Dzisiejsze firmy, odnoszące największe sukcesy, nie konkurują jedynie produktami czy markami. Każdego roku uzyskują miliony dolarów oszczędności i wzrostu wydajności, dzięki inwestycjom w lepsze technologie i bardziej efektywne działania. Podczas gdy bardziej tradycyjne firmy utrzymują status quo, jeśli chodzi o zarządzanie prozaicznymi zadaniami wewnętrznymi, ich bardziej innowacyjni konkurenci wciąż znajdują sposoby na inteligentniejszą pracę. W poniższym artykule powiemy słów kilka na temat tego, czym jest system workflow i na czym dokładnie polega.
System workflow a przewaga nad konkurencją
Tego rodzaju przewagę nad konkurencją można uzyskać, nadając priorytet zautomatyzowanemu zarządzaniu systemem workflow w swojej firmie. W ten sposób wyeliminujesz powtarzające się czynności, zmniejszysz liczbę błędów i zwiększysz produktywność we wszystkich obszarach. Wyobraź sobie przez chwilę, że jesteś członkiem zespołu zajmującego się płatnościami w Twojej firmie. Do obowiązków tej osoby należy przyjmowanie faktur, dopasowywanie ich do zamówień zakupu i wypłacanie należnych kwot. Za każdym razem, gdy przetwarzają fakturę, wykonują podobną serię kroków – kroki te składają się na tak zwany system workflow.
Systemy workflow a procesy
Terminy „workflow” i „proces” są często używane zamiennie, jednak różnią się one nieco od siebie. Podczas gdy system workflow to seria zmapowanych i udokumentowanych kroków wymaganych do osiągnięcia powtarzalnego i operacyjnego celu, proces to seria działań, które składają się na przepływ pracy oraz inne czynniki, takie jak ludzie, narzędzia i raporty. Systemy workflow są zwykle bardziej przewidywalne i uporządkowane, co ułatwia ich automatyzację:
Sekwencyjne systemy workflow to takie, w których każdy krok zależy od ukończenia poprzedniego. Na przykład, jeśli zarządzasz działem zaopatrzenia, musisz poczekać, aż oferta zostanie utworzona i zakup zostanie zatwierdzony, zanim zapłacisz za fakturę. Przykładem sekwencyjnego przepływu pracy są przepływy oparte na regułach i zawierające logikę warunkową.
Równoległe systemy workflow występują wtedy, gdy wiele zadań wykonywanych jest jednocześnie. Na przykład, kiedy zatrudniamy nowego pracownika, dział kadr może poprosić dział finansowy o zakup sprzętu i oprogramowania, a jednocześnie poprosić o dokumenty, podpisy i umowy dział prawny. Te przepływy pracy, znane również jako przepływy stanowe, są czasami współzależne.
System workflow a zarządzanie projektami
Przedstawiliśmy już różnice pomiędzy systemami workflow a procesami. Podobne rozróżnienie można poczynić pomiędzy zarządzaniem systemem workflow a zarządzaniem projektami. Podczas gdy zarządzanie projektami koncentruje się na jednorazowej realizacji projektu, obejmującego wiele przepływów pracy przez wiele osób, zarządzanie przepływami pracy skupia się na mniejszym, bardziej uporządkowanym zestawie zadań, które są stale powtarzane i mogą zostać przełożone na system zarządzania przepływami pracy, a następnie zautomatyzowane.
Dla ilustracji, projektem może być konkretne wydarzenie, mające na celu pozyskanie klientów, natomiast przepływem pracy mogą być kroki podejmowane w celu wprowadzenia nowych klientów na pokład. Aby zrozumieć, w jaki sposób można zautomatyzować przepływy pracy, należy rozważyć ich elementy składowe. Każdy element jest jasno sklasyfikowany i może być wprowadzony do systemu, który wykorzystuje te dane, aby pomóc użytkownikom w wykonywaniu ich pracy.
Kwestia danych wejściowych
Dane wejściowe to materiały potrzebne do wykonania zadania. Na przykładzie działu kadr, dane wejściowe mogą obejmować umowę, dane kontaktowe nowego pracownika oraz dokument opisujący sprzęt, oprogramowanie i inne materiały biurowe potrzebne tej osobie. Transformacja lub określone działania, które po zastosowaniu przenoszą dane wejściowe do następnego stanu. Może to oznaczać wysłanie dokumentu do podpisu, przetworzenie informacji o nowym pracowniku lub przypisanie członkowi zespołu zadania związanego z przyjęciem do pracy. Wyjścia, czyli produkty każdej transformacji. Systemy workflow to innowacyjna metoda stosowana w większości przedsiębiorstw, którym zależy na efektywności.
