Artykuł partnera.
Bywają sytuacje, że zatrudnieni pracownicy robią zakupy, ale nie do swoich prywatnych celów, lecz na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli płacą za nie własnymi pieniędzmi, to rzecz jasna musicie się z nimi rozliczyć. Ale tutaj pojawia się pytanie: jak to zrobić?
Jak rozliczać zakupy firmowe opłacone przez pracownika firmy?
Pracownik może robić zakupy na poczet firmy i to za swoje pieniądze, natomiast zwrot wydatków dokonywany jest po dostarczeniu przez niego faktur, które dokumentują te zakupy. Rzecz jasna faktury muszą posiadać dane firmy. Na pewno pracownik jest zobligowany do podpisania oświadczenia, gdy już otrzymał owe środki. Jest jeszcze inne rozwiązanie, a mianowicie pracownicy czasami otrzymują zaliczkę właśnie na takie zakupy i dzięki temu nie muszą blokować swoich przychodów, a następnie czekać na zwrot pieniędzy. Po powrocie rozliczają się z otrzymanej kwoty. Muszą też posiadać wszystkie paragony oraz faktury.
Jak dokumentować wydatki?
Każdy pracownik, który dokonuje zakupów na poczet firmy musi rozliczyć wszystkie poniesione przez siebie wydatki. Zgodnie z przepisami poza zapisem w księdze przychodów i rozchodów trzeba dołączyć jeszcze choćby faktury, faktury VAT RR, a także rachunki, dokumenty celne czy też inne dowody, które są potwierdzeniem dokonanych transakcji, przy czym muszą one spełniać wymagania zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Są sytuacje, że poniesiony przez pracownika wydatek może zostać zakwalifikowany do kosztów podatkowych na podstawie np. posiadanego biletu. Jednak są to odosobnione przypadki i najczęściej trzeba posiadać odpowiednią fakturę.
Jak rozliczyć wydatki firmowe?
Wydatek firmowy, który ponosi pracownik trzeba rozliczyć, jednak rodzaj rozliczenia zależy od poniesionego podatku. A więc może być to PIT bądź też CIT. Jeżeli np. pracownik był w delegacji i prywatnymi pieniędzmi zapłacił za hotel, to aby otrzymać zwrot, musi przekazać pracodawcy fakturę dokumentującą pobyt. W tym przypadku na zwrot pieniędzy musi być wystawiony druk KW. Można też sporządzić oświadczenie, które jest potwierdzeniem, że pracownik otrzymał zwrot poniesionych wydatków. Nie od dziś wiadomo, że prowadzenie księgowości nie jest łatwe, dlatego też przyda się pomoc profesjonalistów z biura rachunkowego w Legnicy. Jednocześnie każdy zakup powinien zostać rozliczony w taki sam sposób jak każdy inny zakup firmowy poniesiony przez przedsiębiorcę. Koszt należy umieścić w kolumnie 10, jeżeli dotyczy on zakupu towarów czy usług. W kolumnie 11 umieszcza się koszty uboczne zakupu towarów czy usług. W kolumnie 13 umieszcza się zaś pozostałe wydatki. Rozliczenie wydatku firmowego na podstawie pełnej księgowości także jest możliwe. W przypadku faktury VAT za nocleg obowiązuje wpłata na konto 201. Jeżeli zakup dotyczy danej usługi, to wpis należy umieści na koncie 402 Wn. Konto 201 dotyczy rozrachunków z dostawcami.
Jak należy dokonać zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika?
Jeżeli firma prowadzi uproszczoną księgowość, to zasadniczo nie ma dużego znaczenia, czy pracownik otrzyma zwrot pieniędzy na swoje konto prywatne, czy też otrzyma gotówkę. Inaczej sytuacja wygląda, gdy firma prowadzi pełną księgowość. W tym przypadku zwrot powinien nastąpić na rachunek bankowy pracownika. Transakcja powinna zostać ujęta przez konto 131. Jak więc widzicie, rozliczenie wydatków służbowych zależy tak naprawdę od rodzaju prowadzonej księgowości. Waszą pełną księgowość może prowadzić biuro księgowe w Legnicy. Przy książce przychodów oraz rozchodów podstawą do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika są faktury czy inne dokumenty zawarte w przepisach regulowanych przez Ministerstwo Finansów. Jeżeli firma prowadzi pełną księgowość, to operacje gospodarcze trzeba ująć w odpowiedni sposób, wykorzystując konta Ma i Winien. Czasami można mieć wątpliwości co do tego, którego numeru konta owe wydatki dotyczą. Dlatego też zawsze lepiej skorzystać z usług profesjonalisty, gdyż w innym przypadku narażacie się na kary finansowe, które może nałożyć na Was urząd skarbowy.
