członków zespołów np. pod kątem ich wynagrodzeń albo świadczeń pozapłacowych.
To tak jakby wszystkie rejestry umieścić w jednym miejscu, połączyć w jeden system i do tego wyposażyć w wyszukiwarkę, która pozwala szybko wygenerować potrzebne informacje o dowolnym pracowniku lub większej grupie.
Decyzje związane z zarządzaniem pracownikami muszą być podejmowane na podstawie twardych danych. Do ich agregowania i generowania służą systemy HRIS/RRMS, co w ostatecznym rozrachunku usprawnia krwioobieg całej organizacji.
Zalety systemu HRIS/HRMS HR Panorama
HRIS/HRMS to nowoczesny, interaktywny i prosty w użyciu system zarządzania informacjami o zatrudnionych. Ułatwia pracę działów HR, dzięki czemu ich pracownicy mogą więcej czasu poświęcić na inne zadania, niż szukanie informacji o historii zatrudnienia poszczególnych osób i generowaniu tabelek, które potrzebne będą do raportów.
Na rynku pojawia się coraz więcej programów usprawniających pracę działów HR, ale warto skorzystać z produktu, który istnieje od dawna i ma już grono zadowolonych klientów. Takim programem jest system HRIS/HRMS HR Panorama, który z powodzeniem został wdrożony w kilkudziesięciu firmach. System jest na bieżąco rozbudowywany i unowocześniany.
