Usługa archiwizacji polega na odpowiednim przygotowaniu dokumentacji do przechowywania zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami. Głównym celem tej usługi jest właściwe uporządkowanie dokumentów i ich podział na odpowiednie rodzaje, takie jak księgowa, kadrowa, techniczna, płacowa i pozostała.
Znaczenie właściwej archiwizacji dokumentów
W ramach tego procesu, akta są grupowane według różnych kryteriów, takich jak data powstania czy rodzaj dokumentu. Ponadto, wartościowe pod względem prawnym dokumenty są identyfikowane i przechowywane w odpowiedni sposób, biorąc pod uwagę ich historyczne i kulturowe znaczenie. Celem archiwizacji jest nadanie aktom określonego układu i struktury, aby ułatwić ich przechowywanie i wyszukiwanie. Sporządza się również ewidencję materiałów, zarówno w formie drukowanej, jak i elektronicznej, aby zachować pełną kontrolę nad zasobami archiwalnymi.
Przy archiwizacji kartoteki płacowej i osobowej pracowników firmy szczególną uwagę zwraca się na ich właściwe uporządkowanie. Ważne jest również zastosowanie zaleceń właściwego archiwum państwowego w przypadku dokumentacji kategorii A. W rezultacie, archiwizowanie dokumentów pozwala na zachowanie porządku, co ułatwia zarządzanie nimi oraz wyszukiwanie potrzebnych informacji w przyszłości. Jest to istotne dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.
Jak długo firma powinna przechowywać dokumenty?
Określenie odpowiedniego okresu przechowywania różnych rodzajów papierów urzędowych zależy od ich charakteru. Ważne jest, aby mieć świadomość, jak długo należy przechowywać poszczególne rodzaje dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jeśli chodzi o akta osobowe osób zatrudnionych do 31.12.2018 roku, zgodnie z przepisami, należy przechowywać je przez okres 50 lat od zakończenia zatrudnienia przez pracownika u danego płatnika. Księgi rachunkowe, pozostałe dowody księgowe, akta inwentaryzacyjne, kopie rachunków, kopie i oryginały faktur, powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Jest to istotne dla celów rozliczeniowych i audytowych. W przypadku materiałów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), zaleca się przechowywanie ich przez okres 5 lat. W przypadku podmiotów pod nadzorem archiwów państwowych okres przechowywania może być inny i wynika ze znaczenia historycznego dokumentów.
