Faktury są podstawową formą rozliczeń wszelkich transakcji. Na ich podstawie opłaca się zakupy towarów, czy też wykonane usługi. Faktura może występować w formie elektronicznej zwykłej lub ustrukturyzowanej. Jako przedsiębiorcy powinniśmy wiedzieć, co to oznacza i jakie są różnice między tymi dwoma rodzajami faktur. Postaramy się przybliżyć te kwestie poniżej.
Zwykła faktura elektroniczna
W dobie Internetu i postępującej technologii faktury elektroniczne stały się bardzo popularne. Istnieją dwa rodzaje faktur elektronicznych, zwykła oraz elektroniczna faktura ustrukturyzowana w systemie wfirma.pl, który ułatwia nam wystawianie wszelkich faktur. Według Ustawy o VAT art. 2 pkt. 31 faktura elektroniczna musi zawierać wszystkie dane, które znajdują się na fakturze papierowej. Są to między innymi:
- data wystawienia,
- numer kolejny identyfikujący daną fakturę,
- dane i nazwę podatnika oraz odbiorcy towaru lub usług,
- NIP w przypadku przedsiębiorstw,
- data dostawy towaru lub wykonania usługi,
- nazwa towaru lub usługi,
- ilość towaru lub usługi,
- koszt jednostkowy oraz całkowity towarów lub usługi,
- stawka podatku.
Dane na fakturze elektronicznej dodatkowo muszą być czytelne, a podatnik wystawiający fakturę elektroniczną musi zapewnić autentyczność jej pochodzenia. Tak samo, jak w przypadku faktury papierowej te elektroniczne również muszą przez nas być przechowywane minimum przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Co jest istotne, zwykłą fakturę elektroniczną zazwyczaj spotykamy w formacie PDF lub w formie skanu. Faktura elektroniczna w tym formacie jest obrazem, który zawiera zbiór danych i można ją przesyłać do kontrahentów w postaci elektronicznej. Do odczytania danych zawartych na fakturze potrzebny jest człowiek, który wzrokowo przeanalizuje informacje i wyciągnie wnioski. Pamiętajmy również, że aby wysyłać do kontrahenta faktury w sposób elektroniczny musimy posiadać jego zgodę na taką formę.
Elektroniczna faktura ustrukturyzowana
Często faktura elektroniczna mylnie uznawana jest za ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną. Istnieją zasadnicze różnice między tymi dwoma rodzajami faktur. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna posiada ściśle określony format XML. Oznacza to, że dane na fakturze zapisywane są w ściśle określonym standardzie. Kategorie informacji zawartych na fakturze zostały określone przez normy Unijne i należy ich bezwzględnie przestrzegać. Dzięki takiemu ustrukturyzowanemu zapisowi danych na fakturze ich analiza oraz przekazywanie między systemami księgowymi kontrahentów a systemami księgowymi instytucji publicznych jest dużo szybsze i zautomatyzowane. Dzięki temu rozliczenia mają być uproszczone, a człowiek odciążony od żmudnej analizy danych z faktur. Elektroniczna faktura ustrukturyzowana podobnie jak zwykła faktura elektroniczna musi zawierać wszystkie dane zgodnie z ustawą o VAT. Jednak oprócz tych danych, faktura ustrukturyzowana musi zawierać jeszcze:
- informacje o odbiorcy płatności,
- wskazanie numeru zamówienia publicznego, którego dotyczy dana faktura.
Co więcej, w odróżnieniu od zwykłej faktury elektronicznej, która musi angażować pracę człowieka, ta ustrukturyzowana umożliwia zautomatyzowany odczyt oraz analizę danych. Co za tym idzie, praca zostaje przyspieszona oraz staje się bardziej efektywna. Kolejną zaletą elektronicznej faktury ustrukturyzowanej jest zminimalizowanie ryzyka związanego z popełnieniem błędów w zapisie danych na fakturze. Dodatkowo ustrukturyzowana faktura elektroniczna umożliwia zmniejszenie kosztów związanych z przetwarzaniem faktur oraz umożliwia elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych.
