Każdej firmie zależy na tym, żeby zwiększyć poziom bezpieczeństwa swoich danych. Wraz z pojawieniem się RODO, ta kwestia stała się niezwykle paląca. Warto wykorzystać to, że rozporządzenie nieco odświeżyło tę tematykę w mentalności przedsiębiorców i podjąć konkretne kroki dla zabezpieczenia swoich akt. Jednym z takich działań jest skanowanie dokumentów.
Jak skanowanie dokumentów wpływa na ich bezpieczeństwo?
Popularność zewnętrznych nośników danych nie wynika tylko z wygody; niebagatelną rolę odgrywają kwestie bezpieczeństwa. Papierowe dokumenty łatwiej jest zniszczyć lub zgubić. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że na niektórych aktach bardzo widać upływ czas. Ma to miejsce, zwłaszcza jeśli do wydruku użyto słabej jakości tuszu oraz papieru. Elektroniczne dane nie staną się wyblakłe tak jak informacje zawarte na papierze. Ale nie tylko wygląd danych oraz mniejsze ryzyko zniszczenia wpływa na zwiększenie bezpieczeństwa dokumentacji przechowywanej w formacie cyfrowym.
Przechowywanie dokumentów to czynność, do której zobowiązane jest każde przedsiębiorstwo. Należy zdawać sobie sprawę z tego, że to przechowywanie musi odbywać się zgodnie z prawem. Należy przestrzegać terminów, które zależą od rodzaju dokumentacji. Jeśli zaniedbamy tę kwestię, może nas spotkać przykra niespodzianka w postaci kary. Wracając jednak do kwestii bezpieczeństwa dokumentów w formacie cyfrowym – zwiększona ochrona wiąże się z rozmiarem archiwum. Jeśli decydujemy się na skanowanie dokumentów i stworzenie zdigitalizowanego archiwum, całość akt będzie zajmowała mniej miejsca, niż ich papierowy odpowiednik. Jak łatwo się domyślić, nośnikom danych, nawet w większej ilości, łatwiej jest zapewnić profesjonalną ochronę niż obszernej dokumentacji papierowej, wypełniającej półki wielu regałów.
Zgodnie z RODO administrator danych powinien ich odpowiednio strzec. Oznacza to, że nie może on doprowadzić do sytuacji, w której ktoś niepowołany miałby dostęp do informacji. W przypadku obszernych archiwów konieczne jest zabezpieczenie całego pomieszczenia lub nawet kilku pomieszczeń. Nierzadko przedsiębiorstwa inwestują w specjalne szafy i szafki. Decyzja o skanowaniu dokumentów może całkowicie odmienić ten proces – zamiast wydzielania całych pomieszczeń i dużych inwestycji, nierzadko wystarczy tylko jedna dobrze zabezpieczona szafka. Taka oszczędność sprawia, że możemy zainwestować w dodatkowe sposoby ochrony, na które, w przypadku obszernego archiwum nie moglibyśmy sobie pozwolić. Skanowanie dokumentów to przyszłościowy sposób myślenia o potrzebach firmy, o jej przyszłych wydatkach związanych z ochroną danych oraz o wygodzie. Ta ostatnia kwestia nierzadko traktowana jest przez firmy jako decydujący argument za skanowaniem dokumentów.
Jak skanowanie dokumentów wpływa na wygodę?
Tu również trzeba będzie wrócić do kwestii związanych z archiwizacją. Profesjonalnie przeprowadzony proces pozwala firmie zapanować nad ogromną liczbą dokumentów. Jeśli pojawi się konieczność znalezienia konkretnych akt, pracownik, dzięki oznaczeniom, symbolom oraz dzięki podziałowi na kategorie, sprawnie odnajdzie dokument. Żadne archiwum papierowe nie będzie jednak działać w tak efektywny sposób, co archiwum elektroniczne. W tym celu należy jednak najpierw przeprowadzić skanowanie dokumentów, a następnie zarchiwizować dane.
Elektroniczne archiwum, powstałe na bazie zeskanowanych dokumentów, pozwala użytkownikowi określić kryteria wyszukiwania. W efekcie znalezienie np. właściwej umowy zajmuje kilka sekund. Jak łatwo się domyślić, to znacznie usprawnia i upłynnia procesy w firmie. Decydując się na proces skanowania dokumentów, warto skorzystać z usług profesjonalnej, doświadczonej firmy, takiej jak np. Rhenus Data Office Polska. Najlepszym wariantem będzie nawiązanie współpracy z podmiotem, oferującym kompleksowe usługi związane z zarządzaniem dokumentacją, obejmujące nie tylko skanowanie dokumentów, ale też archiwizację danych elektronicznych, bezpiecznie przechowywanie nośników z informacjami oraz, w razie konieczności, profesjonalne ich niszczenie.
