Dla wielu przedsiębiorców, a także ich klientów i kontrahentów, konieczność każdorazowego wystawiania i przekazywania faktur jest dość problematyczna. Przede wszystkim wiąże się z koniecznością wieloletniego przechowywania całych segregatorów z dokumentacją księgową. Drukowanie kolejnych dokumentów jest także zupełnie sprzeczne z troską o środowisko.
Czy jest sposób na to, aby zrezygnować z papierowych faktur? Oczywiście! Rozwiązaniem jest wybór e-faktury. Elektroniczne faktury są bowiem równie ważne w myśl przepisów, co ich tradycyjne odpowiedniki. Ich generowanie i wysyłanie jest natomiast bardzo proste, a w systemach księgowych odbywa się dosłownie kilkoma kliknięciami.
Elektroniczna faktura – co to jest?
Obowiązujące w Polsce przepisy dokładnie precyzują, w jakich sytuacjach trzeba wystawiać faktury i co musi się na nich znajdować. Przepisy wskazują na możliwość stosowania tradycyjnych, papierowych faktur, jak i ich elektronicznych odpowiedników. Elektroniczna faktura jest według polskiego prawa równie ważna, co jej zwykła wersja.
Czym jest e-faktura? To dokument wystawiany w formie elektronicznej, który potwierdza zakup towaru lub usługi. Wystawianie, przekazywanie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych jest bardzo proste i wymaga dużo mniej zachodu, niż w przypadku tradycyjnych faktur, wydrukowanych na kartkach papieru. Elektroniczna forma wystawienia faktury jest możliwa dla:
- faktury VAT,
- duplikatu faktury,
- faktury korygującej,
- noty korygującej.
Jak wygląda elektroniczna faktura? Właściwie to nie ma jednego wzorca, więc sporo zależy od osoby lub firmy wystawiającej fakturę. Warto oczywiście, by w ramach jednego przedsiębiorstwa wszystkie faktury elektroniczne miały spójny wygląd. Muszą być czytelne i zrozumiałe. Sam wygląd faktury w pewnym stopniu świadczy o firmie, która je wystawia. Muszą się tam także znajdować informacje dotyczące stron transakcji i towaru lub usługi.
Co musi zawierać e-faktura?
Podobnie do zwykłej, papierowej faktury, e-faktura zawiera szereg informacji dotyczących transakcji. Należą do nich między innymi takie dane, jak:
- data wystawienia faktury,
- data dostawy towaru lub usługi,
- dane sprzedawcy, dane odbiorcy,
- numer faktury (zgody z formatem stosowanym przez stronę wystawiającą),
- cena jednostkowa netto, wartość brutto,
- stawka VAT lub informacja o zwolnieniu z VAT i podstawie prawnej,
- rodzaj/nazwa towaru i jego ilość,
- suma do zapłaty.
Zwykle na fakturze elektronicznej znajdziemy takie same informacje, jak w jej standardowym odpowiedniku.
Faktura elektroniczna – dlaczego warto ją wybrać?
Wiemy już, jakie są cechy faktury elektronicznej i to, że jest równie ważna, co tradycyjna faktura. Jakie są jej największe zalety? Dlaczego warto wybrać e-fakturę? Powodów jest kilka:
- oszczędność czasu i pieniędzy (koszt wydruku i wysyłki),
- bezpieczeństwo – faktura jest przechowywana w formie elektronicznej, nie można jej zniszczyć lub uszkodzić,
- łatwa do przekazania – wystarczy wysłać e-mailem plik z fakturą, a nawet wskazać klientowi link do wygenerowania i pobrania faktury,
- szybkość – e-faktura jest gotowa w kilka chwil.
