Pracodawcy przy wielu różnych przedsięwzięciach, okazjach czy realizowanych projektach i inwestycjach muszą zadbać o profesjonalne zakwaterowanie swoich pracowników. Poza znalezieniem odpowiednich apartamentów oraz ich wynajęciem na potrzeb podwładnych, istotne znaczenie dla przedsiębiorcy ma również rozliczenie takich świadczeń. Z podatku zwolniona jest wartość wydatków ponoszonych przez zatrudniającego z tytułu zakwaterowania w kwaterach prywatnych i hotelach pracowniczych, które są wynajmowane celem zbiorowego zakwaterowania osób do wysokości kwoty miesięcznej nieprzekraczającej 500 zł.
Zakwaterowanie pracowników a zwolnienie podatkowe
Z ulgi na zakwaterowanie w kwaterach prywatnych i hotelach pracowniczych mogą skorzystać pracownicy mieszkający poza miejscowością, w której znajduje się docelowy zakład pracy. Dotyczy to zarazem osób niekorzystających z podwyższonych kosztów pracowniczych. Z podatku dochodowego można uzyskać zwolnienie wówczas, gdy pracownicy zostaną zakwaterowani w miejscach ściśle określonego rodzaju. Wybrany obiekt musi posiadać cechy kwatery prywatnej lub hotelu pracowniczego, które są wynajmowane na cele zakwaterowania zbiorowego. W praktyce na zwolnienie może liczyć podatnik niekorzystający z kosztów uzyskania przychodów, jakie zostały określone dla osób dojeżdżających do pracy.
Koszty pracownicze a rozliczenie
Jeżeli miejsce czasowego lub stałego zamieszkania podatnika znajduje się poza miejscowością z zakładem pracy i nie otrzymuje on dodatku za rozłąkę, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy wynoszą 135 zł i 64 gr miesięcznie. Kwota z rok podatkowy łącznie nie przekracza wówczas 1627 zł 56 gr. Jeżeli natomiast podatnik otrzymuje równocześnie przychody z więcej niż jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy oraz jednocześnie miejsce czasowego lub stałego zamieszkania podatnika znajduje się poza miejscowością z zakładem pracy oraz podatnik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, koszty nie mogą łącznie przekroczyć 2441 zł i 54 gr za rok podatkowy.
Najważniejsze kryteria
Zwolnienie obowiązuje jedynie w sytuacji, gdy pracownicy są zakwaterowani w odpowiedni sposób oraz we właściwie dobranym miejscu. Obiekty musi funkcjonować jako kwatera prywatna lub hotel dla pracowników, jednak prawo nie definiuje tych pojęć jednoznacznie. W praktyce określają one miejsca, które zostały przeznaczone przez właściciela danych budynków lub lokali do wynajmu na cele zakwaterowania zbiorowego. Kryterium rozstrzygającym jest tytuł prawny, przysługujący osobie dysponującej obiektami oferowanymi pracodawcom celem zapewnienia możliwości noclegu i pobytu pracownikom. W taki właśnie sposób funkcjonują komfortowe kwatery pracownicze, które udostępnia ze swoich zasobów firma Work Hostels. Noclegi pracownicze są organizowane zarówno w pojedynczych pokojach i mieszkaniach, jak i całych domach czy hostelach.
Zaliczenie do kosztów
W wielu przypadkach zagraniczne firmy i osoby prawne dysponują swoimi oddziałami w Polsce, do których delegują pracowników. W takiej sytuacji główna spółka również może zawrzeć umowę najmu, w ramach której oddelegowani zatrudnieni otrzymają odpowiedni kwaterunek. Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie jednak sprawę, czy do kosztów uzyskania przychodów trzeba wówczas doliczyć wydatki na wynajem mieszkania dla pracowników. Zgodnie z zasadami obowiązującymi obecnie, koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione celem uzyskania przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodów. Nie zaliczają się do nich natomiast koszty wyraźnie wyłączone z możliwości odliczenia. Podatnik ma więc prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio. O rekompensowaniu kosztów zakwaterowania pracownikowi decyduje pracodawca, nawet jeżeli taki obowiązek nie wynika z przepisów prawnych. Koszty delegowania personelu głównej spółki do oddziału w Polsce mogą być zatem zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
