Nowoczesne technologie i rozwiązania cyfrowe stanowią dziś odpowiedź na wiele potrzeb właścicieli firm. Każde przedsiębiorstwo dąży do zwiększenia efektywności działań i procesów, w tym celu coraz częściej stosuje się technologię OCR. Dowiedz się, czym dokładnie jest Optical Character Recognition i jakie ma wady oraz zalety!
Optical Character Recognition – co to jest?
Rozwinięcie skrótu OCR stanowi angielski termin Optical Character Recognition. Jest to technologia, pozwalająca na optyczne rozpoznawanie znaków. Za pomocą specjalnego oprogramowania po zeskanowaniu możliwe jest odczytanie dokumentów, np. faktur. Jest to rozwiązanie, z którego korzysta obecnie wiele firm, jego zalety doceniają m.in. działy księgowości. W kontekście OCR zasada działania opiera się na następujących funkcjonalnościach:
- odczytywanie treści z dokumentów,
- przekształcenie pozyskanych informacji w formę elektroniczną,
- automatyczne wprowadzenie danych z dokumentu do formularza dodawania dokumentu finansowego, bez konieczności ręcznego przepisywania – pod warunkiem, że posiadamy integrację z systemem zarządzania fakturami,
- konwersja zeskanowanego pliku na plik PDF,
- możliwość skopiowania tekstu i cyfr z zeskanowanego dokumentu.
Technologia ma szerokie grono zwolenników, którzy z powodzeniem wykorzystują ją m.in. do digitalizacji dokumentów, procesów związanych z fakturowaniem, weryfikacji danych i wprowadzania ich do systemu. Wiedząc, jak działa ta technologia, warto poznać również cienie i blaski OCR — zalety i wady systemu pomogą bowiem podjąć decyzję dotyczącą korzystania z tego rozwiązania.
OCR — zalety i wady
Zalety OCR doceniane są zarówno w firmach, jak i urzędach. Wykazują się bowiem szerokim zastosowaniem np. wśród pracowników korzystających z oprogramowania dla księgowości. Technologia Optical Character Recognition okazuje się przydatna w sytuacji, gdy działa samodzielnie, ale również jako wsparcie dla innych systemów. Zalety OCR to m.in.:
- wzrost efektywności pracy,
- oszczędność czasu,
- szybka możliwość konwersji dokumentu na plik PDF
- prostota obsługi,
- większa sprawność na każdym etapie obiegu – szybsze wprowadzenie danych gwarantuje szybsze wprowadzenie do systemu, dzięki czemu dokument dociera do kolejnej osoby i rozpoczyna swój obieg.
Przede wszystkim OCR usprawnia szybsze skanowanie oryginałów dokumentów do systemu oraz minimalizuje manualne przepisywanie danych z faktur przez pracowników, co przekłada się na wzrost produktywności pracowników. Pozwala również na o wiele szybsze rozpoczęcie obiegu faktury, w efekcie znacznie przyspiesza cały procesu fakturowania.
Jeżeli chodzi o wady OCR, to jedynym minusem tej technologii jest fakt, że czasem mimo wszystko mogą pojawić się błędy związane z nieprawidłowym odczytaniem znaków, co z kolei wiąże się z koniecznością kontroli danych zawartych w papierowej i elektronicznej wersji. Mimo potrzeby weryfikacji i tak zazwyczaj jest to spora oszczędność czasu w porównaniu np. z przepisywaniem ręcznym. Należy przy tym zauważyć, że wiele w tej kwestii zależy od systemu, warto więc dowiedzieć się, na co zwrócić uwagę, by osiągnąć maksymalne korzyści z OCR.
System OCR — na co zwrócić uwagę?
Jak widać, w przypadku OCR zalety i wady nie są porównywalne, jednak jak zminimalizować ryzyko błędów przy wykorzystaniu tej technologii? Rozwiązaniem jest wybór odpowiedniego systemu, a można to zrobić, zwracając uwagę na kilka kwestii. Przede wszystkim sprawdź również deklarowaną dokładność — skuteczność OCR w dużej mierze zależy właśnie od niej. Pamiętaj także o możliwości integracji z obsługiwanym w firmie systemem oraz z innymi narzędziami, które już funkcjonują w firmie lub które planujesz wprowadzić. Nie zapominaj przy tym o licencjonowaniu, bezpieczeństwie oraz intuicyjności całego oprogramowania.
