Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – obok jednoosobowej działalności gospodarczej – jest jedną z najpopularniejszych form organizacyjno-prawnych w Polsce. Na jej korzyść przemawia możliwość ograniczenia odpowiedzialności wspólników, a także niski kapitał zakładowy i prostota założenia spółki. Jak jednak wygląda księgowość w spółce z o.o. i co warto o niej wiedzieć?
Jaką księgowość prowadzą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?
Przepisy dotyczące rachunkowości rozróżniają dwa modele księgowości – uproszczoną oraz pełną. W przypadku niemal wszystkich spółek prawa handlowego – a bez wyjątku wszystkich spółek z o.o. – występuje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, realizowany zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Należy zwrócić uwagę, że dla docelowej formy księgowości nie ma znaczenia skala prowadzonej działalności, liczba wspólników czy wysokość przychodu. Pełną księgowość ma obowiązek prowadzić zarówno jednoosobowa spółka z o.o., jak i podmiot, w skład którego wchodzi kilkudziesięciu wspólników.
Warto pamiętać, że pełna księgowość spółki kapitałowej obejmuje podmiot na etapie organizacyjnym, jak i już po wpisie do rejestru KRS. Wynika to wprost z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.
Co składa się na pełną księgowość w spółce?
Pełna księgowość, stosownie do brzmienia art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości, obejmuje zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, na które składają się:
dziennik;
księga główna i księgi pomocnicze;
zestawienia obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych;
wykaz aktywów i pasywów (inwentarz).
Przy prowadzeniu ksiąg należy zachować daleko idącą skrupulatność. W ustawie o rachunkowości wprost zostało wskazane, że muszą być one udokumentowane w sposób staranny i wyraźnie określać rok obrotowy, okres sprawozdawczy oraz datę sporządzenia. Co więcej, księgi powinny być prowadzone rzetelnie, sprawdzalnie, bezbłędnie i na bieżąco. Istotne jest zaksięgowanie wszystkich faktur, przychodów i kosztów prowadzenia działalności. Istotna jest ewidencja całego majątku spółki. Odpowiednio prowadzone księgi będą bowiem stanowić podstawę do rozliczeń podatków.
Czy prowadzenie księgowości spółki z o.o. samodzielnie jest możliwe? Czy lepiej księgowość dla spółki powierzyć biurom rachunkowym?
Choć może się wydawać, że pełne księgi rachunkowe stanowią dla przedsiębiorców zbędną uciążliwość, w rzeczywistości pozwalają na dokładne śledzenie każdej operacji finansowej, jaka ma miejsce w przedsiębiorstwie. Przyczyniają się do bardziej precyzyjnego rozliczania wszystkich transakcji oraz dokładniejszego rachunku zysków i strat, niż ma to miejsce w przypadku księgowości uproszczonej. Jest to szczególnie istotne w przypadku dużych przedsiębiorstw.
O ile w przypadku jednoosobowej działalności wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości uproszczonej między innymi przez KPiR (Księgę Przychodów i Rozchodów), w przypadku pełnej księgowości zdecydowana większość firm woli zlecić to zadanie profesjonalistom z biura rachunkowego. Wynika to chociażby z faktu złożoności ksiąg, do których prowadzenia niezbędna jest fachowa wiedza i doświadczenie. Nie można zapominać, że obowiązujące przepisy przewidują odpowiedzialność karną nawet do 2 lat pozbawienia wolności oraz grzywny w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy lub podawania w nich nierzetelnych danych.
Część przedsiębiorców zapomina, że księgi rachunkowe stanowią też podstawę do sporządzenia sprawozdania finansowego i opodatkowania. Ewentualne nieprawidłowości w zakresie księgowości pociągną za sobą również błędy w samym sprawozdaniu podatkowym.
