Rejestrując własne przedsiębiorstwo należy rozpocząć współpracę z biurem rachunkowym, którego zadaniem jest rozliczanie finansów biznesu. Dzięki temu możliwa jest optymalizacja procesów oraz kontrola opłacalności działalności. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Czym jest i kto ją prowadzi?
Czym jest księga przychodów i rozchodów?
Księga przychodów i rozchodów stanowi spis księgowy, którego celem jest ujęcie uproszczonej formy operacji gospodarczych. Znajdują się w niej:
- przychody (ze sprzedaży oraz pozostałe),
- zakup towarów oraz materiałów, koszty związane z tymi zakupami,
- wydatki, czyli wynagrodzenia i inne, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Od kwietnia 2016 roku w KPiR wykazywane są także koszty prac badawczo-rozwojowych.
Kto prowadzi księgę przychodów i rozchodów?
Uproszczoną księgowość w postaci księgi przychodów i rozchodów prowadzić mogą:
- osoby fizyczne, osiągające przychód z działalności gospodarczej pozarolniczej, które wybrały jako formę opodatkowania przychodu podatek liniowy lub zasady ogólne,
- spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie, które osiągnęły za poprzedni rok obrotowy przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów, a także operacji finansowych nie wyższe niż 2 000 000 euro. Jeśli ten limit przekroczyły, są zobowiązane do prowadzenia ksiąg pełnych.
Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów – kto może zostać z tego zwolniony?
Istnieje możliwość zwolnienia podatnika z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów bądź z niektórych czynności, wchodzących w skład prowadzenia księgi w sytuacjach wyjątkowych. Okolicznościami tymi mogą być:
- wiek lub stan zdrowia osoby, która prowadzi działalność gospodarczą,
- rodzajem oraz rozmiar prowadzonej działalności.
Aby móc skorzystać z tego rozwiązania podatnik ma obowiązek złożyć wniosek w urzędzie skarbowym, przynajmniej 30 dni przed początkiem miesiąca, od którego miałoby obowiązywać dane zwolnienie. Jeżeli rozpoczęcie działalności bądź wprowadzenia obowiązku posiadania KPiR nastąpiło w roku podatkowym, wniosek musi zostać złożony w ciągu 14 dni od momentu rozpoczęcia działalności lub wprowadzenia obowiązku posiadania księgi.
Księga przychodów i rozchodów – jak ją założyć?
Księgę przychodów i rozchodów należy założyć 1 stycznia roku podatkowego bądź w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży, sytuacja wygląda tak samo – KPiR należy założyć 1 stycznia roku podatkowego bądź w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej. Od 2018 roku nie istnieje obowiązek powiadamiania Urzędu Skarbowego o istnieniu księgi przychodów i rozchodów.
Gdzie należy przechowywać księgę przychodów i rozchodów?
Księgę przychodów i rozchodów należy przechowywać tam, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza lub w miejscu alternatywnym, które – jako siedzibę – wskaże podatnik.
Jeżeli prowadzi on przedsiębiorstwo wielozakładowe, KPiR powinna znaleźć się w każdej placówce. Właściciel ma prawo do prowadzenia wspólnej księgi dla każdego zakładu, jeśli w każdym z nich będzie prowadzić przynajmniej ewidencję sprzedaży. Jeżeli wykonuje działalność kantorowej musi posiadać również ewidencję sprzedaży oraz kupna wartości dewizowych. W takim przypadku jedna księga musi być zlokalizowana w siedzibie firmy. Jeżeli tej siedziby nie ma – można trzymać ją w jednym z zakładów.
Kiedy prowadzenie KPiR zostało zlecone biuru rachunkowemu, księgę można przechowywać w biurze rachunkowym, w miejscu wykonywania działalności gospodarczej bądź w siedzibie firmy.
Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Księgę przychodów i rozchodów prowadzić można w formie tradycyjnej lub elektronicznej. W obu przypadkach należy podać niezbędne dane. KPIR to kilkanaście kolumn, które zawierają informacje na temat kontrahentów, wartości sprzedaży towarów lub usług, rodzajów transakcji, przychodów spoza sprzedaży, zakupu niezbędnych do produkcji materiałów, kosztów stałych, wynagrodzenia pracowników, etc.
