GTD i aplikacje mobilne, które wspierają efektywne zarządzanie czasem

Posługując się podstawami nauk psychologicznych – naukowcy zajmujący się dziedziną procesów poznawczych odkryli, że aby problem czy konflikt rozwiązać musi on być na tyle mały pamięciowo i poznawczo, aby mieściły się wszystkie dane opisujące problem w pamięci roboczej. W praktyce proponowali więc upraszczanie procesów do momentu w którym mieszczą się w pamięci – wtedy może następować wgląd, rozwiązanie i działanie. Dzisiejsze postępy w zakresie trenerstwa proponują oparte na coraz nowszych odkryciach naukowych z zakresu psychologii strategie i metody. Jedną ze skuteczniejszych okazuje się metoda GTD – Getting Things Done.

GTD

To popularna metoda ustawiania zajęć, ich organizacji. Opiera się na zbieraniu razem spraw i zarządzaniu listami zadań i projektów. Twórcą tej metody jest sam David Allen, opisał ją w swojej książce o tym samym tytule, którym cieszy się sama metoda. Chociaż opisał ją w 2001 roku, jest ona wciąż udoskonalana i powielana oraz wcielana w różnych systemach trenerskich ze względu na jej prostotę i skuteczność.

Celem GTD jest dokładnie umożliwienie działania jednostki poprzez oczyszczenie i zrobienia miejsca w jej pamięci roboczej – zwalnia ona z obowiązku pamiętania o wszystkich zajęciach i planach i zachowanie wysokiej produktywności w życiu ogólnie, nie tylko w sferze zawodowej.

Według twórcy dwa podstawowe elementy w organizacji czasu pracy to kontrola i perspektywa. Kontrolę zapewnia szczegółowy proces GTD a na właściwą perspektywę pozwala ujęcie zadań w kontekście sześciu poziomów:

  1. Aktualne zadania.
  2. Aktualne projekty.
  3. Obszary pochodzące pod naszą odpowiedzialność.
  4. Cele roczne.
  5. Wizje długoterminowe czyli pięcioletnie.
  6. Prognozy i założenia na całe życie.

Allen podzielił GTD dokładnie na sześć procesów, aby ułatwić wprowadzenie w życie tej metody.

Nirvana

Wraz z postępem w innych dziedzinach przoduje oczywiście postęp technologiczny, z którym należy być na bieżąco, jeżeli chce się podnosić skuteczność swojej pracy oraz ją ułatwiać. W związku z tym opracowana została specjalna aplikacja dostępna w sklepach aplikacji na telefony. Aplikacja ta nazywa się Nirvana. W skuteczny sposób pakuje ona cały system GTD na urządzenia przenośne (Android, IOS) a także w internecie na stronie producenta. Genialnym pomysłem było zbudowanie jej bazy w chmurze – dzięki czemu możemy synchronizować nasze postępy i ustalenia nawet kiedy stracimy dostęp do aplikacji i telefonu.

Opis funkcji

W części operacyjnej mamy dostęp do:

  • Zbiórki pomysłów – skrzynki,
  • Stanów akcji odbywających się obecnie i następnych oraz wyznaczonych na terminy i do zrobienia kiedyś,
  • Priorytetów,
  • Projektów a także referencji do informacji i tagów,
  • Opcji porządkujących i kosza.

Określając nowe zadanie możemy:

  • Oznaczyć je jako priorytetowe,
  • Otagować,
  • Skomentować,
  • Wskazać termin,
  • Nawet określić poziom naszej energii koniecznej do wykonania takiego zadania,
  • Określić czas konieczny do jego wykonania.

Zadania można przeszukiwać i filtrować wedle czynników takich jak termin ukończenia, konieczna energia, potrzebny czas i znaczniki.

W aplikacji możemy zarządzać tagami, które mogą mieć ogólne przeznaczenie takie jak oznaczenie danych (nr telefonu czy
e-mail), lokalizacji (praca, dom), czy informacji kontaktowych (imię).

Możemy też włączyć wyświetlanie wszystkich zadań dla określonych stanów bądź tylko dla owych wymagających naszej uwagi.
Można również aktywować konkretny stan – „później”, który jest pozwala na zachowanie stanu przejściowego w naszej świadomości pomiędzy planami obecnymi a tymi na później, Nie jest to oryginalny element GTD, ale został dodany przez producenta, aby ułatwić użytkownikom pracę.

Jak każda aplikacja ma swoje ograniczenia jednak są one zdecydowanie niewielkie. Należy dokonać elektronicznej rejestracji z e-mail, co jest konieczne do przechowywania danych w chmurze. Oprócz tego za darmo mamy tylko dostęp do wersji Basic. Wersja Pro jest poszerzona o nielimitowane projekty, filtry zadań, opcję tworzenia zadań powtarzających się itd. Jednak nie kosztuje ona na szczęście za dużo – można ją wykupić za 5 dolarów miesięcznie. Jest to przeciętna cena, którą wydajemy przykładowo na aplikacje takie jak Tidal czy Spotify aby móc słuchać muzyki.

Źródło: https://berndson.pl/ (Szkolenia Biznesowe klasy Premium).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.