Trudno wyobrazić sobie pracę współczesnego biura rachunkowego bez programów komputerowych usprawniających pracę. Cyfryzację wykorzystuje się we wszystkich płaszczyznach życia. Pozwala mnóstwo czasu zaoszczędzić, wiele czynności zautomatyzować i zwiększyć komfort pracy. Jak wybrać narzędzie, które pozwoli taki rezultat uzyskać?
Z programów księgowych korzystają nie tylko biura rachunkowe, ale też działy księgowe w firmach i osoby samodzielnie prowadzące swoją księgowość. Ponieważ zainteresowanie tego typu rozwiązaniami informatycznymi jest spore, na rynku jest ich dużo. Podczas wyboru oprogramowania trzeba zwrócić uwagę na kilka kwestii. Dzięki temu będzie można czerpać pełnię korzyści. Na co spojrzeć?
Obecność podstawowych funkcji
Program dla biur rachunkowych ma być narzędziem wspierającym pracę, a więc musi posiadać funkcje, z jakich księgowy korzysta regularnie. Podstawą więc jest m.in. księga handlowa, księga podatkowa, czy księga inwentarzowa. Istotne będą też funkcje związane z obsługą kadr i płac. Najlepiej postawić na takie narzędzie, w którym znajdzie się wszystko, co potrzebne i nie będzie konieczności inwestycji w drugi program.
Aktualizacja oprogramowania
Kolejnym istotnym aspektem jest to, by po zmianie przepisów była dostępna aktualizacja oprogramowania i wzorów dokumentów. Nieustanne śledzenie tego, co się zmienia, zajmuje sporo czasu. Dzięki aktualizacjom można więc sporo czasu zaoszczędzić bez ryzyka, że coś zostanie pominięte i narazi biuro na konsekwencje.
Dostosowanie do KSeF
Już wkrótce obowiązkiem będzie przystąpienie do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Na razie jest to tylko opcjonalne, ale niebawem będą musieli korzystać z tego wszyscy przedsiębiorcy. Wybierając oprogramowanie do biura rachunkowego, warto zwrócić uwagę, czy jest ono już do tego przystosowane, by nie okazało się, że za kilka miesięcy konieczna będzie zmiana.
Zautomatyzowanie pracy
Przemyślany program księgowy oznacza zautomatyzowanie wielu procesów. Dostępne są w nim wzory dokumentów, łatwo o katalogowanie, wyszukiwanie i wyliczanie. To znacząco skróci czas wykonywania poszczególnych czynności, ułatwi zachowanie porządku i pozwoli uniknąć pomyłek.
Dostosowanie programu do pracy zdalnej
W dobie nowoczesnych technologii cenimy sobie mobilność i elastyczność. Dotyczy to także pracy. Wyposażając biuro rachunkowe, warto o tym pamiętać i wziąć pod uwagę takie oprogramowanie, które pozwala na pracę zdalną.
Pulpit kontrahenta
Dla każdej firmy także biura rachunkowego ważni są klienci. Należy dbać o wysoką jakość obsługi i szybki przepływ informacji. Pomocny w tym jest pulpit kontrahenta, w którym klienci mogą umieszczać i mieć wgląd w swoje dokumenty księgowe.
Ważny czas wdrożenia
Zaawansowane oprogramowania, a właśnie takie powinny interesować biura rachunkowe, gdzie zarówno klientów, jak i dokumentów jest dużo, mogą się wiązać z dłuższym okresem wdrożenia. Z tego względu warto rozglądać się za narzędziem nieco wcześniej niż na ostatnią chwilę.
