Wdrożenie tak zaawansowanego oprogramowania, jakim jest Dynamics 365, wymaga zaangażowania. Im lepiej się przygotujemy, tym lepsze będą efekty naszych działań. Trzeba się liczyć z tym, że cały proces wdrożenia Dynamics 365 może zająć trochę czasu i że powinien być poprzedzony skrupulatnie przeprowadzoną analizą potrzeb firmy. Jak więc wdrożyć Dynamics 365?
Określ, co jest niezbędne do działania firmy
Na samym początku dobrze jest przeprowadzić analizę dotyczącą tego, czy rzeczywiście taki system jest nam w ogóle potrzebny. Przede wszystkim, należy określić potrzeby poszczególnych zespołów, a także nazwać występujące w firmie problemy. Wdrożenie Dynamics 365 wiązać się będzie bowiem z inwestycją finansową, a także nakładami czasowymi i koniecznością przekierowania działań niektórych pracowników.
Jeśli już wcześniej wykorzystywaliśmy system CRM, analiza powinna być nieco łatwiejsza. Wystarczy sprawdzić, jakie korzyści wyciągnęliśmy z takich działań oraz jakie problemy napotkaliśmy na drodze. Kluczowe będzie również przeprowadzenie ankiety wśród pracowników – powinniśmy liczyć się z ich zdaniem na temat tego, czy w ogóle chcą i potrzebują nowego CRM.
Podczas zastanawiania się, jak wdrożyć Dynamics 365 należy zwrócić uwagę na nasze wymagania i cele. Chodzi tutaj zarówno o właściwą strategię, jak i bieżący monitoring działań operacyjnych. Na późniejszym etapie niezwykle istotną rolę odegrają także testerzy, którzy przetestują dla nas system, aby zweryfikować, jakie rzeczy wymagają jeszcze poprawy.
Zaplanuj budżet i stwórz harmonogram działań
Oszacowanie budżetu jest rzeczą oczywistą. Sam zakup licencji to zaledwie początek wydatków, jakie nas czekają. Musimy jeszcze zapłacić za rozwój projektu, opłacić pracowników i mieć na uwadze utrzymanie systemu.
Dlatego też, aby dobrze rozdysponować środki finansowe i moce przerobowe, należy oddelegować osoby, które będą opiekowały się projektem. Taką funkcję pełni najczęściej Project Manager. Będzie on musiał doskonale znać założenia systemu, a także bezbłędnie orientować się w celach prowadzonego przez nas biznesu. Zajmie się on planowaniem pracy całego zespołu, a także przedstawi wyniki bieżących działań.
Implementacja projektu powinna nie kolidować z codzienną pracą zespołu. Z drugiej strony, nie możemy sobie pozwolić, aby wdrażanie systemu trwało zbyt długo (to generuje niepotrzebne koszty). Warto także pamiętać o przeniesieniu ważnych danych firmowych do wdrażanego systemu, tak aby cały proces był możliwie jak najbardziej funkcjonalny i przydatny.
Dopiero na samym końcu, gdy oprogramowanie jest już gotowe i przetestowane, możemy je udostępnić poszczególnym zespołom. Dynamics 365 może być niesamowicie przydatnym narzędziem, ale pod warunkiem, że zostanie on zastosowany w sposób przemyślany i adekwatny do możliwości firmy.
Podsumowując, najpierw należy zdefiniować swoją strategię biznesową, zgromadzić zespół i utworzyć harmonogram działań. Dalszą część stanowić będą testy, monitoring i raportowanie zmian, a na końcu dalsza praca nad utrzymaniem oprogramowania względem założonych celów biznesowych.
