Duża drewnian pieczęć lezy na dokumantach na biurku
Kategorie:

Pieczęć elektroniczna – dlaczego warto wybrać ten sposób zabezpieczenia dokumentów?

Avatar
Opublikowane przez Redakcja

Artykuł sponsorowany.

Czy wiesz, że każdego roku w Polsce fałszowanych jest ok. 1 mln dokumentów? Jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie swojego biznesu oraz wiarygodności w oczach klientów przydatna będzie pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i ile możesz zaoszczędzić, wchodząc w świat e-dokumentacji.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – co to jest?

Czy na Twoim biurku leży może klasyczna pieczątka? Pamiętasz, ile razy odbijałeś jej wzór na ważnych, firmowych dokumentach? Pewnie nie, ale mogło to się zdarzyć wielokrotnie. Jeśli szukasz sposobu na zastąpienie jej i rezygnację z drukowania biznesowych pism, powinieneś wybrać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną – cyfrową wersję klasycznej pieczątki. W przeciwieństwie do e-podpisu mogą z niej korzystać wyłącznie podmioty ze statusem osoby prawnej. Należą do nich:

  • przedsiębiorstwa,
  • organizacje,
  • instytucje,
  • urzędy,
  • jednostki podległe itp.

Warto wiedzieć:
Używanie pieczęci elektronicznej jest zgodne z wymogami prawnymi UE i spełnia założenia rozporządzenia eIDAS.

Osoba fizyczna nie może stać się właścicielem takie cyfrowej pieczątki. Nie da się jej podrobić, więc Twoje dokumenty nie zostaną sfałszowane ani zmienione. Z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej może korzystać wiele osób w obrębie jednej firmy – to Ty decydujesz, którzy pracownicy mają do niej dostęp. Jednocześnie da się podpisać nawet kilka dokumentów.

Zawartość pieczęci elektronicznej:

  • powszechna nazwa podmiotu,
  • firmowy identyfikator np. NIP, KRS,
  • międzynarodowy skrót kraju,
  • miejsce rejestracji firmy/organizacji/instytucji,
  • nazwa przedsiębiorstwa (oficjalna).

Z pomocą pieczęci elektronicznej można szybko i bezpiecznie oznaczyć faktury, korespondencję firmową, oferty handlowe, pisma prawne, dokumenty z banku czy pliki reklamowe.

Pieczęć elektroniczna – zastosowanie

Cyfryzacja w przypadku zarówno tych mniej, jak i bardziej nowoczesnych firm staje się codziennością. Podpis elektroniczny zyskuje na popularności, lecz nie każdy zna jeszcze zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Co daje cyfrowa pieczątka:

  • potwierdza autentyczność dokumentów,
  • zapewnia integralność plików,
  • chroni przed sfałszowaniem,
  • usprawnia komunikację biznesową,
  • umożliwia seryjne pieczętowanie,
  • pomaga w kontaktach z administracją publiczną.

Wskazówka:
Korzystając z pieczęci elektronicznej, warto zadbać o integrację z firmowymi systemami, aby wszystkie dokumenty były bezpieczne.

E-pieczątka nie jest alternatywną wersją cyfrowej parafki. Jej zadaniem jest uwierzytelnianie, a nie podpisywanie dokumentów. Warto korzystać z obu rozwiązań w trosce o bezpieczeństwo firmy.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – korzyści

Cyfrowa pieczątka to przede wszystkim wygoda i oszczędność czasu. Nie wymaga drukowania plików, wysyłania ich drogą pocztową ani przechowywania w stacjonarnych archiwach. Jest łatwa w użyciu oraz pomaga w automatyzacji procesów biznesowych. Jeśli chciałbyś korzystać zarówno z e-podpisu, jak i pieczęci elektronicznej, skorzystaj z usług Autenti – kompleksowo zadbasz o bezpieczeństwo Twoich dokumentów.

Co zyskasz dzięki kwalifikowanej pieczęci elektronicznej:

  • zaufanie klientów,
  • wiarygodny wizerunek,
  • bezpieczeństwo w sieci,
  • kontrolę nad plikami,
  • szybki sposób archiwizacji raportów i umów.

Dzięki pieczęci elektronicznej nic nie zmieni się w dokumentach bez Twojej wiedzy.
Zminimalizujesz ryzyko defraudacji, a przyspieszysz proces cyfryzacji. Korzystając z pomocy Autenti,
możesz dowolnie personalizować wygląd e-pieczątki zgodnie z potrzebami firmy. Zatroszcz się o
interesy biznesu bez dodatkowych urządzeń oraz poświęcania czasu. Postaw na Autenti i zyskaj
kompletną usługę pieczętowania dokumentów bez wysiłku.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.