Dane firmowe stanowią cenne zasoby, które należy chronić przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. O tym, jak wielką wartość stanowią, można się przekonać w przypadku ich utraty. Bezpieczeństwo danych jest szczególnie istotne w trakcie realizacji procesów fuzji, przejęcia lub restrukturyzacji firmy. Jak chronić poufne informacje i w prawidłowy sposób prowadzić komunikację między stronami procesu? Poznaj rozwiązania gwarantujące bezpieczeństwo danych podczas transakcji.
W jaki sposób może dojść do utraty danych podczas fuzji, przejęcia lub restrukturyzacji?
Fuzja, przejęcie firmy przez inny podmiot lub restrukturyzacja to czasochłonne i wieloetapowe procesy. Do wycieku danych może dojść w momencie udostępniania informacji innym podmiotom. Wśród najczęstszych przyczyn można wymienić złe zabezpieczenie plików (np. brak szyfrowania lub blokowania działań na dokumentach), a także nadanie uprawnień do ich przeglądania niewłaściwym osobom.
Utrata poufnych informacji może mieć poważne konsekwencje dla przedsiębiorstwa – nie tylko wizerunkowe, ale także prawne i finansowe. Wyciek danych może doprowadzić do spadku zaufania przez inwestorów i klientów. Utrata wiarygodności może skutkować zerwaniem umów czy trudnością ze znalezieniem nowych partnerów handlowych.
Jak bezpiecznie udostępniać poufne dane firmy?
Z punktu widzenia bezpieczeństwa firmy w trakcie procesu udostępniania danych ważne jest m.in.:
- szyfrowanie informacji i komunikacji
Jednym z najskuteczniejszych sposobów zapobiegania wyciekowi danych jest stosowanie protokołów sieciowych (SSL), które kodują, a następnie dekodują informacje. Obecnie standardem staje się wykorzystywanie szyfrowania 256-bitowego.
- reglamentacja dostępu do dokumentów
Wyciek danych może być efektem powierzenia poufnych dokumentów niewłaściwym osobom. Przed rozpoczęciem procesu transakcyjnego należy upewnić się, że dostęp do kluczowych informacji mają wyłącznie te osoby, które są właściwymi uczestnikami procesu.
- dwustopniowe logowanie
Weryfikacja dwuetapowa pozwala dodatkowo zabezpieczyć konto na wypadek wycieku haseł. Po włączeniu uwierzytelniania dwuskładnikowego, oprócz wpisania hasła, konieczne będzie także potwierdzenie logowania na telefonie, np. poprzez SMS kod.
- ochrona różnych formatów plików przed działaniami, które mogłyby spowodować, że całość lub część informacji zostanie udostępniona innym osobom
Do najpopularniejszych metod ochrony plików należą: blokowanie możliwości edycji (tryb „tylko do odczytu”), zapisu na dysku, czy wydruku, blokadę robienia „zrzutu ekranu” (print screen), a także stosowanie znaków wodnych. Kluczowe w tym wszystkim jest zwrócenie uwagi, aby ochrona dotyczyła nie tylko plików typu .pdf, ale także innych, popularnych formatów, np. .docx, .xlsx, .png, itp.
- monitorowanie aktywności użytkowników, którym udostępniono dokumenty
Poziom bezpieczeństwa w trakcie procesu fuzji, przejęcia lub restrukturyzacji zwiększa się także, gdy mamy możliwość śledzenia aktywności użytkowników na dokumentach. Dzięki temu można zdobyć informacje o tym, kto i jakie dokumenty przeglądał, czy jak długo to robił.
Komu powierzyć zabezpieczenie danych firmy podczas procesów transakcyjnych?
Aby nie dopuścić do utraty poufnych danych firmowych, warto korzystać z nowoczesnych rozwiązań informatycznych, które ułatwiają zarządzanie bezpieczeństwem danych. Jednym z najpopularniejszych systemów jest Virtual Data Room (np. od firmy Fordata.pl). To rozwiązanie służy do wymiany wrażliwych i poufnych informacji między podmiotami, np. doradcami, audytorami, inwestorami, czy potencjalnymi partnerami biznesowymi. Zapewnia pełną kontrolę nad udostępnianymi plikami, pozwala monitorować aktywność użytkowników, a także ułatwia pracę z dokumentami z dowolnego miejsca na świecie.
