Faktura jest dokumentem księgowym, który jest potwierdzeniem na dokonanie transakcji handlowej. Często zdarza się, że faktura ulega zniszczeniu lub zagubieniu, dlatego powstał dokument nazywany duplikatem faktury. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie porządku w dokumentach i prawidłowe obliczenie należnego podatku do urzędu skarbowego. Czym jest duplikat faktury oraz jak go wystawić? Dowiesz się z naszego artykułu.
Czym jest duplikat faktury?
Duplikat faktury jest dokumentem księgowym, wystawionym na podstawie faktury pierwotnej, która uległa zniszczeniu lub zaginięciu. Zawiera takie same dane, a dodatkowo posiada oznaczenie „DUPLIKAT” i datę jego wystawienia. Faktura ta dzięki zawarciu takich samych danych pozwala na odliczenie podatku naliczonego. Kiedy dokument księgowy ulega zniszczeniu lub zagubieniu, każdy przedsiębiorca ma obowiązek posiadać faktury dokumentujące zakupy. Dodatkowo powinien przetrzymywać je przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym należy zapłacić podatek. Brak jakichkolwiek dokumentów sprawia, że przedsiębiorca musi wykonać korekty rozliczeń VAT, kiedy odliczył podatek z faktur, których nie posiada, dlatego duplikat pozwala na uniknięcie konsekwencji zagubienia czy zniszczenia dokumentacji. Posiadanie wszystkich dokumentów jest ważne nie tylko dla prawidłowego odliczenia VAT, ale także podczas kontroli skarbowej.
Co powinien zawierać duplikat faktury?
Duplikat faktury przypomina fakturę pierwotną, jednak zawiera zapis „DUPLIKAT” oraz datę jego wystawienia. Dokument ten musi zawierać następujące dane:
- datę wystawienia duplikatu,
- numer faktury z dopiskiem DUPLIKAT,
- date wystawienia faktury pierwotnej, datę dostawy i sprzedaży,
- termin płatności oraz sposób zapłaty,
- dane sprzedawcy,
- dane nabywcy/odbiorcy,
- wszystkie pozycje zawarte w fakturze pierwotnej, czyli nazwę towaru lub usługi, ilość, jednostkę, cenę netto jednostkową, stawkę procentową podatku od towarów i usług (VAT), wartość netto, wartość brutto,
- sumę netto, VAT i brutto, czyli kwota należna do zapłaty,
- zapis słowny kwoty należnej sprzedawcy,
- podpis osoby, która jest upoważniona do wystawienia faktury VAT.
Jak wystawić duplikat?
W obecnych czasach większość przedsiębiorstw do prowadzenia dokumentacji rachunkowej wykorzystuje oprogramowanie komputerowe. W sytuacji korzystania z programów do wystawiania faktur, wystawienie duplikatu nie stanowi żadnej trudności. W programach najczęściej istnieje możliwość wystawienia duplikatu do istniejącej faktury, dlatego czynność ta jest niezwykle szybka i prosta. Istnieje również możliwość ręcznego wystawienia duplikatu faktury za pomocą istniejących wzorów. Powinien on zawierać wszystkie dane, które znajdowały się w fakturze pierwotnej. Ustawa o podatku od towarów i usług z 11.03.2004 roku wskazuje, że konieczne jest również umieszczenie na dokumencie słowa „DUPLIKAT” i wskazanie daty jego wystawienia. Tak wystawiony duplikat faktury spełnia wszystkie wymogi zawarte w ustawie i może być prawidłowo zaksięgowany w dokumentach księgowych.
